Cas d'usage

• J'ai 15 itinéraires VTT donc 15 fiches EQU dans Apidae, une pour chaque itinéraire.
• Je veux mettre un plan de pistes général au format PDF sur toutes les fiches.
• J'ai un festival qui propose plusieurs concerts, expo, animations… je veux mettre le programme sur toutes les fiches
• J'ai une base de loisirs avec plusieurs équipements… je veux mettre le dépliant de présentation générale

Présentation du modèle d'import semi-automatique

Télécharger le modèle

Le fichier traite les 100 premières lignes. Si vous faites un import sur un plus grand nombre de fiches, il faudra copier les formules sur les lignes suivantes.

Le PDF ajouté se positionnera en dernière position dans les multimédias. S'il y avait déjà une vidéo et un tracé GPS, le PDF viendra en 3^ème position.

Ce modèle gère l'ajout d'un seul PDF à la fois sur une fiche

Le remplissage d'un ID va pré remplir automatiquement un certain nombre de cellules obligatoires

Il ne faut saisir qu'une seule fois :

• le nom du multimédia dans la cellule L2, la légende dans la cellule M2 et le copyright dans la cellule N2
• le nom du fichier dans la cellule R2,

Les infos se propageront sur les autres lignes si un ID est renseigné 

Méthodologie

Export des fiches à enrichir

Recherche de mes itinéraires VTT

1. Sélectionner mes fiches
2. Dans le menu traitements, sélectionner Export Excel personnalisé
3. Sélectionner un modèle qui contient l'ID et le nom des fiches
4. Valider puis récupérer le fichier dans les tâches

J'ouvre mon fichier et je sélectionne les 2 colonnes avec l'ID et le nom des fiches pour les copier

Utilisation d'un modèle d'import semi-automatique

Puis coller ces informations dans mon fichier d'import

Après collage des infos dans les colonnes A et B, les autres colonnes se sont renseignées automatiquement

• Il reste à remplir les cellules L2, M2 et N2.
• Et saisir le nom du fichier dans la cellule R2

Créer le fichier Excel d'import

• Il faut sélectionner les lignes comprenant des données
• Copier
• Ouvrir un nouveau document
• Collage spécial / valeurs
• Enregistrer le fichier au format .xls

Créer l'archive Zip

L’archive doit avoir l’extension .zip et contenir un fichier Excel nommé « multimedias.xls » et un dossier « fichiers » où sont présents tous les fichiers locaux référencés par le fichier Excel.

Importer le fichier

Aller dans le menu Gérer / Imports / Mes imports multimédias

• Déposer le fichier Zip
• Cocher pour que l'import se lance la plus vite possible
• Lancer l'import

Vérifier que l'import passe bien en rafraichissant la page avec F5. Il faut attendre quelques minutes pour cela.

Il faudra ensuite aller dans le menu "imports à valider" pour vérifier les fiches puis valider l'import.