Mettre en place l'Extranet de mise à jour avec mes prestataires touristiques : principes généraux

Les fonctionnalités de collaboration de Apidae (extranet) vous permettent d’ouvrir la saisie sur des fiches à vos prestataires touristiques (utilisateurs extranet).

L’activation de cette fonctionnalité reste à l’appréciation de chaque membre. Elle nécessitera l’accompagnement des prestataires touristiques pour être couronnée de succès.

La publication des informations directement saisies par les prestataires est soumise à la validation des Offices de Tourisme (Utilisateur du membre).

Permissions nécessaires côté Office de Tourisme (membre)

Seuls les utilisateurs disposant des permissions de gestionnaire des utilisateurs parrainés et gestionnaire des utilisateurs extranet peuvent utiliser cette fonctionnalité.

Seul l’administrateur local d’un membre a les droits par défaut pour accéder à ses fonctionnalités. C’est à lui d’attribuer les permissions à ses utilisateurs pour qu’ils puissent également y accéder.

Si la fonctionnalité est active, vous avez accès au module Déléguer dans le menu principal

Permissions nécessaires côté prestataire touristique (utilisateur extranet)

Le prestataire touristique doit s’être créé un compte sur https://base.apidae-tourisme.com et être promu au statut d’utilisateur extranet par son Office de Tourisme. Seul ce statut leur permet d’accéder aux fonctionnalités de saisie.

Le prestataire verra alors les objets en attente de mise à jour dans le module Gérer et sur son tableau de bord.

Bon à savoir : Au moment de la modification de son statut par l’Office de Tourisme, le prestataire touristique reçoit un mail l’informant qu’il a changé de statut d’utilisateur.
Si l’utilisateur était connecté sur la plateforme Apidae au moment où vous avez modifié son statut, il doit se déconnecter puis se reconnecter pour accéder aux nouvelles fonctionnalités.

Étapes pour la mise en place de l'extranet

Paramétrage de l'extranet par l’Office de Tourisme

L'ouverture de l'extranet nécessite un paramétrage pour chaque prestataire touristique. Dans un premier temps, il est nécessaire de créer un ou plusieurs modèles de saisie qui permettent de définir sur quels champs et quels critères le prestataire pourra modifier ses informations.
Ces modèles sont ensuite associés aux fiches (soit à partir de l'Entité juridique, soit à partir d'un objet).
Une fois les modèles créés, on peut associer le prestataire à son offre et décider de lui donner accès à la saisie de ses informations soit de façon temporaire soit de façon permanente.

Il est possible d'activer l'extranet pour les prestataires touristiques soit à partir des Entités juridiques, soit à partir des objets.
Il est recommandé de commencer le paramétrage sur les Entités juridiques et non pas sur les fiches objets car il est repris en cascade sur les objets gérés par cette Entité.

Paramétrage sur les Entités juridiques

Si l'activation de l'extranet est effectuée sur l'Entité juridique, le prestataire touristique aura accès à la saisie sur l'ensemble de son offre (sous réserve que le paramétrage soit complet côté Office de Tourisme).
Exemple : L’entité (ENT) École de parapente gère les objets suivants :

• Baptême parapente (ACT)
• Stage initiation parapente (ACT)
• Coupe Icare (EVE)
• École de parapente (COS)

Si Pierre est l’utilisateur collaborateur de l’entité, il le sera par défaut pour les 4 produits cités.

A noter : si, au moment du parrainage, l'Office de Tourisme prend soin d'associer l'utilisateur à son Entité juridique, cette étape sera effectuée automatiquement

Paramétrage sur les objets

Exemple : L’entité (ENT) École de parapente gère :

• Baptême parapente (ACT)
• Stage initiation parapente (ACT)
• Coupe Icare (EVE)
• École de parapente (COS)

Si Pierre est l’utilisateur collaborateur de l’entité, il le sera par défaut pour les 4 produits cités.

On peut toutefois remplacer Pierre sur une des fiches, par exemple, la coupe Icare, car il y a un autre contact pour la communication sur cet événement.