Saisir un événement (EVE)
Comprendre les bases de la création d’une fiche Fête et manifestation pour dépanner pendant la saison. Le cas traité ici concerne une fiche EVE, mais la logique générale reste très proche pour les autres types objets.
À retenir
Pour créer un événement correctement, il faut d’abord éviter les doublons, puis renseigner les informations essentielles, rattacher la bonne ENT et enfin publier la fiche.
👉 L’objectif n’est pas de tout maîtriser d’un coup, mais d’être capable de créer ou compléter un EVE simple, propre et diffusable.
À quoi sert une fiche EVE ?
Une fiche Fête et manifestation sert à décrire un événement ponctuel ou récurrent : concert, festival, marché, exposition, visite guidée, animation jeune public, fête locale, conférence, spectacle...
Une fiche EVE doit permettre à un visiteur de comprendre rapidement : quoi, où, quand, pour qui et, si besoin, comment réserver.
Accéder au formulaire de création
Il existe plusieurs façons d’accéder à la création d’une fiche.
Depuis le menu principal
Ouvrez Gérer, puis cliquez sur Créer une fiche.
C’est la méthode la plus directe si vous savez déjà que vous allez créer une nouvelle fiche.
Depuis l’écran Mes données
Depuis Gérer → Mes données, utilisez le bouton Créer une fiche en bas à droite de l’écran.
Cette méthode est pratique lorsque vous venez de vérifier qu’aucune fiche n’existe déjà.
💡 Bon réflexe
Dans tous les cas, vérifiez toujours avant qu’il n’existe pas déjà une fiche identique ou très proche.
Choisir le bon mode de création
L’assistant de création propose plusieurs modes. Pour un événement, trois cas peuvent se présenter :
1
Objet touristique seul
À utiliser si l’ENT existe déjà et que vous avez simplement besoin de créer la fiche EVE.
2
Entité juridique et objet touristique
À utiliser si vous devez créer en même temps l’organisateur et l’événement.
3
Entité juridique seule
À utiliser si vous voulez d’abord créer l’ENT, puis la rattacher ensuite à plusieurs fiches si besoin.
Important
Lorsqu’un événement est organisé par une structure qui n’a pas encore d’ENT dans Apidae, le mode Entité juridique et objet touristique est souvent le plus pratique.
✨ Nouveau : création assistée par IA (QuickScan)
Vous pouvez désormais créer une fiche à partir d’un document (affiche, PDF, image…) grâce à l’outil QuickScan.
L’IA analyse le document et pré-remplit automatiquement une grande partie des informations (nom, dates, lieu, description…).
👉 Il vous suffit ensuite de vérifier et compléter la saisie.
Renseigner les premiers champs obligatoires
Au démarrage de la création, certains champs sont indispensables pour enregistrer la fiche et poursuivre la saisie.
🏷️ Type d’objet touristique
Choisissez Fête et manifestation.
📝 Nom
Donnez un nom clair et utile, idéalement compréhensible sans contexte.
📍 Commune
Indiquez la commune où se déroule l’événement.
🌐 Portée
Renseignez-la selon le périmètre réel de l’événement.
🟢 Aide au choix du type objet
Le champ vert "Que voulez-vous saisir ?" vous aide à choisir automatiquement le bon type de fiche.
En tapant un mot-clé, Apidae vous propose le type objet le plus adapté :
- concert → propose une fiche Fête et manifestation (EVE)
- bar à vin → propose une fiche Équipement (EQU)
👉 Cela permet de gagner du temps et d’éviter de se tromper de type objet.
💡 Bon réflexe
Les champs précédés d’un astérisque sont obligatoires : tant qu’ils ne sont pas remplis, vous ne pouvez pas aller plus loin.
Comprendre l’interface de saisie
Une fois la fiche créée, vous arrivez dans l’interface de saisie. Quelques repères permettent de s’y retrouver plus facilement.
Le type de fiche saisi apparaît en haut de l’écran.
