Votre Office de Tourisme vous demande de vérifier les informations de votre hébergement, restaurant, activité ou événement dans Apidae ? Ce guide vous accompagne depuis le mail reçu jusqu’à l’envoi de vos modifications, même si vous utilisez Apidae pour la première fois. Grâce à la Vue simplifiée, les informations à compléter sont rassemblées sur une seule page.
À retenir
Avec l’accès simplifié, le lien reçu par mail vous conduit directement au formulaire de votre offre. Vous n’avez pas à créer vous-même un compte au préalable ni à saisir un mot de passe dans ce parcours par lien.
Le formulaire s’ouvre par défaut en Vue simplifiée, sauf si votre Office de Tourisme a choisi l’affichage classique : seuls les champs ouverts par votre Office de Tourisme apparaissent, regroupés sur une même page. Vous pouvez toujours choisir la Vue complète pour retrouver l’ancienne présentation par onglets.
Vérifiez les informations, corrigez ce qui a changé, puis cliquez sur Envoyer. Votre Office de Tourisme pourra alors contrôler vos modifications avant leur publication.
Apidae, à quoi ça sert pour mon activité ?
Apidae est un outil utilisé par votre Office de Tourisme pour rassembler les informations touristiques de son territoire. Ces informations l’aident à renseigner les visiteurs et peuvent alimenter des sites internet, des brochures ou d’autres supports.
Dans Apidae, une fiche rassemble les informations qui décrivent une offre : par exemple votre gîte, votre restaurant ou une visite que vous proposez. Le formulaire vous permet de relire et de corriger ces informations.
1
J’ouvre le lien
Je retrouve l’offre à vérifier depuis le mail reçu.
2
Je mets à jour
Je relis les informations et je corrige celles qui ont changé.
3
J’envoie
Je transmets mon travail à l’Office de Tourisme pour validation.
Avant de commencer, rassemblez les informations demandées : vos prochains horaires, vos tarifs, vos coordonnées et, si nécessaire, quelques photos récentes. Vous pourrez ainsi remplir le formulaire plus facilement.
1. Ouvrir le mail de votre Office de Tourisme
- Ouvrez le message vous invitant à mettre à jour votre offre.
- Lisez les consignes : quelles informations faut-il vérifier et pour quelle période ?
- Repérez la date de retour souhaitée, si elle est indiquée.
- Cliquez sur le lien de mise à jour présent dans le message.
Vous accédez au parcours prévu pour cette offre. Il n’est pas nécessaire de commencer par rechercher votre établissement dans Apidae.
Vous avez reçu plusieurs mails ?
Chaque offre possède son propre lien. Si votre structure propose un hébergement et une activité, vous pouvez recevoir deux mails. Traitez chaque demande séparément en vérifiant le nom de l’offre concernée.
2. Compléter votre profil si cet écran apparaît
Il est possible qu’un écran intitulé Complétez votre profil s’affiche avant le formulaire.
- Renseignez votre Prénom.
- Renseignez votre Nom.
- Cliquez sur Continuer pour poursuivre.
Indiquez votre prénom et votre nom, plutôt que le nom de votre établissement. Si cet écran n’apparaît pas, passez directement à la vérification de votre offre.
3. Découvrir le formulaire et la Vue simplifiée
Commencez par vérifier le nom de l’offre affichée : vous devez retrouver l’hébergement, l’activité ou l’événement mentionné dans le mail. Le formulaire présente les informations que votre Office de Tourisme vous autorise à mettre à jour.
Dans la Vue simplifiée, les différentes rubriques sont disposées les unes sous les autres. Il suffit de faire défiler la page pour vérifier les champs accessibles. Les rubriques ne contenant aucun champ de votre modèle de saisie sont masquées.
VUE SIMPLIFIÉE
Une seule page pour les modifications
- Uniquement les informations autorisées à la saisie.
- Les rubriques se suivent sans menu d’onglets.
- Les consignes de saisie sont ouvertes dès l’arrivée.
VUE COMPLÈTE
Le formulaire classique reste disponible
- Les informations sont réparties par onglets.
- Les champs hors modèle restent visibles en consultation.
- Les droits de modification sont identiques.
Passer d’une vue à l’autre
En haut à droite de la fiche, utilisez le sélecteur Vue simplifiée / Vue complète. Le passage d’un affichage à l’autre ne supprime pas les informations déjà saisies. Le choix est temporaire : à la prochaine connexion, l’affichage défini par votre Office de Tourisme sera de nouveau appliqué.
Lire les instructions et laisser un commentaire
En haut de la Vue simplifiée, l’encadré bleu Instructions de saisie et échanges est déplié par défaut. Il présente les consignes de votre Office de Tourisme, le nom de la demande et, si elle est indiquée, la date limite. Le logo de l’organisme peut aussi apparaître.
Utilisez la zone Commentaire de saisie si vous devez signaler une information que vous ne pouvez pas corriger, ou transmettre une précision. Vous pourrez replier cet encadré si vous n’en avez plus besoin.
