Créer un champ pour ajouter un descriptif privé sur les fiches

Rappel : La création des champs privés est réservée aux utilisateurs disposant de la permission Administrateur de descriptifs privés. Cette permission peut-être paramétrée par l’administrateur local de votre structure. 

Si vous n’avez pas accès à ces permissions, c’est que votre membre n’a pas les droits nécessaires. Dans ce cas, contactez votre animateur départemental qui pourra vous aider.

A quoi ça sert ?

La fonctionnalité de descriptifs privés vous permet d’ajouter sur n’importe quelle fiche, que vous en soyez propriétaire ou non, des descriptifs personnalisés que vous seul pourrez exploiter.

Exemples d’usages :

• Vous souhaitez ajouter sur vos fiches un descriptif spécifique pour votre application mobile
• Vous souhaitez, pour votre site Internet de séjour utiliser un descriptif suivant une ligne éditoriale différente que celle de votre site web
• Vous souhaitez voir remonter sur votre site Internet les sites incontournables de votre département mais les descriptifs saisis par les différents gestionnaires de ces fiches ne correspondent pas à votre ligne éditoriale
• Vous souhaitez créer des descriptifs spécifiques pour vos contacts presse

Créer un nouveau champ de descriptif privé

Pour ajouter, par exemple, un descriptif privé dédié à la communication sur vos brochures papier, il vous faudra dans un premier temps créer le champ pour accueillir ce descriptif.
Pour cela, naviguez dans le menu principal pour ouvrir l’interface de gestion des champs.privés

Administrer / Descriptifs privés

Sur cette page, cliquez sur le bouton Créer situé en haut à droite de votre écran.

1. Remplissez alors le formulaire en donnant un nom à votre champ privé. Dans notre exemple, nous l’appellerons Descriptif brochures (1).
2. Cliquez ensuite sur le bouton Eclair (2) pour générer un nom technique pour votre nouveau champ.
   Ce nom servira à identifier votre champ privé dans les flux ainsi que dans vos fichiers Excel.
   Même si cela n’est pas conseillé, vous pouvez modifier le champ généré automatiquement. Dans ce cas, Les caractères autorisés sont : les lettres (majuscules et minuscules, sans accents), les chiffres, les tirets (-) et les tirets bas (_). Une fois enregistré, ce nom technique ne pourra jamais être modifié.
3. Le champ Définition (3) vous permet de préciser les informations qui doivent être saisies dans ce descriptif.
4. Le numéro d’ordre (4) vous permet de choisir l’ordre d’affichage de vos champs privés sur le formulaire de saisie.
5. Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Enregistrer (5)

Votre nouveau champ privé est bien créé. Vous pouvez le modifier en utilisant le Crayon (1) ou le supprimer en utilisant la corbeille (2).
Attention, si vous supprimez un champ de descriptif privé et que des descriptifs sont renseignés, ils seront supprimés également. Nous vous conseillons d’effectuer un export Excel des fiches concernées avant de supprimer le champ.
Voir le tuto export Excel des descriptifs privés 

Vous pouvez retrouver la liste de vos descriptifs privés en suivant cette documentation.

Une fois votre champ créé, il est accessible en saisie par les utilisateurs de votre structure qui disposent de la permission Gestionnaire de descriptifs privés ainsi qu'aux utilisateurs des membres avec lesquels vous avez éventuellement partagé vos descriptifs en écriture.
La saisie des descriptifs privés doit être effectuée sur la fiche en consultation et non pas en modification. Plus d'info sur la saisie des descriptifs privés dans cette documentation.