Créer un modèle de saisie pour l'extranet

Le modèle de saisie est un questionnaire en ligne qui est entièrement paramétrable par l'Office de Tourisme qui veut ouvrir l'accès à la saisie à ses prestataires touristiques (utilisation de l'extranet).
L'Office de Tourisme peut choisir d'autoriser la modification de tout ou partie des champs présents sur le formulaire de saisie. Il peut également autoriser ou interdire l'accès à certains critères.
Les modèles de saisie sont paramétrés pour chaque type objet.
Une fois les modifications effectuées par le prestataire touristique sur les champs qui lui ont été ouverts, la publication des fiches devra être validée par l'Office de Tourisme.

Il existe deux types de modèles de saisie :

• Les modèles de création: ils sont utilisés pour autoriser la création de nouveaux objets. Ces modèles sont forcément définis dans les modèles par défaut.
• Les modèles de modification : ils sont utilisés pour la modification des objets existants.

Pour créer un modèle de saisie, se rendre dans Déléguer / Modèles de saisie / Bibliothèque membre.

Sur cet écran, cliquez sur le bouton Créer situé en haut à droite de l’écran dans la barre de navigation.

Sur la page de création de modèles :

1. Donnez un nom (1) à votre modèle.
2. Dans le champ Objet touristique (2) choisissez le type d’objet pour lequel vous souhaitez créer un modèle.
3. Ajoutez ensuite les champs (3) sur lesquels vous souhaitez ouvrir la saisie au collaborateur. Le Plus situé en haut du menu vous permet d’ajouter tous les champs en un seul clic (4)

Pour chaque champ ajouté, vous avez la possibilité de saisir un texte d’aide à la saisie. Ce texte est à renseigner seulement si le texte d'aide n'existe pas déjà sur le formulaire de saisie ou qu'elle vous parait incomplète*.
Il n'est pas nécessaire de reprendre les messages d'aide déjà présents sur Apidae puisqu'ils seront visibles par vos prestataires.

*Si vous constatez des manques dans l’aide en ligne, merci de solliciter votre animateur départemental pour que les messages soient enrichis.

Il est possible de supprimer un champ ajouté par erreur dans le modèle en cliquant sur le moins.

Pour les champs comportant des critères, vous avez la possibilité de laisser l'accès à l’intégralité des critères ou de limiter les possibilités de modification en décochant la case tous les critères. Une fois cette case décochée, vous pourrez choisir d'autoriser ou d'exclure chacun des critères.

En cliquant sur ajouter des éléments, vous pouvez sélectionner les critères sur lesquels le prestataire pourra apporter des modifications (critères autorisés) ou, au contraire, sélectionner les critères pour lesquels vous ne souhaitez pas autoriser les modifications (critères interdits).
Sur certains critères, une définition s'affiche dans le bloc de droite. Cette aide à la saisie sera bien sûr visible par votre prestataire.

Une fois votre modèle complété, cliquez sur enregistrer.

Pour terminer le paramétrage de l'extranet, vous devrez associer vos modèles de saisie à vos fiches en les désignant comme modèles par défaut. Le modèle sera ainsi automatiquement associé à tous les objets du type correspondant.
Dans le cas où vous construisez un modèle de saisie très spécifique destiné à un usage particulier ou à un seul prestataire, vous pouvez bien sûr remplacer le modèle par défaut sur les fiches concernées.
La marche à suivre pour paramétrer les modèles de saisie par défaut est décrite dans ce tuto : Définir un modèle de saisie comme modèle par défaut