Descriptifs privés – Principes généraux

Les descriptifs privés permettent d’ajouter sur n’importe quelle fiche, que vous en soyez propriétaire ou non, des descriptifs personnalisés que vous seul pourrez exploiter.

De cette façon, vous allez pouvoir ajouter à vos fiches des descriptifs adaptés pour leur diffusion dans différents contextes. Par exemple, un descriptif dédié à votre appli mobile et un autre pour la presse ou encore, pourquoi pas, ajouter le témoignage d’une personne qui aurait testé la prestation.

Vous pourrez également utiliser les fiches des autres membres en créant des descriptifs personnalisés selon votre propre ligne éditoriale.

L’usage des descriptifs privés peut aussi avoir un impact non négligeable sur le référencement de vos pages puisqu’une donnée spécifique au site qui la diffuse évite qu’elle soit considérée comme dupliquée.

Bien entendu, les descriptifs privés ne se substituent pas aux descriptifs publics que vous devrez continuer à renseigner sur vos fiches. En effet, ce sont ces descriptifs qui sont diffusés par l'ensemble du réseau et il est plus que jamais nécessaire d'en soigner la saisie.

À noter : 

• Par défaut, les descriptifs privés ne sont visibles et exploitables que par les utilisateurs du membre qui en est propriétaire. En conséquence, si vous collaborez avec un autre membre pour un projet numérique, ce sont uniquement les descriptifs privés du membre propriétaire du projet qui sont exportés. Il est cependant possible de partager vos descriptifs. 
• Les descriptifs privés qui vous sont partagés par d’autres membres du réseau sont visibles dans les API/exports de vos projets numériques, vous pouvez donc les afficher sur vos supports de communication reliés à Apidae. Il en est de même pour les membres avec lesquels vous partagez des descriptifs privés.
• Les descriptifs privés ne peuvent pas être rendus accessibles à vos utilisateurs extranet ou à vos traducteurs.
• Seuls vos animateurs départementaux peuvent consulter vos descriptifs privés afin de s'assurer que vous respectez les règles d'usages.

Permissions nécessaires

La possibilité d’ajouter des descriptifs privés sur les fiches est soumise aux permissions suivantes :

Pour le membre

Le membre doit avoir la permission de Gestionnaire de descriptifs privés. Si vous n’avez pas cette permission, rapprochez-vous de votre animateur départemental.

Pour l’utilisateur

Il existe deux permissions utilisateurs pour la gestion des descriptifs privés :

• Administrateur de descriptifs privés : L’utilisateur qui dispose de cette permission peut créer des nouveaux champs pour intégrer des descriptifs privés sur les fiches. Il peut aussi saisir les descriptifs privés
• Gestionnaire de descriptifs privés : L’utilisateur peut saisir des descriptifs privés mais ne peut pas créer de nouveaux champs

C’est à l’administrateur local de donner les permissions adaptées aux utilisateurs de sa structure. Les administrateurs locaux ont, par défaut, les deux permissions.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des descriptifs privés, consultez l'ensemble des tutoriels disponibles sur cette page

A noter 

• Attention : Dans le cas d'un changement de type objet ou d'une duplication de fiche, les descriptifs privés ne sont pas réintégrés sur la nouvelle fiche - Avant de modifier le type objet de vos fiches ou de les dupliquer, pensez donc bien à faire un export Excel réimportable de vos descriptifs privés pour pouvoir ensuite les réimporter