Saisie : l'onglet multimédias - Zoom sur les illustrations

Vous pouvez ajouter différents types de fichiers multimédias sur vos fiches, que ce soit des images ou d’autres documents (brochure PDF, fichier audio, visite virtuelle, webcam, vidéos, etc.).
Attention : Assurez-vous lors de la saisie de vos médias que vous avez les autorisations et droits nécessaires à leur diffusion via le réseau Apidae.
Pensez notamment à mentionner le copyright (obligation légale), la date de limite de publication (si vos autorisations sont limitées dans le temps).

Pour vous aider :

• Pas encore de contrat avec vos photographes et autres médias ? Téléchargez le contrat type en bas de cet article

A noter : Un traitement automatique de suppression définitive des multimédias est appliqué à la suppression de ceux-ci sur les fiches. En savoir plus.

La saisie des images et des autres types de fichiers s’effectue dans l’onglet Multimédias d’une fiche. Cet onglet est scindé en deux parties :

• Une partie Illustrations
• Une partie Multimédias (plus d'infos sur la saisie des multimédias ici :  https://apidae-tourisme.zendesk.com/

Principes généraux pour la saisie des illustrations

Dans la partie Illustrations, vous pouvez stocker tous les fichiers de type images, les photos (jpg, png…).
Il est possible de télécharger des photos ou d’ajouter un lien vers une image stockée sur un serveur externe, bien que cette solution soit peu recommandée. Cela peut poser des problèmes pour certaines exploitations surtout si les serveurs sont verrouillés.

Si vous avez plusieurs photos pour une même fiche, placez l’image la plus représentative de l’offre en premier, elle sera ainsi reconnue comme étant l’image principale de l’objet. C’est celle qui sera le plus utilisée sur les supports numériques, les PDF, les questionnaires Word, etc.

Taille des images

Mettre les originaux de vos photos ou taille MINI de 1920 pixels sur le grand côté dans la limite de 10 Mo.

Insérez sur vos fiches des photos avec la meilleure résolution possible (dans la limite de 10 Mo par fichier). Cela permettra à chacun de pouvoir utiliser les images de la base en fonction de ses besoins et notamment pour les éditions.

Il est conseillé de la déposer dans sa taille d’origine pour répondre aux exigences toujours croissantes des nouveaux écrans.

Pour rappel, les messages de recommandation indiquant qu'une ou plusieurs de vos images ont une dimension insuffisante (en orange) n’empêchent pas la publication d’une fiche. En effet, après la publication, la fiche sera bien :

• disponible dans la recherche intuitive
• visible sur votre projet Web (appli, site, borne tactile) si votre site est alimenté par Apidae

En revanche, nous ne contrôlons pas l’information qui est exportée vers d’autres diffuseurs (privés ou publics), c’est pourquoi nous avons mis en place ce message de recommandation afin de vous inciter à intégrer des images de dimension suffisante. En effet, certains diffuseurs commencent à mettre des restrictions sur les images dans les filtres web et cela va certainement se généraliser à l’avenir.

Pourquoi vous inciter à mettre de grandes images ?

L’utilisation des smartphones et des tablettes est en constante augmentation, avant et pendant le séjour en mobilité... Les smartphones ont une résolution de plus en plus importante (full HD voir QHD, c’est-à-dire 2160 pixels sur la hauteur) ; pour tout mobinaute qui se respecte, zoomer et dé-zoomer sur une image est monnaie courante, si la photo n’a pas une dimension suffisante, le zoom sur la photo ne sera pas de bonne qualité. De plus, en stockant des images haute définition vous pourrez les utiliser pour vos éditions papiers ce qui vous fera gagner beaucoup de temps.

Marche à suivre pour l'ajout d'illustrations

Pour ajouter des fichiers d’illustrations sur vos fiches, vous avez deux possibilités :
Ajout rapide : Permet de télécharger et qualifier simultanément vos fichiers
Ajouter un lien : Permet d’ajouter un lien vers un fichier stocké sur un serveur externe.

Ajout rapide

A noter : L'ajout d'illustrations en versions étrangères est décrit plus bas.

Pour ajouter une ou plusieurs images sur la fiche, dans la partie Illustrations, cliquez sur Ajout rapide

Dans cette fenêtre, cliquez sur Ajouter des Fichiers pour accéder à vos fichiers.

Parcourez votre ordinateur pour sélectionner le ou les fichiers à transférer puis cliquez sur Ouvrir
Astuce : pour sélectionner plusieurs fichiers, maintenez la touche CTRL puis cliquez sur les fichiers à ajouter

Vous pouvez voir la progression du téléchargement des fichiers. Pendant le téléchargement, vous pouvez remplir les différentes informations du formulaire.

Ajoutez, pour chaque image, le nom (1), la légende (2) et le copyright (3). Tous ces champs sont traduisibles directement dans cette fenêtre, en utilisant les icônes drapeaux (4).

