Les imports Excel permettent de gagner du temps dans la saisie de vos objets, que ce soit pour la création de fiches ou pour leur modification.

Il est également possible de demander des suppressions de fiches en utilisant cette fonctionnalité.

Cette documentation traite uniquement des imports d’objets. Un document spécifique pour les imports de multimédias est disponible ici

Permissions nécessaires

L’utilisation des imports nécessite que votre membre dispose de la permission de Gestionnaire d’import.

Si vous ne voyez pas cette permission cochée sur la fiche de votre membre, contactez votre animateur départemental afin qu’il puisse vous l’activer.

Les utilisateurs de votre membre qui souhaitent utiliser les imports doivent quant à eux disposer d’une ou deux permissions :

• La permission de Gestionnaire d’import permet à l’utilisateur d’importer des fichiers
• La permission de valideur d’import permet à l’utilisateur d’importer des fichiers et de valider ces imports

Règles d’utilisation pour les modifications d’objets ou les demandes de suppression

Il est nécessaire d’être propriétaire ou collaborateur pour pouvoir modifier un objet  ou en demander sa suppression.

Règles d’utilisation pour les créations d’objets

La création d’objet par import est identique à la saisie, il faut donc que vous puissiez créer des objets dans le type objet nécessaire et que vous ayez accès à la saisie sur la commune concernée.

Les différentes actions possibles sur les objets

Il y a quatre possibilités d’action sur les objets :

• Création : pour créer une nouvelle fiche
• Suppression : pour demander la suppression d’une fiche
• Modification : pour effectuer une modification sur une fiche existante
• Aucune : pour n’apporter aucune action sur la fiche

L’action a réalisée est à préciser dans la colonne B Action du fichier d'import

Toutes les lignes concernant un même objet doivent préciser la même action (sinon une erreur sera provoquée). Il est possible de faire des actions différentes sur les différents objets figurant dans le fichier d’import.

Aspects pratiques

Format du fichier

Seuls les fichiers Excel enregistrés avec une extension .xls sont acceptés pour l’import.

Taille du fichier

Vous pouvez charger un fichier d’import au format Excel d’une taille maximale de 100 Mo.

Délais de traitement

Les imports sont traités chaque jour entre 5h et 8h. Ils sont lancés les uns après les autres, dans leur ordre d’ajout. Si un import ne peut pas être traité durant cette plage horaire, il sera reporté au lendemain.
Pour les imports de petite taille (moins de 1200 lignes), il existe une possibilité de les traiter en dehors de cette plage horaire. Si le fichier dépasse les 1200 lignes, celui-ci sera refusé.
Une interface dédiée accessible par le menu Gérer / Imports / Mes imports d’objets permet de suivre le traitement des imports

Détection des modifications sur les objets

Dès lors que, à travers votre fichier d’import, vous indiquez à Apidae que vous souhaitez apporter une modification sur un objet, une vérification est automatiquement effectuée pour confirmer que les informations initiales de l’objet sont effectivement modifiées.
Si Apidae détecte que ce n’est pas le cas (mêmes infos avant et après), l’objet est ignoré.

Détection de fin du fichier

Apidae considère que le fichier est arrivé à son terme dès lors qu’il rencontre une ligne où aucune des colonnes obligatoires n’est renseignée. Toutes les lignes qui viennent après sont donc ignorées.

Champs importables

Les tableaux ci-dessous détaillent les types d’informations qui sont modifiables par imports Excel. Pour chaque type de champ, vous trouverez un exemple correspondant.

Champs simples

Champs complexes

Remarques de format par type de champ

• Champs textuels : Si le champ est traduisible, il est possible de saisir des traductions dans les lignes dédiées à chaque langue. Si une colonne est laissée vide, le contenu du champ est supprimé sur l’objet.
• Elément de référence mono-valué : l’identifiant numérique séparé par || puis le nom en clair. Exemple : 147||Lac ou plan d’eau à moins de 300m
• Eléments de référence multi-valué : Les identifiants numériques séparés par | puis || puis la même liste d’identifiants avec les libellés. Exemple : 147|171|193|| Lac ou plan d’eau à moins de 300 m| En montagne| Station de ski
• Lien vers un autre objet (exemples : Entité de gestion ou d’information) : L’identifiant de l’objet, séparateur || puise le nom de l’objet. Exemple : 8872||Hôtel Bel’Alpe
• Commune de l’adresse : L’identifiant numérique de la commune, séparateur || puis le nom de la commune. Exemple : 30767|| Morzine
  A noter : remplir la commune de l’adresse ne remplit pas automatiquement le code postal. Pensez bien à ajouter la colonne code postal à votre fichier pour ajouter cette information.
• Périmètre géographique : Les identifiants numériques séparés par | puis séparateur || puis la même liste avec les noms en clair : Exemple : 30767||30767 – Morzine
• Indication Tarif (nom technique : indicationTarif) : une valeur (attention, information sensible à la casse) parmi :
  • GRATUIT
  • ACCES_LIBRE
  • ENTREE_LIBRE
  • PARTICIPATION_LIBRE
  • PAYANT_TARIFS_NON_COMMUNIQUES
  • PAYANT
    A noter : Un objet où aucun type de tarif particulier n’est précisé est considéré comme PAYANT. Attention, si vous modifiez le type de tarif d’un objet initialement payant, cela entraînera la suppression automatique des tarifs

• Mode de génération des tarifs en clair (nom technique : tarifsEnClairGenerationMode) : La génération manuelle permet de remplir le champ Tarifs en clair, ce qui n’est pas possible en mode automatique. Par défaut, c’est la génération automatique qui est utilisée sur les fiches.
  Valeurs possibles :
  • AUTOMATIQUE
  • MANUEL
• Mode de génération des périodes en clair (nom technique : periodeEnClairGenerationMode) : La génération manuelle permet de remplir le champ Périodes en clair, ce qui n’est pas possible en mode automatique. Par défaut, c’est la génération automatique qui est utilisée sur les fiches.
  Valeurs possibles :
  • AUTOMATIQUE
  • MANUEL
• Expiration automatique (nom technique : expirationAction) : Permet d’indiquer quelle action Apidae doit effectuer à l’expiration de la fiche. Il faut impérativement indiquer à quelle date cette action doit avoir lieu (champ expiration.dateExpiration).
  Valeurs possibles :
  • SUPPRIMER
  • MASQUER
• Ages minimum et maximum (nom technique : uniteAgeMin / prestations.uniteAgeMax) : Valeurs possibles :
  • MOIS
  • ANNEE

Champs non importables

Le tableau ci-dessous détaille les types d’informations qui ne sont pas modifiables par les imports Excel.

Bonnes pratiques

Import multi-types objets

Même si il est possible d’effectuer un import sur des objets de différents types (restaurants, fêtes et manifestations, etc.), il est préférable de scinder ses imports en plusieurs fichiers (un pour les restaurants, un pour les manifestations, etc.).
Ceci afin d’avoir un fichier qui ne comprend que des champs propres au type objet, ce qui permet d’en faire un suivi correct et de mieux comprendre les éventuelles erreurs.
L’usage des imports multi-types objets est donc plutôt à éviter sauf si les colonnes importées sont communes à tous les types ou que le nombre d’objets à importer est faible.