Ce tuto a pour objectif de vous fournir quelques astuces utiles pour la mise en forme de vos fichiers Excel avant de les importer dans la plateforme Apidae.
Pour en savoir plus sur les imports Excel, vous pouvez consulter tous les tutos sur cette page
Les astuces présentées dans ce tuto sont les suivantes :
- Reproduire le texte d'une cellule pour toute une colonne
- Rechercher et remplacer
- Créer une suite numérique automatique
- Supprimer les doublons
- Copier/Coller un texte contenant des paragraphes dans une seule cellule
- Reproduire la même donnée dans plusieurs cellules
- Répéter la dernière action
- Concaténation des cellules
- Supprimer des retours à la ligne dans une cellule
- Convertir un séparateur | en colonne
- Compter le nombre de caractères dans une cellule
- Mettre la première lettre des noms en majuscule et le reste en minuscules
Reproduire le texte d’une cellule pour toute une colonne
Exemple : Répéter le mot CREATION sur toute la colonne Action
Après avoir écrit le mot CREATION dans la 1ère cellule de la 1ère ligne de la colonne Action. Double-cliquez sur le carré situé dans l’angle de la cellule. Le texte est reproduit sur l’ensemble de la colonne jusqu’à la fin du tableau
Rechercher et Remplacer
Exemple : Remplacer tous les mots AUCUNE par CREATION
Dans l’onglet Accueil de la barre d’outils, sélectionnez la fonction Rechercher et sélectionner. Dans le menu déroulant de cette fonction, cliquez sur Remplacer (fonctionne aussi avec le raccourci clavier CTRL+H).
Dans la fenêtre, entrez le mot AUCUNE dans le champ Rechercher et CREATION dans le champ Remplacer. Cliquez ensuite sur Remplacer tout pour appliquer la fonction à l’ensemble du fichier.
Suite numérique automatique
Exemple : Pour la création des identifiants externes
Entrez le 1er identifiant externe dans la 1ère cellule de la 1ère ligne de la colonne Identifiant externe. Cliquez sur le carré situé à l’angle de la cellule et, en maintenant le clic, glissez jusqu’en bas de la colonne.
Supprimer les doublons
Exemple : supprimer les objets en doublons
Sélectionnez l’ensemble de votre fichier en cliquant dans l’angle gauche du classeur
Cliquez ensuite sur l’onglet Données de la barre d’outils et choisissez l’option Supprimer les doublons
Dans la fenêtre activez ou désactivez les cases correspondantes aux colonnes à dédoublonner (dans cet exemple nous souhaitons dédoublonner le fichier seulement à partir du nom des objets). Cliquez ensuite sur OK pour appliquer votre choix
Copier/coller un texte contenant des paragraphes dans une seule cellule
Exemple : pour intégrer les descriptifs détaillés des objets
Lorsque vos textes présentent plusieurs paragraphes, si vous les copiez dans Excel, celui-ci changera de cellule à chaque retour à la ligne. Pour contrer ce fonctionnement, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez collez votre texte et appuyez sur la touche F2 de votre clavier puis collez le texte dans la cellule à l’aide du raccourci clavier CTRL + V
Reproduire la même donnée dans plusieurs cellules
Exemple : affecter un groupe de critères identiques sur plusieurs objets
Dans votre fichier, copiez la cellule (raccourci clavier CTRL + C) contenant le groupe de critères que vous souhaitez affecter sur plusieurs autres objets (1).
Sélectionnez ensuite l’ensemble des cellules qui doivent contenir la même donnée (à l’aide d’un CTRL + Clic si vos cellules ne sont pas contiguës) (2)
Effectuez un clic droit sur la première cellule de votre sélection (3) puis, dans le menu, choisissez parmi les trois premières options de collage celle qui est adaptée au format de vos cellules
Répéter la dernière action
Pour répéter votre dernière action, il suffit d’appuyer sur la touche F4 de votre clavier
Concaténation des cellules
Exemple : reproduire les formats de numéros de téléphone sur toute une colonne
Sur le fichier Excel, remplir une cellule avec la première partie du format attendu : 201-Téléphone||
Dans la colonne suivante, remplir la 2e partie du format attendu : ||
Cliquez ensuite sur le bouton Formules
Dans la liste des formules disponibles, choisissez Concaténer puis cliquez sur Ok
Dans cette fenêtre, indiquez que :
- le champ 1 correspond à votre cellule qui comprend la 1ère partie du format attendu
- le champ 2 correspond à votre numéro de téléphone
- le champ 3 correspond à votre cellule qui comprend la 2e partie du format attendu
- cliquez sur OK pour continuer
Vous pouvez alors constater que la formule a bien fonctionné comme attendu.
