Rechercher une fiche existante et débuter une saisie
Avant de créer une fiche, il est essentiel de vérifier si elle existe déjà. Cette étape vous permet d’éviter les doublons et de démarrer correctement une saisie, qu’il s’agisse d’une ENT ou d’un objet touristique.
À retenir
👉 Avant toute création, recherchez toujours si la fiche existe déjà.
Une bonne recherche permet d’éviter les doublons et de gagner du temps par la suite.
Les deux façons de rechercher une fiche
🔎 Recherche dans Gérer → Mes données
Permet de retrouver les fiches que vous gérez ou sur lesquelles vous collaborez.
Utilisez les filtres (nom, commune, type…) pour vérifier rapidement si la fiche est déjà présente.
💡 Bon réflexe
Testez plusieurs variantes du nom (orthographe, abréviation, nom commercial, etc.).
🌍 Recherche intuitive
Permet de rechercher une fiche dans toute la base Apidae, même hors de votre périmètre.
Elle est idéale pour vérifier si une offre existe déjà ailleurs, à partir du quoi et du où.
💡 À retenir
Cette recherche concerne surtout les fiches objets touristiques.
Elle n’est pas adaptée pour retrouver facilement les fiches ENT.
✨ Astuce utile : le joker *
Dans les champs de recherche par nom, vous pouvez utiliser le symbole * pour élargir votre recherche lorsque vous n’êtes pas sûr de l’orthographe.
👉 Exemple : vous recherchez le nom d'un propriétaire comme Termeer, mais vous ne savez pas exactement comment il s’écrit.
En tapant *meer, vous pourrez retrouver :
- Terremeer
- Termeer
- etc.
Même principe dans l'autre sens, si vous savez juste orthographier le début du nom, tapant Ter* :
- Termeer
- Terroir d'ici
- etc.
Cette astuce est particulièrement utile pour rechercher des ENT, notamment lorsque le nom du propriétaire est difficile à orthographier.
Aller plus loin avec la recherche avancée
🔎 La recherche la plus fiable
La recherche avancée est l’outil le plus complet pour retrouver une fiche dans Apidae.
Elle permet de rechercher à la fois des objets touristiques et des ENT sur l’ensemble du SIT.
Elle n’est pas indispensable pour commencer, mais elle peut être utile lorsque :
- vous ne trouvez pas une fiche avec les autres méthodes
- vous avez besoin d’une recherche plus précise
- vous souhaitez croiser plusieurs critères
⚠️ Important
La recherche avancée est plus complète, mais aussi plus complexe à prendre en main. Elle n’est pas détaillée dans ce parcours, mais vous pouvez consulter l’aide en ligne ou demander conseil à la / au référent·e Apidae de votre office si besoin.
Que faire selon le résultat ?
📌 Cas possibles
- La fiche existe déjà → utilisez-la ou mettez-la à jour.
- La fiche existe mais ne vous appartient pas → demandez un accès en collaboration ou faites une demande de mise à jour.
- Vous ne trouvez aucune fiche → elle n’existe probablement pas encore.
Important
Ne créez une fiche que si vous êtes certain qu’elle n’existe pas déjà.
Cas particulier : les Entités juridiques (ENT)
Contrairement aux objets touristiques, dont la saisie est liée à votre périmètre de compétence, les ENT peuvent être créées sans contrainte géographique.
- Une ENT peut se situer en dehors de votre territoire
- Exemple : un propriétaire d’hébergement résidant en Belgique
💡 Bon réflexe
Recherchez toujours l’ENT avant de la créer, même si elle semble éloignée géographiquement.
Débuter une saisie
Si vous ne trouvez pas la fiche après vos recherches, vous pouvez commencer une saisie.
- Créez d’abord l’ENT si elle n’existe pas
- Puis créez la fiche objet touristique
Important
Une fiche doit toujours être rattachée à une ENT existante.
Ce qu’il faut retenir
- Rechercher une fiche est une étape obligatoire avant toute création
- Utilisez Gérer pour vos fiches, et la recherche intuitive pour élargir la vérification
- Les ENT peuvent être créées sans limite géographique
- Créez une fiche uniquement si elle n’existe pas déjà
Et après ?
Maintenant que vous savez vérifier si une fiche existe déjà, vous allez pouvoir passer à l’étape suivante : créer correctement une fiche.
Nous verrons comment démarrer une création, choisir le bon type de fiche et renseigner les premières informations essentielles.
Parcours rapide de cette étape
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