Je peux modifier une information
Cliquez dans le champ concerné pour remplacer un texte, une date ou un tarif. Pour les listes de choix, sélectionnez les réponses qui correspondent à votre offre.
Je ne retrouve pas une information
Votre Office de Tourisme définit les champs accessibles dans votre modèle. Si une information n’apparaît pas, utilisez le commentaire de saisie ou contactez-le pour demander une correction.
Votre formulaire est adapté à votre offre
Vous ne verrez pas nécessairement toutes les rubriques décrites dans cet article. Suivez en priorité les consignes reçues. Dans la Vue simplifiée, les recommandations liées à la note de qualité sont masquées pour laisser de la place à la saisie, mais les messages de validation nécessaires restent disponibles.
4. Vérifier et actualiser vos informations
💡 À savoir sur les captures
Certaines illustrations ci-dessous présentent la Vue complète, avec son ancienne navigation par onglets. Elles restent utiles pour comprendre comment renseigner les différents champs : les fonctionnalités de saisie sont conservées dans la Vue simplifiée lorsqu’elles font partie de votre modèle.
Vous ne retrouvez pas une rubrique ou un champ ? C’est votre Office de Tourisme qui choisit les informations accessibles. Signalez-lui les autres corrections nécessaires depuis le commentaire de saisie.
Dans la Vue simplifiée, faites défiler la page pour retrouver les rubriques prévues dans votre modèle de saisie. Pour chacune, relisez les informations présentes, corrigez ce qui a changé et complétez les éléments demandés par votre Office de Tourisme.
Rubrique Identification
Vérifier les coordonnées pour vous joindre
Retrouvez les moyens de communication de votre offre : téléphone, adresse mail et site internet. Ils permettent aux visiteurs de vous contacter pour demander un renseignement ou préparer leur venue.
- Téléphone : vérifiez que le numéro est toujours utilisé pour répondre aux visiteurs.
- Adresse mail : indiquez une adresse que vous consultez régulièrement.
- Site internet : vérifiez que le lien mène vers la bonne page et que celle-ci est à jour.
Rubrique Présentation
Décrire votre offre et donner envie de la découvrir
Relisez les textes qui présentent votre offre. Ils doivent permettre au visiteur de comprendre ce que vous proposez, tout en lui donnant envie de venir.
- Si un descriptif court est proposé, résumez l’essentiel en quelques phrases : ce que vous proposez et ce qui fait sa particularité. Attention, le texte est limité à 255 caractères.
- Dans le descriptif détaillé, développez l’expérience : le cadre, l’ambiance, le déroulement ou les découvertes qui attendent le visiteur.
- Relisez l’ensemble : retirez les informations devenues anciennes et privilégiez des détails concrets plutôt que des expressions générales comme « une expérience inoubliable ».
Exemple de descriptif détaillé pour une balade accompagnée
« Au fil des sentiers et des sous-bois, découvrez les plantes de montagne avec une accompagnatrice qui vous apprend à les reconnaître et vous raconte leurs usages. Cette balade de deux heures alterne marche douce, observations et pauses face au paysage. Accessible aux débutants, elle invite à regarder la montagne autrement. Prévoyez des chaussures de marche. Réservation nécessaire. »
Le visiteur peut se projeter dans la sortie et retrouve des repères concrets : sa durée, son niveau et les conditions de participation. Adaptez bien sûr ces informations à votre propre offre.
Rubrique Localisation
Aider les visiteurs à trouver le bon endroit
Vérifiez l’endroit où les visiteurs doivent se rendre. Pour une activité ou un événement, soyez particulièrement attentif au lieu de rendez-vous.
- Sur la carte, vérifiez que le repère correspond au bon lieu.
- Complétez les indications d’accès si une zone est prévue et si elles sont utiles pour vous trouver.
Une adresse ou un repère est incorrect, mais vous ne pouvez pas le modifier ? Signalez à votre Office de Tourisme l’emplacement exact à retenir.
Rubrique Prestations
Actualiser les équipements, conforts et services proposés
Cet onglet permet de préciser ce que le visiteur trouvera sur place ou pourra utiliser. Selon votre offre, vous pouvez notamment y retrouver des équipements, des éléments de confort et des services.
Ces renseignements se sélectionnent dans des listes. Chaque élément choisi est appelé un critère, par exemple un équipement ou un service disponible. Pour rechercher un élément, saisissez un mot-clé dans la zone de recherche de la liste, par exemple « parking ». Les résultats se précisent au fil de la saisie, parmi les critères disponibles dans cette rubrique.
- Relisez les éléments déjà sélectionnés dans les rubriques accessibles.
- Pour ajouter un élément, cliquez sur Ajouter des éléments, puis sur le choix correspondant à votre offre.
- Pour retirer un élément qui n’est plus valable, utilisez la croix à côté de son intitulé ou désélectionnez-le dans la liste.