Chaque fiche possède un identifiant unique, très utile pour communiquer en interne sur des fiches ou avec le support.
Le nom saisi s’affiche dans l’en-tête.
Vous visualisez rapidement si la fiche est publiée, masquée, etc.
Permet de basculer sur un affichage dans la langue sélectionnée.
Permet d’afficher les aspects si votre usage les nécessite.
Peut aider à orienter certains choix de saisie.
Utile surtout pour des usages avancés ou développeurs.
Elle affiche des conseils d’amélioration ou des erreurs à corriger.
Un score automatiquement attribué à vos fiches, qui indique le niveau et la qualité de complétion de la fiche.
Lire les onglets et les aides à la saisie
Tous les onglets n’ont pas le même niveau d’urgence pendant une saisie, mais certains repères sont très utiles.
⚠️ Onglet avec erreur
Un pictogramme d’erreur signale un blocage à corriger.
💡 Onglet avec conseil
Un pictogramme orange indique une amélioration recommandée, sans forcément bloquer la publication.
ℹ️ Aides à la saisie
Sous de nombreux champs, des consignes expliquent ce qui est attendu.
🔗 Rattacher des informations de l'entité
Certaines zones permettent de réutiliser des informations de l’ENT, permettant la mise à jour en cascade des informations si changement dans l'ENT.
💡 Bon réflexe
Lisez les aides sous les champs avant de les remplir : elles évitent beaucoup d’erreurs de saisie.
Rattacher la bonne Entité juridique
Toute fiche doit être rattachée à une Entité de gestion. C’est la structure juridiquement responsable : organisateur, propriétaire, association, mairie, etc.
👉 Par où commencer ?
Le rattachement à une ENT est la première étape importante lors de la création d’une fiche.
🔎 Rechercher une ENT existante
Cliquez sur le picto crayon pour ouvrir la recherche.
Par défaut, le filtre "Mes entités" est activé :
- Il affiche uniquement vos ENT
- Pensez à le décocher si vous ne trouvez rien : une autre structure a peut-être déjà créé cette ENT
💡 Bon réflexe
Cherchez toujours une ENT existante avant d’en créer une nouvelle pour éviter les doublons.
➕ Créer une ENT si nécessaire
Si aucune ENT n’existe :
- Créez-la via Créer une fiche → Entité juridique
- Puis revenez la rattacher à votre fiche événement
ℹ️ Entité de gestion vs entité d’information
🛠️ Entité de gestion
Obligatoire : responsable juridique de la prestation.
ℹ️ Entité d’information
Structure à contacter pour informer les visiteurs.
📅 Entité de réservation
À renseigner dans l’onglet Réservation si un organisme gère les réservations.
🔁 Effet en cascade
Modifier une ENT met à jour automatiquement certaines données sur les fiches liées.
✔️ Cas le plus fréquent
Dans la majorité des cas, l’entité de gestion = entité d’information.
👉 Vous pouvez donc laisser "Idem entité de gestion".
Ajouter les bons critères
Pour qualifier correctement un événement, vous devrez impérativement sélectionner des critères comme le type de manifestation, les catégories ou les thèmes. L'onglet Présentation est l’un des onglets les plus importants sur Apidae, tous types objets confondus.
Comment faire
1
Cliquez sur Ajouter des éléments.
2
Dépliez les catégories avec les petites flèches si nécessaire.
3
Cliquez directement sur le ou les critères à sélectionner.
4
Une coche indique les critères sélectionnés.
À savoir
Lorsque vous survolez un critère, sa définition apparaît à droite.
Pour retirer un critère, vous pouvez soit recliquer dessus dans la liste, soit utiliser la croix à droite du critère déjà sélectionné.
Important
Pour un EVE, choisissez des critères utiles et précis. Inutile de surcharger la fiche avec trop de sélections si elles n’apportent rien à l’usager.
Saisir l’événement onglet par onglet
Une fois la fiche créée, la saisie se fait surtout dans quelques onglets clés. Pour un événement, les plus importants sont : Identification, Présentation, Localisation, Ouverture, Tarifs et Multimédias.
