Les descriptifs privés permettent d’ajouter sur n’importe quelle fiche, que vous en soyez propriétaire ou non, des descriptifs personnalisés. Ces descriptifs peuvent être visibles par vous uniquement ou être partagés en lecture et/ou consultation à d’autres membres du réseau.
Quand un descriptif privé est partagé il est visible :
- dans les projets numériques ;
- dans les exports Excel.
/!\ Point de vigilance : lorsqu'un collaborateur intervient sur un descriptif privé que vous lui avez partagé vous ne serez pas informé de la modification apportée. Si l’on ne souhaite pas que le collaborateur modifie un descriptif privé, alors, on lui en autorise uniquement la consultation.
À noter avant de commencer
Le membre doit avoir la permission de Gestionnaire de descriptifs privés. Si vous n’avez pas cette permission, rapprochez-vous de votre animateur départemental. Des permissions utilisateurs doivent également être accordées.
Pour en savoir plus sur ces permissions, cliquez ici.
Marche à suivre
Pour créer un descriptif privé et le partager, vous devez vous rendre dans le menu Administrer > Descriptifs privés.
Cliquez ensuite sur le bouton “Créer”.
- Renseignez ici le libellé de votre descriptif. Soyez explicite, surtout en cas de partage avec un autre membre ;
- Le nom technique sera le nom diffusé dans les flux de vos projets numériques. Nous vous conseillons de cliquer sur le picto “éclair” en bout de ligne pour le générer automatiquement ;
- Ajouter une définition précise de l’usage de ce descriptif ;
- Déterminer son ordre d’affichage.
Une fois votre descriptif privé créé, l’interface dédiée à ce nouveau champ s’ouvre. Vous allez alors pouvoir le partager avec un ou plusieurs membres du réseau. Pour cela cliquez sur le picto “+”.
Une pop-up s’ouvre :
- Recherchez le membre ;
- Accordez-lui une permission pour ce descriptif privé : un partage en consultation uniquement (Lecture) ou en consultation et modification (Lecture Ecriture).
Répétez cette opération pour chaque membre pour lequel vous souhaitez partager votre descriptif.
Une fois que vous avez partagé un descriptif, vous avez la possibilité de :
- modifier les droits d’un membre en cliquant le crayon bleu ;
- supprimer le partage du descriptif privé à un membre en cliquant sur la corbeille.
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