Aide sur le remplissage des champs :

• Nom :  Titre de la photo. Il va servir pour optimiser le référencement. Nous vous conseillons de mettre le nom de l’objet. Maxi : 70 caractères. Par défaut, le nom de la fiche est donné à toutes les illustrations.
  ex. Chambre d’hôtes chez Marinette - Embruns
  
  
• Légende : descriptif de la photo  par des mots clés de ce que représente la photo. Maxi : 70 caractères.
  ex. Lac de Serre-Ponçon depuis la chambre Les Tilleuls - chez Marinette
  

• Copyright : La saisie du Copyright est une obligation légale et doit faire mention de l’identité du titulaire des droits de la photo ou de l’illustration (personne physique ou personne morale).
  Il doit être libellé de la manière suivante :
  • Si on connaît le nom du photographe, indiquer :
    “[Nom du photographe] / [éventuellement la structure qui gère les droits]” (nom de l’agence du photographe, du prestataire ou OT)
  • Si on ne connaît pas le nom du photographe, indiquer :
    « DR (pour Droits Réservés) / [nom de l’OT] » s’il a eu la cession des droits ou « DR / [nom prestataire touristique] » si c’est le prestataire qui a eu la cession des droits).
    
    
• Date limite de publication : Le champ Date limite de publication vous permet de définir une date de fin pour l’exploitation de l’image. Ceci est utile, par exemple, si vos images font l’objet d’un contrat avec un photographe pour une durée d’utilisation limitée.

Attention, à l’échéance indiquée, l’image n’est plus publiée ni exportée depuis la plateforme Apidae. Pour en savoir plus sur le suivi des dates de publication : https://apidae-tourisme.zendesk.com/

Pour gagner du temps sur la saisie des copyrights et des dates limites de publication, utilisez les icônes suivantes :

• 1 : Copier le copyright sur tous les fichiers
• 2 : Copier la date limite de publication sur tous les fichiers
• 3 : Copier le copyright de la ligne précédente
• 4 : Copier la date de publication de la ligne précédente

Une fois vos informations saisies, cliquez sur le bouton Enregistrer

Vos images apparaissent maintenant sur la fiche de l’objet.

Vous pouvez ici :

• Modifier l’ordre d’affichage (glisser-déposer) (1)
• Ouvrir l’aperçu de l’image en taille réelle (2)
• Modifier ses informations et ajouter des versions étrangères (3)
• Supprimer l’image (4)

Si vous avez entré des images différentes pour les langues étrangères, la colonne lien affichera le picto drapeau correspondant. Le clic sur ce picto permet de visualiser l’image dans sa taille réelle.

Ajouter des versions des images en langues étrangères

Pour ajouter des versions d'une image en différentes langues étrangères, cliquez sur l'icône crayon pour modifier le fichier

Dans cette fenêtre, vous allez pouvoir télécharger vos images en versions étrangères en cliquant sur le bouton Ajouter des fichiers

Pour ajouter une ou plusieurs images, cliquez sur Sélect. Fichiers pour accéder à vos fichiers.
Le bouton Choisissez un fichier vous permet de télécharger un dossier zip

Vous pouvez ici voir la progression du téléchargement des fichiers. Un bouton vous permet d’annuler ce téléchargement

Une fois les fichiers téléchargés, vous pouvez visualiser les versions étrangères des fichiers en cliquant sur les icônes drapeaux

Ajouter un lien

Cette partie vous permet de renseigner un lien vers un fichier stocké sur un serveur externe. Cette fonctionnalité est à utiliser par exemple pour renseigner un lien vers une vidéo ou une brochure virtuelle. Nous déconseillons de l'utiliser pour les images.
Pour avoir plus d'info sur l'ajout de lien, vous pouvez consulter ce tuto : https://aide.apidae-tourisme.com/hc/fr/articles/360000814271-Saisie-l-onglet-multim%C3%A9dias-Zoom-sur-les-multim%C3%A9dias

Messages d’alertes

Multimédias non utilisés

Si avant de publier votre fiche, il reste dans la bibliothèque des fichiers téléchargés mais que vous n’avez pas rattachés à la fiche, un message d’alerte s’affiche.

Pour récupérer ces images pour les versions étrangères de vos fichiers, suivez la marche à suivre décrite dans le paragraphe ci-dessus. Si vous ne rattachez pas ces fichiers avant de publier votre objet, ils seront supprimés au moment de la publication (ils resteront donc accessibles tant que vous n’aurez pas publié votre fiche).

Date limite de publication

Si vous avez précisé des dates limites de publication pour vos fichiers et que celles-ci arrivent à échéance dans moins de 2 mois, un message d’alerte s’affiche.

Un autre message d’alerte s’affiche lorsque la date est dépassée.

Utilisation des fichiers sur les aspects

Si l’un de vos fichiers est utilisé sur un aspect, un message est affiché dans Apidae. Le message précise sur quel aspect de la fiche il est utilisé.

De plus, un picto est également présent à côté du fichier concerné.

A consulter également :

• Bonnes pratiques et contrat type pour les droits photos, multimédias et autres types de données
• Rechercher les objets dont les multimédias n’ont pas de copyright renseigné
• Rechercher les fiches sur lesquelles figurent les images d’un photographe identifié