Ouvrir l'extranet à un prestataire : présentation de l’interface
La gestion de l’extranet de mise à jour se fait dans un module dédié : Déléguer.
C’est dans ce module que vous allez préparer vos modèles de saisie, gérer les utilisateurs extranet, suivre les objets concernés et contrôler les demandes de mise à jour.
Tableau de bord
Le tableau de bord affiche un bloc dédié à la gestion de l’extranet : Saisies déléguées - extranet.
Ce bloc vous donne des accès rapides vers les principaux écrans utiles pour :
- suivre les objets ouverts à l’extranet,
- retrouver les demandes en attente,
- accéder rapidement aux actions les plus fréquentes.
Le module Déléguer
Le module Déléguer regroupe plusieurs écrans organisés autour de quatre grands volets :
- Modèles de saisie
- Utilisateurs extranet
- Objets
- Suivi
Chacun de ces volets répond à un besoin précis dans la mise en place et le suivi de l’extranet.
Modèles de saisie
Les modèles de saisie définissent ce que le prestataire pourra voir et modifier dans l’extranet.
Bibliothèque membre
Cet écran regroupe les modèles de saisie extranet de votre membre.
C’est ici que vous pouvez créer, modifier ou copier vos modèles existants.
Bibliothèque réseau
Cet écran regroupe les modèles mis à disposition par le réseau.
Les modèles intitulés Questionnaire extranet (champs indispensables) contiennent généralement les champs les plus utiles pour chaque type d’objet.
Vous pouvez les copier dans votre bibliothèque membre, puis les adapter si besoin.
Modèles par défaut
Cet écran permet de définir les modèles par défaut utilisés pour la création et la modification selon chaque type d’objet.
C’est un écran important pour éviter d’avoir à paramétrer manuellement chaque nouvelle délégation.
💡 Bon réflexe
Commencez par copier un modèle réseau proche de votre besoin, puis adaptez-le plutôt que de repartir de zéro.
Utilisateurs extranet
Ce volet vous permet d’identifier les utilisateurs extranet déjà rattachés, ceux qui attendent d’être parrainés, et ceux déjà parrainés par d’autres membres.
Les utilisateurs extranet
Liste des utilisateurs que vous avez parrainés avec un statut d’utilisateur extranet.
Utilisateurs en attente
Liste des utilisateurs qui se sont créés un compte sur la plateforme, mais qui n’ont pas encore été parrainés.
C’est ici que vous pouvez les retrouver pour leur ouvrir l’accès extranet.
Utilisateurs extranet des autres membres
Liste des utilisateurs déjà parrainés par un autre membre du réseau.
Même s’ils sont déjà parrainés ailleurs, vous pouvez également les parrainer pour leur ouvrir l’extranet sur vos propres fiches.
Objets
Ce volet permet de suivre la configuration de l’extranet côté fiches.
Il vous aide à savoir :
- sur quelles fiches vous êtes responsable extranet,
- quelles fiches sont bien configurées,
- quelles fiches présentent encore des éléments manquants.
Objets sous ma responsabilité
Liste des objets dont vous êtes propriétaire, ainsi que ceux pour lesquels vous avez été désigné comme responsable saisie extranet.
Objets dont je ne suis pas responsable extranet
Liste des objets dont vous êtes propriétaire ou collaborateur, mais pour lesquels un autre membre est responsable extranet.
Objets délégués
Liste des objets pour lesquels l’extranet a été activé : demandes ponctuelles en cours ou saisie permanente.
Objets non configurés - tous
Liste des objets dont la configuration extranet n’est pas encore terminée.
Il peut manquer un utilisateur extranet, un modèle de saisie, ou les deux.
Objets mal configurés – sans utilisateur
Liste des objets pour lesquels aucun utilisateur extranet n’a encore été désigné.
Objets mal configurés – sans modèle
Liste des objets pour lesquels aucun modèle de saisie n’a encore été affecté.
Objets configurés non délégués
Liste des objets dont la configuration est terminée, mais qui ne font encore l’objet d’aucune demande de saisie.
C’est l’écran de référence pour lancer de nouvelles demandes.
À retenir
Les écrans “Objets mal configurés” sont particulièrement utiles pour repérer rapidement ce qu’il manque avant qu’un prestataire puisse utiliser l’extranet.
Suivi
Le volet Suivi vous permet de suivre les demandes envoyées et les mises à jour à valider.
Saisies envoyées
Liste des fiches pour lesquelles vous avez ouvert une saisie au collaborateur, soit en ponctuel, soit en permanent.
Saisies à valider
Liste des fiches pour lesquelles vos prestataires ont soumis des modifications qui attendent encore votre validation.
En résumé
Le module Déléguer centralise toute la gestion de l’extranet : modèles de saisie, utilisateurs, objets concernés et suivi des demandes.
Pour bien ouvrir l’extranet à un prestataire, il faut généralement :
- préparer ou choisir le bon modèle de saisie,
- parrainer l’utilisateur extranet,
- vérifier que l’objet est bien configuré,
- suivre ensuite les demandes envoyées et les validations.
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