Pour reproduire la formule pour toute la colonne de numéros de téléphone, il reste une étape : Dans la barre de formule, vous devez ajouter le symbole $ de la façon suivante : =CONCATENER($E$2;A2;$F$2)
Une fois ces symboles ajoutés, il ne vous reste plus qu'à étendre la cellule pour appliquer la fonction à l'ensemble de vos numéros de téléphone
Une fois la concaténation des cellules terminée, il reste une dernière étape : copier dans un nouveau fichier Excel toutes les données à importer. En effet, vous ne pourrez pas importer un fichier Excel dans la base Apidae s'il contient vos étapes intermédiaires de concaténation.
Sélectionnez toute votre colonne, puis effectuez un clic droit avec votre souris et venez sélectionner Copier
Ouvrez un nouveau fichier Excel et effectuez les actions suivantes :
Positionnez vous sur la première cellule de la colonne souhaitée.
Effectuez un clic droit et dans les options de collage choisir Valeurs
Les résultats de votre concaténation apparaissent alors mais sans la formule (juste la valeur).
L’action est à effectuer pour toutes les colonnes concaténées.
Aussi n’hésitez pas à sélectionner toutes vos colonnes d’un coup, pour effectuer ensuite un collage spécial (valeurs) dans un nouveau fichier Excel.
Il vous suffira ensuite de venir supprimer les colonnes intermédiaires qui vous ont servi lors de la concaténation.
Vous pourrez ensuite importer votre fichier dans la base Apidae.
Supprimer des retours à la ligne dans une cellule
Sélectionnez la cellule ou la colonne, et allez dans Rechercher/remplacer.
Cliquez dans "Rechercher", maintenir la touche Alt enfoncée et appuyer sur les touches 0, 1 et 0, puis ne rien saisir dans "Remplacer par".
Convertir un séparateur | en colonne
Sélectionnez la colonne qui contient le caractère spécial | puis cliquez sur Données (1) puis Convertir (2) choisir l'option Délimité (3) et enfin cliquez sur Suivant (4)
Dans l’étape 2, il faut conserver « Tabulation » coché + Autre et « copier / coller » le caractère spécial | car en tapant directement Alt GR + 6 dans le champ texte à côté de « Autre » ça ne marche pas
Puis enfin Suivant et Terminer
Cliquez encore sur OK
Et ça marche !
Compter le nombre de caractères dans une cellule
Utile pour s'assurer que notre colonne Descriptif court comprend moins de 255 caractères.
Au moment où vous travaillez sur votre colonne Descriptif court, insérer une colonne vide pour y inclure la formule qui va vous permettre de compter le nombre de caractères.
Attention : il faudra bien penser à enlever cette colonne avant l'import du fichier.
Sélectionnez une cellule vide (1) puis cliquez sur l'onglet Formules (2) puis sur Insérer une fonction (3)
Dans la zone de recherche, entrez NBCAR et cliquez sur OK
Cliquez sur l'icone d'affichage de la boîte de dialogue
Sélectionnez la cellule à compter (1) et cliquez sur l'icône de déploiement de la boîte de dialogue (2)
Cliquez sur OK
A noter : il est également possible de saisir directement la formule dans la barre de formule. Exemple : saisir directement la formule =NBCAR(AC2) dans la barre de formule
Le nombre de caractères s'affiche bien dans votre cellule de formule
Mettre la première lettre des noms en majuscule et le reste en minuscules
Insérez une colonne à côté de celle contenant les noms en Majuscule, ici H et I :
Dans la cellule I2 écrire ceci : =Nompropre(H2) (ou cliquez sur la fonction qui va apparaître)
Tirez vers le bas de votre colonne, ou double cliquez sur le bord droit (petit carré) de la cellule pour aller plus vite pour que toutes vos cellules contiennent cette formule.
Voici le résultat :
Mais maintenant, le problème est que vous ne pouvez pas supprimer la colonne H, ni effacer son contenu, car la fonction majuscule s’appuie sur leur contenu… Vous obtiendriez une erreur #REF si vous supprimiez la colonne H2.
Il faut donc sélectionner la colonne I, puis la copier.
Ensuite vous allez la coller sur la colonne H2 en faisant clic droit puis sélectionner Collage spécial, puis choisir Valeurs et ok.
Et voici le résultat :
Rajoutez le titre de la colonne H : Nom
Vous n’avez plus qu’à supprimer votre colonne I et le tour est joué !
Il ne vous reste plus qu’à importer votre fichier dans Apidae.
Vous pouvez faire la même manipulation avec les fonctions Majuscule et Minuscule.
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