Extranet - Autoriser la création de fiches

Dans certains cas, il peut être utile de permettre à vos prestataires touristiques de créer des fiches dans l'extranet.

C'est par exemple idéal si vous avez une salle de spectacles qui organise de nombreuses manifestations dans l'année. En plus de pouvoir modifier les fiches des événements qui reviennent d'une année sur l'autre, ils auront certainement besoin d'en créer de nouvelles pour une programmation inédite.

Pour autoriser la création de fiche, il est nécessaire de paramétrer l'extranet depuis l'entité juridique de l'organisateur. 

La première étape consiste a créer des modèles de saisie dédiés à la création de fiches. Pour mieux vous y retrouver entre vos modèles de création et vos modèles de modification, n'hésitez-pas à faire cette distinction dans leurs libellés. Il reste néanmoins possible d'utiliser les mêmes modèles de part et d'autre. 

Une fois vos modèles de création créés, vous pouvez les désigner comme modèles par défaut dans le menu Déléguer / Modèles de saisie / Modèles par défaut

Cliquez sur l’icône Modifier du type objet pour lequel vous souhaitez configurer le modèle de saisie.

Dans la fenêtre pop-up, choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser comme modèle par défaut en l'ajoutant dans le champ Création. Puis cliquez sur enregistrer pour valider votre choix. 

Rendez-vous ensuite sur la fiche de l'Entité juridique adéquate et ouvrez-la en consultation (en cliquant sur son nom) et non pas en modification pour poursuivre le paramétrage.

Sur l'Entité juridique, ouvrez l'onglet Collaboration

Vérifiez que l'utilisateur extranet est bien renseigné sur la fiches dans la partie Sélectionner le destinataire des formulaires de mise à jour.

Si, au moment du parrainage de votre prestataire vous avez pris soin de renseigner à quelle Entité juridique il devait être rattaché, le champ est déjà rempli avec le nom de l’utilisateur.
Si ce n'est pas le cas, le champ est vide, et vous devez ajouter l'utilisateur manuellement en cliquant sur l'icône Crayon

Dans cette fenêtre, sélectionnez dans le 1er champ l'Entité juridique de l'utilisateur extranet. Dans le 2e champ, vous retrouverez alors le ou les noms des utilisateurs rattachés à cette Entité. Sélectionnez la personne à qui vous souhaitez ouvrir l'accès à la saisie. Cliquez sur Enregistrer pour valider votre choix.

Ensuite, cochez la case Activer la saisie permanente, c'est une condition indispensable pour que le prestataire ait accès à la création de fiches. 

Dernière étape de configuration, il vous faut maintenant activer les modèles de saisie pour la création de fiches. 

Dans la partie Modèles de création, cliquez sur le crayon situé en haut à droite du tableau 

Pour chaque type objet pour lesquels vous souhaitez autoriser la création, activez la case Création (1). Si vous souhaitez utiliser le modèle par défaut désigné pour la création dans ce type objet, vous n'avez rien d'autre à faire et pouvez enregistrer vos choix.

Si vous souhaitez utiliser un modèle de saisie différents du modèle par défaut, cliquez sur le menu déroulant (2) et choisissez le modèle souhaité (3). Remontent dans cette liste l'ensemble des modèles de saisie disponibles pour ce type objet.

Cliquez sur Enregistrer pour valider. C'est terminé ! Votre prestataire pourra maintenant créer ses fiches ! 

De votre côté, il vous restera bien sûr le soin de les valider (ou pas !)