Cette documentation traite uniquement des imports d’objets. Un document spécifique pour les imports de multimédias est disponible ici
Avant de commencer
Avant de vous lancer dans la modification d'objets par imports Excel, nous vous recommandons de lire les deux documentations suivantes :
Les imports Excel permettent de gagner du temps dans la modification de vos objets. Néanmoins, avant tout import, il est important d'évaluer le bénéfice d'utiliser les imports Excel plutôt qu'une saisie directe dans la plateforme.
Vérifiez toujours si vous ne pouvez pas effectuer les modifications souhaitées via les possibilités de traitements par lots du bouton Traitements.
Méthodologie
Les modifications d'objets par import Excel sont appelées imports correctifs. Ce type d'import est toujours réalisé à partir d'un export réimportable.
Voir la doc sur les exports réimportables
Vous devrez donc tout d'abord sélectionner les fiches que vous voulez modifier, les exporter au format réimportable puis, après modification de votre fichier Excel, les réimporter dans Apidae.
Import correctif multi-types objets
Même si il est possible d’effectuer un import sur des objets de différents types (restaurants, fêtes et manifestations, etc.), il est préférable de scinder ses imports en plusieurs fichiers (un pour les restaurants, un pour les manifestations, etc.).
Ceci afin d’avoir un fichier qui ne comprend que des champs propres au type objet, ce qui permet d’en faire un suivi correct et de mieux comprendre les éventuelles erreurs.
L’usage des imports multi-types objets est donc plutôt à éviter sauf si les colonnes importées sont communes à tous les types ou que le nombre d’objets à importer est faible.
Exemples d'imports correctifs
Vous trouverez sur cette page des exemples concrets d'imports correctifs, n'hésitez pas à les consulter, le cas dont vous avez besoin est peut-être traité
Détail du fichier pour la modification d'objets
Action
Dans le cas d’une modification de fiche, l’action à mentionner dans la colonne B du fichier est MODIFICATION. Si vous ajoutez des lignes pour les langues étrangères ou les aspects, elles devront également toutes afficher l’action MODIFICATION.
Identifiants
Pour identifier les objets à modifier, vous pouvez soit utiliser l’id (Colonne A - interne à la plateforme) soit l’identifiant externe (Colonne C) soit les deux en vous assurant de la cohérence.
Si vous avez effectué un export réimportable, les identifiants seront pré-remplis sur votre fichier.
Importer son fichier
Pour importer votre fichier dans la plateforme, naviguez dans le menu Gérer / Imports / Mes imports d'objets
Sur cet écran, un bouton Nouvel import situé en haut à droite de votre écran vous permet d'importer votre fichier
Dans cette fenêtre, cliquez sur Choisissez un fichier (1) pour aller chercher votre fichier dans votre ordinateur.
La case Valider directement les objets importés (2) permet de publier directement les objets après imports. Il n'est pas conseillée de l'utiliser. Mieux vaut vérifier la qualité des informations importées avant de valider les publications des fiches (voir détail plus bas).
Pour les imports de petite taille (inférieurs à 1200 lignes), il est possible de forcer le lancement du traitement en journée, en cochant la case Importer le fichier dès que possible (3) dans la fenêtre d’import. Si cette case est cochée et que le fichier d’import dépasse les 1200 lignes, alors l’import sera automatiquement passé en erreur sans aucun traitement.
Cliquez enfin sur Créer la tâche d'import (4) pour continuer
Validation directe
A noter : Il est plutôt déconseillé d’utiliser cette fonctionnalité
Lors de la création d’un nouvel import, il est possible d’en demander la validation directe. Dans ce cas, les modifications apportées par l’import sont directement validées et donc publiées (sauf erreur de saisie bloquante).
