Saisie : l'onglet Ouverture - Saisie des périodes d’ouverture – Apidae Tourisme - Site d'aide aux utilisateurs

Utiliser la fonctionnalité Ouvert toute l'année

Le fait de cocher la case Ouvert toute l'année permet d'ajouter en un clic une période d'ouverture s'étalant du 1er janvier au 31 décembre sur la fiche.

Dès lors que vous activez cette case, une période d'ouverture est automatiquement créée et l'ouverture de la fenêtre Modifier une période d'ouverture vous permet de renseigner les jours d'ouverture et/ou de fermeture ainsi que les horaires.

À noter : l'activation de la case Ouvert toute l'année interdit la création d'une période d'ouverture supplémentaire. De la même façon, la période ne peut pas être supprimée tant que la case est activée.

Si votre offre n'est pas ouverte toute l'année, vous pouvez bien sûr ajouter une ou plusieurs périodes d'ouverture en fonction de vos besoins. Pour cela, veillez à ce que la case Ouvert toute l'année ne soit pas cochée puis ajoutez la ou les périodes comme expliqué ci-dessous.

Ouvertures complémentaires

Ce champ permet de saisir des compléments concernant l'ensemble de vos périodes d'ouvertures.

Selon les types objets, les critères disponibles ici sont les suivants :

Ouvert 24H / 24,
Dates à confirmer
Complet
Annulé ou fermé (Guide de saisie annulation d'un événement)
Sous réserve de conditions météos favorables
Sous réserve de conditions d’enneigement favorables
Annulé en cas de mauvais temps
Reporté en cas de mauvais temps

Ces critères doivent seulement être utilisés s'ils s'appliquent à l'ensemble de vos périodes d'ouverture. Dans le cas contraire, par exemple si une seule de vos périodes d'ouverture indique des dates à confirmer, il ne faut pas utiliser le critère des ouvertures complémentaires mais préciser cette information dans le champ Complément horaire de la période concernée.

À noter : A la saisie d'un objet dont la date n'est pas encore définitivement arrêtée, utilisez le critère Dates à confirmer dans le champs Ouvertures complémentaires pour pouvoir tout de même publier cet objet. Une alerte apparaît sur votre tableau de bord pour vous rappeler que vous avez des fiches avec des dates à confirmer à mettre à jour.

Saisir une période d'ouverture

Pour ajouter une période d'ouverture, cliquez sur le bouton Plus (Ajouter une période),

À noter :

Deux périodes ne peuvent se chevaucher
La mise à jour des périodes d’ouvertures ne met pas à jour simultanément les périodes tarifaires. Pensez donc bien à mettre à jour les périodes tarifaires en même temps que les périodes d’ouverture. Celles-ci doivent être cohérentes.

Choix du type d'ouverture

Dans la fenêtre, choisissez le type d'ouverture. Si votre fiche possède des périodes d'ouverture récurrentes, renseignez les dates de début et de fin et les options de répétition.

Exemples :
- marché hebdomadaire (EVE)
- sortie raquette tous les mardis (EVE)
- brocante tous les 1ers dimanches du mois (EVE)
- permanence d’une association le dernier samedi du mois (COS)
- discothèque ouverte tous les vendredis et samedis soirs (EQU)

La partie Ouvertures exceptionnelles vous permet d'indiquer des dates d'ouverture exceptionnelles dans les cas suivants :

Jours de fermeture : Fermé tous les lundis SAUF ouverture exceptionnelle le lundi 2 septembre
Jours d'ouverture : Ouvert tous les vendredis et mardis ET ouverture exceptionnelle le jeudi 16 août

Utilisation de la case Tous les ans

En cochant cette case, la période d'ouverture de votre fiche se réactualisera automatiquement chaque année. L'année de la période d'ouverture disparaîtra donc.

Attention !

Cette génération se base sur la date et non sur le jour. Si votre événement revient tous les 15 août, quel que soit le jour, il faut cocher tous les ans. Si votre événement revient le dimanche le plus proche du 15 août, cette option n’est pas adaptée.
L'activation de cette case doit être prise en compte dans les développements mis en place par votre prestataire. Plus d'informations sur cette documentation.
En cas de messages d'erreur empêchant la publication de votre fiche en lien avec la période Tous les ans, vous pouvez retrouver ici la marche à suivre pour corriger vos fiches.

Renseigner les horaires d'ouverture

Les horaires doivent obligatoirement être renseignés si vous souhaitez organiser la diffusion de vos offres par ordre chronologique (par exemple sur un agenda des manifestations ou sur un site Internet).

La saisie se fait au format hh:mm (07:15 ou 22:00) ou hhmm sans les : (0715 ou 2200).

Ce champ doit être utilisé uniquement dans 2 cas :

On doit saisir une période d'ouverture très précise (exemple : du 18/07 au 19/07 de 15h à 20h)
On doit saisir, dans le cadre d'un événement ou d'une activité, des horaires dans la même journée (exemple pour un concert : Le 18/07 à 20h).

