Détail du fichier d’import Excel

Le fichier Excel utilisé pour l’import doit répondre à certaines exigences pour pouvoir être importé. Celles-ci sont détaillées ici.

Bon à savoir : La fonctionnalité d’export réimportable vous permet d’obtenir facilement un fichier pré-formaté. Voir la documentation

L’utilisation de l’export réimportable permet notamment d’obtenir les bons libellés de colonnes. Ils sont affichés sur la première ligne du fichier.

Les colonnes obligatoires

Ces colonnes doivent obligatoirement être présentes dans votre fichier. Elles servent à identifier les objets et les actions à effectuer sur chacun d’entre eux. Leur ordre est immuable et leurs intitulés ne doivent pas être modifiés.

1. Identifiant numérique de l’objet
2. Action à réaliser sur l’objet (4 possibilités : création, suppression, modification, aucune)
3. Identifiant externe de l’objet (élément utile uniquement en création)
4. Type d’objet touristique
5. Aspect sur laquelle les modifications doivent être effectuées. Standard correspondant à l’aspect par défaut
6. Champ aspect : Noms techniques des champs à modifier dans les aspects
7. Langue sur laquelle les modifications doivent être effectuées

Les colonnes facultatives

Ce sont toutes les colonnes que vous ajoutez après les colonnes obligatoires. Elles sont utilisées pour qualifier vos objets.
A noter : Il est conseillé de ne pas surcharger le fichier d’import en y ajoutant des colonnes sur lesquelles aucune modification n’est à effectuer.

Les lignes facultatives

Les différentes lignes d’aspects ou de langues sont facultatives. Dans le cas des modifications d’objets existants, quand ces lignes ne sont pas renseignées dans le fichier d’import, les anciennes informations sont conservées.
Lors de l’import, si une ligne pour laquelle la colonne Action est remplie par MODIFICATION mais n’apporte pas réellement de modification à l’objet, les informations de l’objet concerné ne sont pas changées.
L’objet n’est donc pas modifié et n’est pas marqué comme tel dans le rapport de l’import.

Import d’informations dans les champs Périodes en clair et tarifs en clair

Pour pouvoir importer des informations dans les champs Périodes en clair et Tarifs en clair, il faut impérativement que le mode de génération de ces champs soit sur défini sur manuel. En effet, dès lors que la génération automatique de ces champs est activée, il n’est pas possible de saisir de l’information dedans.

Pour importer vos informations dans les champs périodes en clair et Tarifs en clair, il faut donc que vous ajoutiez à votre fichier le ou les champs suivants :

• Mode de génération des tarifs en clair (nom technique : tarifsEnClairGenerationMode) avec la valeur MANUEL
• Mode de génération des périodes en clair (nom technique : periodeEnClairGenerationMode) avec la valeur MANUEL

Traductions

Les modifications qui doivent être effectuées en langues étrangères doivent être saisies sur les lignes correspondantes à chaque langue. Dans le fichier d’import, chaque objet aura donc 9 lignes (une pour chaque langue).

Si vous désirez supprimer les traductions renseignées sur un objet existant, il faut inclure la ligne de la langue concernée et vider les champs pour lesquels vous voulez supprimer les traductions.

Import des aspects

Les objets avec des aspects ont, en plus des lignes de l’aspect standard en chaque langue, des lignes pour chaque aspect et à nouveau dans chaque langue

Import des champs complexes

Quatre champs dits « complexes » peuvent être importés:

• Moyens de communication (nom technique : informations.moyensCommunication)
• Contacts (nom technique : contacts)
• Périodes d’ouverture (nom technique : ouverture.periodesOuvertures)
• Périodes tarifaires (nom technique : descriptionTarif.periodes)

En-tête de colonnes des champs complexes

Les en-têtes de colonnes pour les champs complexes ont la particularité d’intégrer des éléments d’indexation. Cela s’explique par le fait que, pour une même fiche, il peut exister plusieurs moyens de communication, plusieurs périodes tarifaires ou d’ouverture et plusieurs contacts.
Il est donc nécessaire d’ordonner ces informations. Les en-têtes de colonnes incluent donc un index dont le premier élément est le zéro, le deuxième est 1, le troisième est 2, etc.

Ces colonnes ainsi indexées doivent se suivre par type et dans leur ordre logique (toutes les colonnes concernant les moyens de communication index 0 puis 1, puis 2…/ Toutes les colonnes concernant les contacts index 0 puis 1, puis 2…)

Chaque champ complexe a un nombre maximum d’éléments importables :

• Moyens de communication 
  En-tête de colonne : informations.moyensCommunication
  6 éléments maxi (indexés de 0 à 5)
• Contacts
  En-tête de colonne : contacts
  4 éléments maxi (indexés de 0 à 3)
• Périodes d’ouverture
  En-tête de colonne : ouverture.periodesOuvertures
  4 éléments maxi (indexés de 0 à 3)
• Périodes tarifaires 
  En-tête de colonne : descriptionTarif.periodes
  4 éléments maxi (indexés de 0 à 3)

Formats des champs complexes

Le format des champs complexes doit répondre à différentes règles :

• Présence d’un nombre précis de séparateurs ||
• L’ordre des informations doit impérativement être respecté
• Les éléments de références doivent être identifiés par leurs identifiants numériques

A noter : une colonne vide n’apporte aucune modification à l’information.