🎯 Méthode conseillée
Suivez l’ordre des onglets de votre fiche de haut en bas : ils sont pensés dans un ordre logique de saisie. Favorisez les onglets essentiels pour votre événement, puis voyez si les autres onglets (Réservation, Contacts, Objets liés...) peuvent être complétés avec les informations à votre disposition.
📌 Identification
C’est l’onglet de base de votre fiche.
- nom de l’événement
- entités de gestion et d’information
- lieu / base de lieu
- moyens de communication
Comment faire : donnez un nom clair, vérifiez les entités rattachées, puis récupérez autant que possible les moyens de communication depuis l’ENT pour profiter des mises à jour automatiques.
💡 Bon réflexe
Ne multipliez pas inutilement les moyens de communication : un numéro, un site, une adresse mail bien choisis suffisent souvent.
📝 Présentation
C’est l’onglet éditorial principal de la fiche.
- classification et critères
- descriptif court
- descriptif détaillé
- traductions si nécessaire
Comment faire : commencez par les critères adaptés, puis rédigez un descriptif court très concret, avant d’ajouter un descriptif détaillé plus complet.
Le descriptif doit permettre de comprendre rapidement ce qui est proposé, à quel public cela s’adresse et ce qui rend l’événement intéressant.
⚠️ À éviter
Un texte trop vague, trop promotionnel ou qui ne donne pas l’information essentielle.
📍 Localisation
Cet onglet sert à positionner correctement la fiche sur la carte.
- adresse précise
- géolocalisation
- validation du point
Comment faire : dès qu’une adresse est saisie, vérifiez le repère sur la carte, utilisez la récupération de géolocalisation à partir de l’adresse, puis déplacez le repère si besoin.
🎯 Indispensable
N’oubliez pas de valider la géolocalisation une fois le point correctement positionné.
📅 Ouverture
C’est l’onglet le plus sensible pour un événement.
- ajouter une ou plusieurs périodes
- renseigner les dates
- compléter les horaires
- préciser les jours concernés si besoin
Comment faire : créez une période, saisissez la date de début et de fin, puis ajoutez les horaires d’ouverture. Si l’événement n’a lieu que certains jours, précisez-les.
Pour des cas récurrents ou particuliers, la saisie des périodes et des horaires permet d’être très précis.
⚠️ Attention
Une erreur de date ou d’horaire peut rendre la fiche incompréhensible et inutile pour le visiteur.
💡 Bon réflexe
Pour les fiches EVE, tout en bas de l'onglet Ouverture, pensez à renseigner une action d’expiration : masquer automatiquement ou supprimer automatiquement.
Cela permet de faire le ménage automatiquement une fois l’événement passé, et d’éviter de laisser en diffusion ou dans vos listes des fiches devenues obsolètes.
💶 Tarifs
À remplir dès qu’une information tarifaire existe.
- gratuit / payant
- plein tarif / tarif réduit
- conditions de gratuité ou réductions
Comment faire : commencez par choisir l’indication tarifaire (payant, gratuit...). Le formulaire s’adapte ensuite automatiquement selon votre choix.
Si vous sélectionnez payant, un tableau apparaît. Afin de renseigner des tarifs, il faut d’abord ajouter une période tarifaire :
Vous pourrez ensuite renseigner les tarifs :
Même pour un événement gratuit, il faut l’indiquer clairement : cela améliore la diffusion et les filtres de recherche.
💡 Bon réflexe
Si une gratuité ne concerne qu’un public particulier, précisez à qui elle s’applique.
🖼️ Multimédias
Cet onglet, scindé en deux, permet d’illustrer et d’enrichir la fiche.
- illustrations (images)
- multimédias (PDF, vidéos, sons, visites virtuelles...)
- copyright et droits de diffusion
Comment faire : ajoutez au minimum une image de qualité dans la partie Illustrations. Utilisez la partie Multimédias pour les autres fichiers.