L’heure de fin n’est pas obligatoire mais souhaitable. En revanche l’heure de début est obligatoire puisque c’est elle qui va permettre le tri chronologique des données. Toutefois pour les fiches de présentation générale (un festival, une fête locale…), une heure de début est inutile. On retrouvera cette info sur les fiches détaillées.

Si votre offre propose plus d'un créneau horaire, vous pouvez saisir ces informations soit dans le champ de Complément horaire (voir ci-dessous) soit en utilisant le multihoraires.

Utilisation du champ de Complément horaires

Le champ Complément horaires de cette fenêtre vous permet d'ajouter des précisions concernant directement cette période d'ouverture.

Vous pouvez, par exemple, l'utiliser pour saisir :

des précisions textuelles sur les horaires : date à confirmer ; nocturne le jeudi ; report en cas de mauvais temps...

Si les horaires d'ouverture s'étalent sur toute une journée sans interruption, utilisez les champs De et A (exemple : de 10h à 18h).

Utilisation du module multihoraires :

Utiliser ce module multihoraires pour la saisie les horaires complexes : Le mardi, jeudi et vendredi de 10h à 14h30 et de 17h à 21h. Le samedi de 13h à 20h ; Fermé le samedi soir.

Consulter l'article : multihoraires

Fermetures exceptionnelles

Cette partie de l'onglet ouverture vous permet d'indiquer les jours de fermetures exceptionnelles de votre fiche et, notamment, pour les jours fériés.
Pour choisir les jours fériés durant lesquels la prestation est fermée au public, il vous suffit de cocher la ou les cases correspondantes. Le bouton Sélectionner tous les jours fériés permet de cocher l'ensemble des jours fériés.

Pour ajouter d'autres dates de fermeture, en plus des jours fériés, il faut cliquer dans le champ "Choisir une date", sélectionner une date avec le calendrier puis cliquer sur le bouton "Ajouter" à sa droite pour que la date soit mémorisée.

Périodes en clair

La génération des périodes en clair vous permet de remplir automatiquement le champ Périodes en clair avec les informations renseignées dans l'onglet Ouverture (y compris les informations du multihoraires).
Les traductions de ce champ sont également générées automatiquement.

À la création d'une fiche, la case de génération automatique est activée par défaut.
Dès lors que la case Générer automatiquement est activée, le champ période en clair est bloqué pour la saisie, vous ne pouvez pas le modifier. En revanche, dès lors que vous modifierez les périodes d'ouverture de votre fiche (soit via le formulaire de saisie, soit via un traitement par lot), les informations du champ seront automatiquement mises à jour.

Si vous souhaitez néanmoins intervenir sur le champ Périodes en clair pour retoucher les informations qu'il comprend, vous devrez désactiver la case de génération automatique. Attention, si vous choisissez cette option, vous devrez également retoucher les traductions. De plus, vous devrez penser à remettre le champ à jour à chaque modification des périodes d'ouverture de votre fiche (soit via le formulaire de saisie, soit via un traitement par lot).

Informations complémentaires

Ce champ permet de traiter les informations de saisonnalité. Les saisons sont automatiquement adaptées à la saisie de vos périodes d'ouverture (création ou suppression). Cependant, vous pouvez agir sur ces critères si besoin.

Expiration

Cette partie du formulaire permet d’automatiser une action de masquage ou de suppression de la fiche à la date d’expiration choisie. Cette option est surtout utile pour les objets de types fêtes et manifestations ou activités.

Génération automatique de la date d'expiration

Pour faciliter la saisie des dates d’expiration, la date d'expiration est pré-remplie automatiquement en fonction de la date de fin de vos périodes d’ouverture. Il est néanmoins possible de modifier cette date manuellement.

En cas de duplication d'une fiche, la génération automatique est effectuée uniquement si l'objet copié est périmé.

À noter : Cette génération automatique est effectuée uniquement en saisie manuelle. Elle n'est pas effectuée à partir des autres processus de modification (Ajout de période via le bouton Traitements, imports, validation automatique des fiches, API en écriture) ceci afin d’éviter d'écraser les dates d'expiration renseignées manuellement sans que vous en soyez averti.

Les actions à la date d'expiration

3 actions sont possibles à la date d'expiration :

Demander le masquage : Les demandes de masquage doivent être validées manuellement à partir de l'écran Gérer / Demandes de masquage
Demander la suppression : Les demandes de suppressions doivent être validées manuellement à partir de l'écran Gérer / Demandes de suppression
Masquer automatiquement : Les demandes de masquages automatiques sont validées automatiquement le soir de la date d'expiration. A noter : il faut impérativement que l'utilisateur qui active l'action sur la fiche ait la permission de valider des objets pour que le masquage automatique fonctionne.