Saisie : l'onglet Contacts

Il est conseillé de saisir les contacts directement dans les entités juridiques. En effet, cela vous permettra ensuite de les rattacher rapidement sur les objets touristiques liés à ces entités. Les contacts ainsi rattachés sont automatiquement mis à jour s’ils sont modifiés dans l’entité correspondante.
Cela ne vous empêchera pas d’ajouter, le cas échéant, un ou des contacts supplémentaires directement sur vos objets touristiques.

Même s’il n’est pas obligatoire de renseigner des contacts sur vos fiches, cela est tout de même conseillé. Dans le cas où aucun contact ne figure sur votre fiche, un message d’avertissement (non bloquant) vous en informera.

Lorsque vous déclarez un ou plusieurs contacts sur une fiche, il est obligatoire de spécifier le contact référent pour la mise à jour de l'information. Ce dernier est identifiable par une coche (en consultation).

Lors de l’ajout d’un contact sur une fiche qui n’en possédait pas, le nouveau contact saisi (ou rattaché via les entités) est automatiquement défini comme contact référent. Si vous rattachez plusieurs contacts, vous devrez désigner l’un d’entre eux comme référent. Si vous ne déclarez aucun contact comme référent, un message d’avertissement s’affichera. Ce message est bloquant et vous ne pourrez pas publier votre fiche.

A noter : Pour pouvoir rattacher les contacts d’une entité, il faut bien entendu que ceux-ci aient été renseignés sur l'entité concernée (gestion ou information).

Rattacher les contacts des entités de gestion / d’information

Sur le brouillon de votre fiche, cliquez sur l’onglet Contacts pour l’ouvrir.

Cliquez sur la flèche du bouton Rattacher à partir des entités pour l'ouvrir.Le menu affiche en premier les contacts de l’entité de gestion (1) et ensuite ceux de l’entité d’information (2) qui ont été désignées sur la fiche

Dans le cas où aucun contact n’existe pour l’entité, un message vous le précise ici.

Pour rattacher un contact sur la fiche, cliquez sur le plus correspondant.

Le contact est automatiquement ajouté sur la fiche.

Dans le cas où vous rattachez un seul contact, celui-ci est automatiquement déclaré comme contact référent.

Si vous en rattachez plusieurs, vous devrez définir vous –même le référent en cliquant sur le bouton situé à gauche de son nom.

Pour accéder aux détails des moyens de communication des contacts, cliquez sur l’icône téléphone.

Pour supprimer un contact, cliquez sur l’icône moins.

Vous pouvez modifier l’ordre des contacts en utilisant les flèches de gauche (glisser-déposer).

Ajouter un contact supplémentaire

Pour saisir directement un contact sur la fiche, cliquez sur l’icône Plus (Ajouter un contact)

Renseignez les différents champs. En cliquant sur les flèches à droite des champs, vous accédez aux menus déroulants vous permettant de faire votre choix (1). Le drapeau (2) vous permet de traduire le champ Titre dans les langues disponibles.

Pour ajouter un ou des moyens de communication cliquez sur l’icône téléphone

Dans cette fenêtre, cliquez sur le plus pour ajouter un nouveau moyen de communication.

Remplissez les différents champs du formulaire.

Cliquez de nouveau sur le plus pour ajouter un autre moyen de communication ou cliquez sur fermer pour revenir sur votre fiche

Modifier les contacts de l’entité de gestion / d’information

Si, à la saisie de l’onglet contacts sur un objet touristique, vous constatez un manque ou une erreur dans les contacts de l’entité de gestion et/ou de l’entité d’information auquel il est rattaché, vous avez la possibilité de les modifier directement depuis cet onglet.

Cas N°1 : L’entité m’appartient

Sur le brouillon de votre fiche, cliquez sur l’onglet Contacts pour l’ouvrir.

En haut de l’onglet, figurent 2 boutons :

• Modifier les contacts de l’entité de gestion
• Modifier les contacts de l’entité d’information (ce bouton n’apparait que si une entité d’information différente de l’entité de gestion est rattachée à votre fiche)

Pour modifier les contacts de l’entité de gestion, cliquez sur le bouton correspondant

Vous êtes directement dirigé sur la fiche de l’entité de gestion concernée, sur l’onglet Contacts et pouvez donc modifier les contacts.

Une fois vos modifications faites, vous pouvez de nouveau publier la fiche de l’entité en cliquant sur le bouton Publier

À noter : la fiche de l’entité s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur. Lorsque, une fois vos modifications faites, vous l’enregistrez ou l’envoyez, vous pouvez donc retrouver la fiche de l’objet que vous étiez en train de modifier.

Cas N°2 : L’entité ne m’appartient pas

Sur le brouillon de votre fiche, cliquez sur l’onglet Contacts pour l’ouvrir.

En haut de l’onglet, figurent 2 boutons :

• Modifier les contacts de l’entité de gestion
• Modifier les contacts de l’entité d’information (ce bouton n’apparait que si une entité d’information différente de l’entité de gestion est rattachée à votre fiche)

Pour modifier les contacts de l’entité de gestion, cliquez sur le bouton correspondant.

Dans le cas où l’entité ne vous appartient pas, vous êtes redirigé vers le formulaire de demande de mise à jour avec brouillon.

Entrez un titre (1) pour votre brouillon, éventuellement, un commentaire (2) puis cliquez sur Préparer la proposition (3) pour continuer.

Sur cette fenêtre, Apidae vous informe qu’un nouveau brouillon vient d’être créé pour l’objet (ce qui verrouille la fiche). Cliquez sur accéder au brouillon pour continuer votre demande de mise à jour (Voir tutoriel dédié : http://aide.apidae-tourisme.com/demander-une-mise-a-jour-avec-brouillon/).