Pensez systématiquement à renseigner le copyright et, si besoin, une date limite de publication.
⚠️ Important
N’ajoutez jamais un média sans être sûr de disposer des droits nécessaires à sa diffusion.
Pensez à toujours indiquer le copyright d'un média (l'auteur du média).
Les autres onglets
Pour un EVE, les onglets Réservation, Contacts et Objets liés peuvent également être utiles : Réservation | Objets liés | Contacts.
Rattacher les contacts de l’ENT à la fiche
Depuis l’onglet Contacts, vous pouvez récupérer sur la fiche les contacts déjà saisis sur l’ENT de gestion ou sur l’ENT d’information.
Récupérer un contact existant
1
Ouvrez l’onglet Contacts.
2
Utilisez le bouton Rattacher à partir des entités.
3
Cliquez sur le + du contact à récupérer.
4
Désignez le référent si plusieurs contacts sont présents.
Ajouter un contact supplémentaire
Si besoin, vous pouvez aussi ajouter un contact manuellement, puis lui rattacher un ou plusieurs moyens de communication.
Le contact unique rattaché à une fiche devient automatiquement le référent. S’il y en a plusieurs, vous devez choisir lequel sert de contact principal.
💡 Bon réflexe
Il est généralement préférable de saisir les contacts dans l’ENT, puis de les rattacher à la fiche.
Important
Rattacher les contacts depuis l’ENT évite de ressaisir l’information et améliore la cohérence entre les fiches.
Les champs à soigner en priorité sur un événement
Pour un dépannage saisonnier, certains champs sont particulièrement importants.
📛 Nom
Le nom doit être explicite et éviter les formulations trop vagues.
📅 Dates / horaires
C’est l’information la plus critique sur un EVE. Vérifiez-la avec soin. Pensez aussi à l'action automatique d'expiration à la fin de l'onglet Ouverture.
📍 Localisation
Vérifiez la commune, le lieu et, si possible, l’adresse.
📝 Descriptif
Il doit être utile au visiteur et lui donner envie de venir.
🏷️ Typologie / thèmes
Ils aident à mieux qualifier l’événement et à le retrouver.
💶 Tarif / réservation
Renseignez-les si l’information existe et qu’elle est utile au public.
Relire, enregistrer et publier
Avant de publier, prenez le temps de relire la fiche et de consulter les notifications affichées en haut.
Notifications orange
Elles signalent des améliorations conseillées, mais elles ne bloquent pas la publication.
Notifications rouges
Elles indiquent des problèmes bloquants : vous devez les corriger avant de publier.
Une fois les corrections faites, cliquez sur Publier en bas à droite de l’écran. Si la fiche est masquée, le bouton peut proposer Publier et démasquer.
Important
Tant qu’une fiche reste en brouillon ou non publiée, elle n’est pas correctement diffusée sur les sites et outils.
Les erreurs les plus fréquentes à éviter
- Créer un doublon sans avoir suffisamment recherché avant
- Rattacher la mauvaise ENT ou ne pas en rattacher du tout
- Oublier les dates, horaires ou la commune
- Choisir des critères imprécis ou inutiles
- Laisser la fiche en brouillon sans la publier
- Ne pas lire les aides à la saisie sous les champs
Le process complet pour créer un événement
Voici l’ordre conseillé pour créer une fiche EVE sans oublier l’essentiel.
🎯 Objectif
Suivre un enchaînement simple pour aller plus vite, éviter les doublons et publier une fiche exploitable.
Vérifier que la fiche n’existe pas déjà
Recherchez d’abord l’événement pour éviter de créer un doublon.
Accéder à la création de fiche
Passez par Gérer → Créer une fiche ou depuis Mes données.
Choisir le bon mode de création
Selon votre cas :
- objet touristique seul
- entité juridique et objet touristique
- entité juridique seule
Renseigner les premiers champs obligatoires
Type d’objet, nom, commune, portée… pour pouvoir enregistrer et entrer dans la fiche.
