Créer des objets en utilisant les imports Excel – Apidae Tourisme - Site d'aide aux utilisateurs

Cette documentation traite uniquement des imports d’objets. Un document spécifique pour les imports de multimédias est disponible ici

Avant de commencer

Avant de vous lancer dans la création d'objets par imports Excel, nous vous recommandons de lire les deux documentations suivantes :

Les imports Excel permettent de gagner du temps dans la création de vos objets.
Avant toute création d'objets, il est important d'évaluer le bénéfice d'utiliser les imports Excel plutôt qu'une saisie directe dans la plateforme.
La création de fiches par import est intéressante si vous avez un grand nombre d'objets à intégrer et que vous avez notamment beaucoup de champs textuels à remplir.
En revanche, l'ajout de critères, la saisie des périodes d'ouverture ou tarifaires peut s'avérer plus simple et plus rapide à faire directement dans la plateforme via les fonctionnalités normales de saisie.
Pour plus de facilité, il est conseillé d'utiliser les exports réimportables pour obtenir un exemple de fichier au format attendu pour l'import.

Pour cela, vous pouvez vous créer des fiches fictives qui comprendront toutes les infos dont vous avez besoin pour votre import. Vous pourrez ensuite exporter vos fiches au format Excel réimportable pour vous en servir comme base de travail.

Les colonnes obligatoires seront automatiquement intégrées au fichier
Pas de recherche à faire dans le référentiel pour retrouver les identifiants des éléments de référence
Les lignes des langues étrangères et des aspects sont automatiquement intégrées
Le formatage des colonnes est adapté pour être réimportable
Les colonnes sont nommées techniquement (exemple : pour le champ commune, localisation.adresse.commune)
Les colonnes non importables ne sont pas intégrées au fichier

Voir la doc sur les exports réimportables

Méthodologie

Dans le cas des créations d'objets, il sera également nécessaire de créer les Entités juridiques associées. Il est important d'importer les Entités avant les objets. Cela va vous permettre, au moment de l'import des objets, de les rattacher directement aux Entités préalablement importées.
Si vous souhaitez importer des Entités et des objets à partir du même fichier, il faut respecter le même ordre en commençant par les Entités puis les objets (que ce soit dans l'ordre des colonnes ou dans l'ordre des lignes).

Import multi-types objets

Même si il est possible d’effectuer un import sur des objets de différents types (restaurants, fêtes et manifestations, etc.), il est préférable de scinder ses imports en plusieurs fichiers (un pour les restaurants, un pour les manifestations, etc.).
Ceci afin d’avoir un fichier qui ne comprend que des champs propres au type objet, ce qui permet d’en faire un suivi correct et de mieux comprendre les éventuelles erreurs.
L’usage des imports multi-types objets est donc plutôt à éviter sauf si les colonnes importées sont communes à tous les types ou que le nombre d’objets à importer est faible.

Détail du fichier pour la création d'objets

Action

Dans le cas d’une création de fiche, l’action à mentionner dans la colonne B du fichier est CREATION. Si vous ajoutez des lignes pour les langues étrangères ou les aspects, elles devront également toutes afficher l’action CREATION

Identifiants externes

Lors de la création d’objets par import Excel, il est obligatoire de fournir un identifiant externe pour chaque objet. Cet identifiant est à renseigner dans la colonne C « identifiant externe »
Chaque objet doit avoir un identifiant numérique unique. Celui-ci ne doit pas être préexistant dans la plateforme.
Ces identifiants externes peuvent être composés de chiffres, de lettres, et des caractères _ ou –

Pour éviter de choisir un identifiant externe qui aurait déjà pu être utilisé par un autre membre du réseau, il est conseillé de choisir un identifiant comprenant un préfixe propre à votre membre. Intégrer également le trigramme du type objet permet de s'y retrouver plus facilement.

Exemple pour le membre Savoie Mont-Blanc Tourisme, import d'objets de type Patrimoine Culturel : SMBT_PCU_123456

Si les objets à importer proviennent d'un export d'une autre base de données, il peut-être utile d'utiliser les identifiants de cette ancienne base comme identifiant externe.

Type objet touristique

Lors de l'import Excel, il est obligatoire de fournir le type de chaque objet. Ce type est à renseigner dans la colonne D « type objet touristique »
Les différentes valeurs possibles sont les suivantes

Réutilisation des éléments des entités de gestion et d’information

A partir des éléments saisis dans le fichier, l’import essaye de réutiliser les moyens de communication et les contacts des entités de gestion et d’information.

Si un moyen de communication importé sur l’objet correspond à un moyen de communication de l’entité de gestion ou d’information, il est automatiquement associé à ce moyen de communication. La comparaison se fait sur le type et sur les coordonnées du moyen de communication.
Si un contact importé sur l’objet correspond à un contact de l’entité de gestion ou d’information, il est automatiquement associé à ce contact. La comparaison se fait sur la fonction, la civilité, le prénom et le nom du contact.

