Naviguer dans l’onglet Gérer
Découvrez comment accéder à vos fiches, suivre leur statut et utiliser les différentes fonctionnalités de l’interface Gérer.
À retenir
L’écran Mes données est l’espace le plus important de l’onglet Gérer : il permet de retrouver toutes les fiches que vous gérez dans Apidae.
👉 C’est ici que vous pouvez les rechercher, les filtrer, vérifier leur statut et accéder rapidement à leur modification.
À quoi sert l’onglet Gérer ?
Votre tableau de pilotage
L’onglet Gérer vous permet d’accéder à l’ensemble des fiches dont vous êtes propriétaire, ainsi qu’aux fiches sur lesquelles vous intervenez en collaboration.
Comment accéder à vos fiches
Pour retrouver vos données, rendez-vous dans le menu Gérer, puis ouvrez l’écran Mes données.
Cet écran regroupe les fiches dont vous êtes propriétaire, mais aussi celles pour lesquelles vous avez été désigné comme membre collaborateur.
💡 Bon réflexe
Lorsque vous ne retrouvez pas une fiche ici, c’est qu’elle ne vous appartient peut-être pas, qu’elle ne vous est pas partagée en collaboration, ou qu’elle n’a pas encore été créée.
Les repères à connaître sur l’écran Mes données
L’écran affiche une liste de fiches avec plusieurs informations utiles pour les identifier et agir rapidement dessus.
📄 Nom de la fiche
Le titre principal vous permet de repérer rapidement l’offre recherchée.
#️⃣ Identifiant
Chaque fiche possède un identifiant numérique utile pour la retrouver précisément.
🏷️ Type objet
Le trigramme indique le type de fiche concerné (hébergement, événement, restaurant, etc.).
📍 Commune
La commune de rattachement s’affiche, avec une indication spécifique si la fiche couvre plusieurs communes.
ℹ️ Compléments
Ces deux colonnes varient selon le type objet concerné. Elles permettent d’afficher des sous-types ou d’autres informations importantes sur la fiche. Ci-dessous par exemple, pour une fiche EVE, elles indiquent la date ainsi que le type d’événement.
📢 Statut de publication
Vous voyez immédiatement si la fiche est nouvelle, publiée, supprimée, masquée ou en quarantaine.
🏡 Logo du propriétaire
Le logo du propriétaire permet de savoir à qui appartient la fiche. Il s’agira le plus souvent de celui de votre office de tourisme, mais vous pourrez aussi en croiser d’autres pour les fiches sur lesquelles vous êtes collaborateur.
✏️ Accès rapide
Un accès direct permet d’ouvrir la fiche pour la consulter ou la modifier.
Filtrer efficacement sa liste de fiches
En haut de l’écran, plusieurs filtres permettent d’affiner la liste de résultats. Ils sont cumulables.
💡 Bon réflexe
Combinez plusieurs filtres pour gagner du temps, par exemple : type objet + commune + statut.
Comprendre le statut des fiches
Le statut de publication permet de savoir immédiatement où en est une fiche dans son cycle de vie.
1
Nouvelle / non publiée
La fiche est en cours de saisie ou de mise à jour, mais elle n’est pas encore publiée. Elle n’apparaît pas sur les sites web et outils.
2
Publiée
La fiche est visible dans les usages prévus, selon les règles de diffusion de votre office de tourisme. Elle apparaît sur les sites web et outils.
3
Masquée
La fiche n’est plus diffusée, mais elle reste présente dans Apidae et peut être retrouvée. Elle n’apparaît pas sur les sites web et outils.
4
En quarantaine
Une fiche en quarantaine correspond à une fiche supprimée, mais encore récupérable pendant 30 jours. Une fois ce délai passé, elle est définitivement supprimée. Elle n’apparaît pas sur les sites web et outils.
Important
Le filtre de statut est très utile pour repérer rapidement les fiches à reprendre, à publier, à masquer ou à vérifier.
Comprendre les brouillons sur une fiche
Dans l’onglet Gérer, un pictogramme apparaît à droite du listing de fiches pour indiquer si un brouillon existe, et dans quelle situation il se trouve.
Pas de brouillon en cours
Le pictogramme orange indique qu’aucun brouillon n’est actuellement présent sur la fiche.
La fiche peut donc être modifiée normalement en cliquant dessus.
Un brouillon vous appartient
Le pictogramme rouge avec un crayon indique qu’un brouillon est actuellement en cours sur la fiche, et qu’il vous appartient.
Cela signifie que vous avez commencé des modifications qui ne sont pas encore publiées.
Un brouillon appartient à un autre utilisateur
Le pictogramme grisé avec cadenas indique qu’un autre utilisateur a un brouillon en cours sur la fiche.
Dans ce cas, la saisie est bloquée tant que ce brouillon n’a pas été publié ou annulé.
Important
Il est essentiel de publier ses brouillons dès que les modifications sont terminées.
- Tant que le brouillon n’est pas publié, les modifications ne sont pas prises en compte sur les sites web et outils connectés.
- Un brouillon laissé en attente peut bloquer vos collègues, leur faire perdre du temps et empêcher certaines actions dans Apidae, comme par exemple les traitements en lot.
Ce qu’il faut retenir en pratique
- L’écran Mes données centralise les fiches que vous gérez ou sur lesquelles vous collaborez.
- Les filtres permettent de retrouver rapidement une fiche ou un groupe de fiches.
- Le statut de publication aide à suivre l’avancement et la diffusion de vos données.
- Les brouillons doivent être publiés régulièrement pour éviter les blocages et garantir la bonne diffusion des modifications.
Important
Plus vous prenez l’habitude d’utiliser l’onglet Gérer, plus vous serez à l’aise pour suivre, corriger et mettre à jour vos fiches efficacement.
Et après ?
Maintenant que vous savez retrouver et suivre vos fiches dans l’onglet Gérer, vous allez pouvoir découvrir comment ouvrir une fiche et intervenir directement dans le formulaire de saisie.
Parcours rapide de cette étape
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