Si la publication de la fiche n’est pas possible, la modification souhaitée sera néanmoins à valider. Cela peut se présenter dans deux cas :
- L’objet touristique modifié n’est pas publiable (équivalent aux messages en rouge dans l’interface de saisie)
- Il s’agit d’une suppression (les suppressions ne sont jamais réalisées directement)
Suivi du traitement de l'import
L'écran Gérer / Imports / Mes imports d’objets permet de suivre le traitement des imports
Informations présentes sur l'interface Mes imports d'objets
Cette colonne liste les noms des fichiers d'imports utilisés | |
Nom de l'utilisateur ayant effectué l'import Le bouton bleu permet d'accéder à sa fiche détaillée |
|
Informe sur l'état du traitement (en cours, terminé, type d'import...) Cf. plus bas pour le détail des pictos |
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Précise le nombre d'objets qui ont été traités (créés, modifiés ou supprimés) pendant l'import |
|
Date et heure de téléchargement du fichier d'import |
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Date et heure de mise en file d'attente du fichier |
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Date et heure de début du traitement du fichier d'import |
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Date et heure de fin du traitement du fichier |
Détail des pictogrammes
L'import s'est terminé avec succès | |
L'import s'est en partie bien réalisé : certaines fiches ont été traitées correctement mais d'autres ont rencontré une erreur Dans ce cas, il faut consulter le rapport détaillé de l'import pour connaitre le détail des erreurs |
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L'import a échoué Dans ce cas, il faut consulter le rapport détaillé de l'import pour connaitre le détail des erreurs |
|
Import immédiat |
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Import en attente |
Accéder au rapport de la tâche d'import
Pour chaque import, Apidae génère un rapport détaillé qui précise si l’import a bien été réalisé, le nombre d’objets traités et la liste des éventuelles erreurs qui sont survenues durant le traitement.
Pour chaque erreur rencontrée au cours de l’import, vous retrouvez dans le rapport les informations suivantes :
- Indication au minimum de la ligne et si possible de la cellule qui a provoqué l’erreur
- Indication de la nature de l’erreur
- Indication de la conséquence sur l’import
- Quand plusieurs lignes sont présentes pour un même objet :Si une erreur est présente sur une ligne d’un objet l’objet, toutes les autres lignes concernant cet objet seront ignorées et un message d’erreur apparaîtra.
Sur cet écran, il vous est également possible de télécharger le fichier que vous avez utilisé pour l’import.
Vérification de vos imports
Avant de valider vos imports, il est plus que conseillé de vérifier sur quelques fiches si les informations importées sont conformes à vos attentes.
A partir du rapport de traitement de l'import, cliquez sur Consulter les imports à valider
Vous accédez à la liste des objets importés. Cliquez sur l'icône crayon (à droite de la ligne) de l'un de ces objets pour le vérifier
Vous accédez alors à la fiche sur l'onglet Modifications qui vous permet de voir en un coup d'oeil les modifications apportées à l'objet.
A gauche (encadré en rouge), les informations de la fiche avant l'import (vide dans le cas de la création). A droite (encadré en vert), les informations de la fiche après l'import |
Validation ou annulation de l'import
L’écran Imports à valider permet d’accéder à la liste complète des objets importés par Excel et dont la publication doit être validée. Il comprend non seulement les objets que vous avez importés mais aussi ceux importés par les autres utilisateurs de votre membre.
Rappel : Cet écran est uniquement accessible par les utilisateurs ayant la permission de valideur d’import
La validation des objets modifiés ou créés par import Excel est possible uniquement s’il n’existe pas d’erreur de saisie bloquante sur les objets. Dans ce cas, il est possible de modifier les objets importés pour que leur publication soit possible ou d’annuler l’import.
Détail des pictogrammes
Objet masqué | |
Nouvel objet | |
Objet publié | |
Demande de création | |
Demande de modification | |
Demande de suppression |
Bon à savoir : Sur la fiche de l’objet, vous avez la possibilité de modifier l’action liée à l’import (permet en particulier de corriger des problèmes de validation liés à des erreurs de saisies bloquantes).
La validation ou l’annulation de l’import de l’objet est également possible.
Pour valider la publication des objets ou, au contraire, l'annuler, sélectionnez les objets de la liste puis cliquez sur le bouton Traitements et choisissez l'option nécessaire
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