Importer son fichier

Pour importer votre fichier dans la plateforme, naviguez dans le menu Gérer / Imports / Mes imports d'objets

Sur cet écran, un bouton Nouvel import situé en haut à droite de votre écran vous permet d'importer votre fichier

Dans cette fenêtre, cliquez sur Choisissez un fichier (1) pour aller chercher votre fichier dans votre ordinateur.
La case Valider directement les objets importés (2) permet de publier directement les objets après imports. Il n'est pas conseillée de l'utiliser. Mieux vaut vérifier la qualité des informations importées avant de valider les publications des fiches (voir détail plus bas).
Pour les imports de petite taille (inférieurs à 1200 lignes), il est possible de forcer le lancement du traitement en journée, en cochant la case Importer le fichier dès que possible (3) dans la fenêtre d’import. Si cette case est cochée et que le fichier d’import dépasse les 1200 lignes, alors l’import sera automatiquement passé en erreur sans aucun traitement.
Cliquez enfin sur Créer la tâche d'import (4) pour continuer

Validation directe

A noter : Il est plutôt déconseillé d’utiliser cette fonctionnalité

Lors de la création d’un nouvel import, il est possible d’en demander la validation directe. Dans ce cas, les modifications apportées par l’import sont directement validées et donc publiées (sauf erreur de saisie bloquante).

Si la publication de la fiche n’est pas possible, la modification souhaitée sera néanmoins à valider. Cela peut se présenter dans deux cas :

L’objet touristique modifié n’est pas publiable (équivalent aux messages en rouge dans l’interface de saisie)
Il s’agit d’une suppression (les suppressions ne sont jamais réalisées directement)

Suivi du traitement de l'import

L'écran Gérer / Imports / Mes imports d’objets permet de suivre le traitement des imports

Accéder au rapport de la tâche d'import

Pour chaque import, Apidae vous génère un rapport détaillé qui précise si l’import a bien été réalisé, le nombre d’objets traités et la liste des éventuelles erreurs qui sont survenues durant le traitement.

Pour chaque erreur rencontrée au cours de l’import, vous retrouvez dans le rapport les informations suivantes :

Indication au minimum de la ligne et si possible de la cellule qui a provoqué l’erreur
Indication de la nature de l’erreur
Indication de la conséquence sur l’import
Quand plusieurs lignes sont présentes pour un même objet :Si une erreur est présente sur une ligne d’un objet l’objet, toutes les autres lignes concernant cet objet seront ignorées et un message d’erreur apparaîtra.

Sur cet écran, il vous est également possible de télécharger le fichier que vous avez utilisé pour l’import.

Vérification de vos imports

Avant de valider vos imports, il est conseillé de vérifier sur quelques fiches si les informations importées sont conformes à vos attentes.
A partir du rapport de traitement de l'import, cliquez sur Consulter les imports à valider

Vous accédez à la liste des objets importés. Cliquez sur l'icône crayon (à droite de la ligne) de l'un de ces objets pour le vérifier

Vous accédez alors à la fiche sur l'onglet Modifications qui vous permet de voir en un coup d’œil les modifications apportées à l'objet.

A gauche (encadré en rouge), les informations de la fiche avant l'import (vide dans le cas de la création).
A droite (encadré en vert), les informations de la fiche après l'import

Validation ou annulation de l'import

L’écran Imports à valider permet d’accéder à la liste complète des objets importés par Excel et dont la publication doit être validée. Il comprend non seulement les objets que vous avez importés mais aussi ceux importés par les autres utilisateurs de votre membre.
Rappel : Cet écran est uniquement accessible par les utilisateurs ayant la permission de valideur d’import

La validation des objets modifiés ou créés par import Excel est possible uniquement s’il n’existe pas d’erreur de saisie bloquante sur les objets. Dans ce cas, il est possible de modifier les objets importés pour que leur publication soit possible ou d’annuler l’import.

Détail des pictogrammes présents sur l'interface Imports à valider

	Objet masqué
	Nouvel objet
	Objet publié
	Demande de création
	Demande de modification
	Demande de suppression

Bon à savoir : Sur la fiche de l’objet, vous avez la possibilité de modifier l’action liée à l’import (permet en particulier de corriger des problèmes de validation liés à des erreurs de saisies bloquantes).
La validation ou l’annulation de l’import de l’objet est également possible.

Pour valider la publication des objets ou, au contraire, l'annuler (et donc supprimer les fiches), sélectionnez les objets de la liste puis cliquez sur le bouton Traitements et choisissez l'option nécessaire