Moyens de communications

Rappel : Tous les séparateurs « || » doivent être présents, même si certaines valeurs ne sont pas remplies.

Chaque colonne comprend les valeurs suivantes + 4 séparateurs |

Exemples :

Contacts

Chaque colonne comprend les valeurs suivantes + 10 séparateurs |

Exemples :

Périodes d’ouverture

A noter : A la fin de l’import, les périodes d’ouverture sont automatiquement ordonnées selon leurs dates de début et de fin. En conséquence, quand vous ajoutez ou modifiez une période d’ouverture, les objets ne sont plus au même index (0, 1, 2…). Avant un nouvel import, il est donc conseillé d’effectuer un export réimportable.

Chaque colonne comprend les valeurs suivantes + 12 séparateurs |

Les types d’ouvertures : 

• TOUS_LES_JOURS, pour une ouverture quotidienne.
• HEBDOMADAIRE, pour une ouverture seulement certains jours de la semaine. Ce type d’ouverture doit être suivi de « : » puis d’une liste de jours, séparés par une virgule.
  Exemple : « HEBDOMADAIRE:lundi,mardi,vendredi »
• HEBDOMADAIRE_SAUF, pour une ouverture à l’exception de certains jours de la semaine. Ce type d’ouverture doit être suivi de « : » puis d’une liste de jours, séparés par une virgule.
  Exemple : « HEBDOMADAIRE: lundi,dimanche »
• MENSUELLE, pour une ouverture seulement certains jours du mois.
  Attention, la création et la modification de périodes ne sont pas gérées pour ce type. Seule la suppression est possible. Toute modification ou création d’une période de ce type sera donc ignorée.

Exemples :

Périodes tarifaires

A noter : A la fin de l’import, les périodes tarifaires sont automatiquement ordonnées selon leurs dates de début et de fin. En conséquence, quand vous ajoutez ou modifiez une période d’ouverture, les objets ne sont plus au même index (0, 1, 2…). Avant un nouvel import, il est donc conseillé d’effectuer un export réimportable.

Pour l’import des périodes tarifaire, il est obligatoire d’insérer des retours à la ligne entre les dates puis entre les tarifs.

Chaque colonne comprend

Exemples :

Réutilisation des éléments des entités de gestion et d’information

A partir des éléments saisis dans le fichier, l’import essaye de réutiliser les moyens de communication et les contacts des entités de gestion et d’information.

• Si un moyen de communication importé sur l’objet correspond à un moyen de communication de l’entité de gestion ou d’information, il est automatiquement associé à ce moyen de communication. La comparaison se fait sur le type et sur les coordonnées du moyen de communication.
• Si un contact importé sur l’objet correspond à un contact de l’entité de gestion ou d’information, il est automatiquement associé à ce contact. La comparaison se fait sur la fonction, la civilité, le prénom et le nom du contact.

Traductions dans les champs complexes

Certaines valeurs des champs complexes sont traduisibles (précisions tarif, complément horaire…).
Pour ajouter une traduction sur une valeur traduisible, il faut remplir la ligne de la langue visée avec une copie de la ligne « fr » et modifier seulement la valeur traduisible

Suppression d’un élément dans les champs complexes

A noter : La suppression n’est pas possible pour les moyens de communication et les contacts des Entités juridiques. Ceci pour éviter des modifications accidentelles sur des éléments qui pourraient être utilisés sur les fiches rattachées aux Entités.

Pour supprimer un élément, il faut insérer le mot-clé SUPPRESSION sur la ligne « fr » de l’aspect standard dans la colonne de l’élément qu’on souhaite supprimer. Inutile de répéter le mot-clé sur les autres lignes.

Exemple :

Import des aspects dans les champs complexes

A noter : Les imports sur les aspects ne sont pas possibles pour les moyens de communications, les contacts ou les périodes tarifaires.

Pour les champs complexes, le seul élément importable sur les aspects est la réutilisation d’une période d’ouverture de l’aspect STANDARD.

Le format pour la réutilisation est le suivant : STANDARD||<index de l’élément sur l’aspect standard>.

Exemple : STANDARD||1 permet de réutiliser la 2e période d’ouverture de l’aspect STANDARD sur l’aspect GROUPES

Il est en revanche impossible de créer un nouvelle période d’ouverture spécifique à l’aspect, seule la réutilisation est autorisée.
Dans un fichier d’export ré-importable, les périodes d’ouvertures d’un aspect peuvent être de deux types :

• Des ouvertures réutilisées depuis l’aspect STANDARD, qui ont le format décrit ci-dessus
• Des ouvertures spécifiques à l’aspect qui sont représentées par le mot-clé « SPECIFIQUE »