Rattacher la bonne ENT
Recherchez d’abord une ENT existante. Si besoin, créez-la puis rattachez-la à la fiche.
Compléter les onglets essentiels
Priorité à : Identification, Présentation, Localisation, Ouverture, Tarifs et Multimédias.
Ajouter les bons critères
Choisissez des critères précis et utiles pour bien qualifier l’événement.
Rattacher les contacts si nécessaire
Récupérez en priorité les contacts depuis l’ENT pour éviter les ressaisies.
Relire la fiche et corriger les alertes
Vérifiez les notifications, surtout les erreurs bloquantes avant publication.
Publier la fiche
Une fois la saisie terminée, publiez pour rendre l’événement diffusable sur les sites et outils.
💡 Bon réflexe
Pour dépanner rapidement, mieux vaut publier une fiche simple mais juste, puis la compléter ensuite si nécessaire.
Critères internes et descriptifs privés : des compléments utiles selon les OT
Selon l’organisation de votre office de tourisme, vous pourrez aussi rencontrer des outils de saisie plus spécifiques, en complément des champs “classiques” d’une fiche.
🏷️ Les critères internes
Les critères internes ne font pas partie du référentiel commun Apidae : ce sont des critères créés par un membre pour ses propres besoins.
- ils servent à marquer des fiches selon des usages locaux
- ils peuvent être utiles pour du suivi interne, des sélections ou des éditions spécifiques
- ils ne sont pas forcément présents dans tous les offices de tourisme
Exemple : un OT peut avoir un critère interne du type “Partenaire adhérent”, “Brochure été” ou “À relancer”.
Vous pouvez les retrouver dans l'onglet dédié de chaque fiche sur Apidae :
💡 À savoir
Les critères Apidae sont communs à tous, alors que les critères internes dépendent de l’organisation de votre structure.
Comprendre les critères Apidae | Voir l’aide sur les critères internes
🔒 Les descriptifs privés
Les descriptifs privés permettent d’ajouter, sur une fiche, des contenus personnalisés que vous seul pourrez exploiter.
- ils peuvent servir à préparer une diffusion spécifique
- ils sont utiles pour des besoins internes ou des usages particuliers
- ils ne remplacent pas les descriptifs publics de la fiche
Exemple : un descriptif privé pour une appli mobile, un texte réservé à la presse, ou encore une note de reformulation destinée à un usage interne.
Vous pouvez les retrouver dans l'onglet dédié de chaque fiche sur Apidae :
Important
Les descriptifs privés sont pratiques, mais ils restent complémentaires : pour la diffusion classique, il faut toujours bien renseigner les descriptifs publics de la fiche.
👉 En pratique
Si vous voyez apparaître des critères internes ou des descriptifs privés dans votre OT, ce n’est pas anormal : ce sont des outils complémentaires mis en place localement pour répondre à des besoins particuliers.
En cas de doute sur leur usage, le mieux est de demander à votre référent ou à vos collègues quelles sont les consignes de saisie de votre structure. Certains OT utilisent ces deux éléments, d'autres non.
Ce qu’il faut retenir
- Un EVE se crée après avoir vérifié qu’il n’existe pas déjà
- Le mode de création dépend surtout de l’existence ou non de l’ENT
- L’interface de saisie donne beaucoup d’indices utiles : aides, alertes, onglets
- L’Entité de gestion est obligatoire
- Les contacts peuvent être récupérés depuis les ENT
- La publication finale est indispensable pour diffuser correctement la fiche
Important
Pour dépanner pendant la saison, mieux vaut une fiche simple, juste et publiée qu’une fiche très ambitieuse laissée inachevée.
Et après ?
Maintenant que vous connaissez le processus complet de saisie d’un événement, vous pouvez gagner en autonomie sur les autres types de fiches.
Dans l’étape suivante, vous pourrez approfondir la qualité de saisie, les bons réflexes de relecture ou un autre type objet utile pendant la saison.
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