Rubrique Ouverture
Indiquer quand les visiteurs peuvent venir
Vérifiez vos dates, vos jours et vos horaires d’ouverture. Une période d’ouverture est un intervalle de dates, par exemple du 1er juin au 30 juin.
- Vérifiez les dates et l’année de chaque période. Elles doivent correspondre à la saison demandée.
- Précisez les jours concernés et les jours de fermeture.
- Vérifiez les horaires applicables à cette période.
- Si les horaires changent au cours de la saison, distinguez les périodes concernées au moyen des commandes proposées dans le formulaire.
Exemple : des horaires différents selon le mois
- Du 1er au 30 juin : accueil de 14 h à 18 h.
- Du 1er juillet au 31 août : accueil de 10 h à 19 h.
Renseignez deux périodes distinctes et précisez, pour chacune, les jours d’ouverture. Le visiteur doit pouvoir connaître l’horaire qui s’applique à la date de sa venue.
Rubrique Tarifs
Préciser les prix et leurs conditions
Un tarif doit permettre de comprendre combien coûte votre offre, pour qui et pour quelle prestation. Vérifiez également les dates auxquelles il s’applique. Les montants se saisissent dans un tableau. Avant de les renseigner, ajoutez une période tarifaire à l’aide de la commande située dans l’en-tête du tableau, si aucune période adaptée n’est déjà présente.
- Vérifiez l’indication tarifaire proposée dans le formulaire, par exemple payant, en accès libre ou gratuit.
- Vérifiez les catégories de prix affichées, par exemple adulte, enfant ou forfait famille. Elles sont aussi appelées libellés tarifaires.
- Vérifiez ou ajoutez la période tarifaire si nécessaire. Il s’agit des dates de validité des prix. Elles doivent couvrir les périodes d’ouverture concernées, sans forcément reprendre exactement le même découpage. Le bouton Récupérer les périodes d’ouverture permet de reprendre les dates saisies dans la rubrique Ouverture. Vérifiez aussi les tarifs lorsque vous modifiez vos dates d’ouverture.
- Renseignez les montants et utilisez les zones de précision si besoin. Selon le cas, indiquez un montant unique (20 €), un prix à partir de 100 € ou une fourchette de prix (de 100 à 200 €).
Rubrique Multimédias
Mettre à jour les photos et les documents
Dans cette rubrique, la partie Illustrations regroupe les photos. La partie Multimédias accueille les autres supports, comme les documents PDF ou les vidéos.
Commencez par vérifier les éléments déjà présents : représentent-ils encore votre offre actuelle ? Un ancien programme ou une brochure avec des prix dépassés doit également être actualisé.
Pour ajouter une photo, si cette possibilité vous est ouverte :
- Dans Illustrations, cliquez sur le bouton Ajout rapide à droite du tableau, puis sur Ajouter des fichiers.
- Sélectionnez la photo sur votre ordinateur, puis cliquez sur Ouvrir.
- Complétez le nom de l’image, sa légende et le champ copyright, qui sert à indiquer le crédit de l’auteur.
- Enregistrez les informations de l’image et vérifiez qu’elle apparaît dans la fiche.
Choisissez des photos nettes et représentatives, que vous êtes autorisé à transmettre pour diffusion. En cas de doute sur une image ou un document, demandez conseil à votre Office de Tourisme.
Vérifiez les autorisations de diffusion de vos images
Avant de transmettre une photo ou un document, vérifiez que les autorisations dont vous disposez permettent sa diffusion par votre Office de Tourisme sur les supports concernés. Indiquez systématiquement le crédit de l’auteur dans le champ copyright. En cas de doute sur les conditions d’utilisation, demandez confirmation à l’auteur et à votre Office de Tourisme avant d’ajouter le fichier.
5. Enregistrer votre travail si vous devez faire une pause
Vous devez vérifier un prix ou demander une information à un collègue ? Cliquez sur Enregistrer pour conserver votre travail et le poursuivre plus tard. Avant de quitter la page, vérifiez que l’enregistrement est terminé.
Enregistrer = conserver mon travail
Ma saisie est sauvegardée, mais elle n’est pas encore transmise à l’Office de Tourisme pour validation.
Envoyer = transmettre mes modifications
J’ai terminé et je demande à l’Office de Tourisme de vérifier ma mise à jour avant sa publication.
Si vous ne parvenez pas à accéder de nouveau à votre saisie, contactez l’Office de Tourisme qui vous a envoyé la demande.
6. Relire, puis envoyer vos modifications
Avant de terminer, prenez un moment pour vérifier les points suivants :
- J’ai bien travaillé sur l’offre mentionnée dans le mail.
- J’ai vérifié les informations demandées par mon Office de Tourisme.
- Les dates, horaires et prix correspondent à la période demandée.
- Les coordonnées permettent aux visiteurs de me contacter.
Cliquez ensuite sur Envoyer. Si un message signale une information manquante ou une erreur, lisez-le, corrigez la zone indiquée, puis recommencez l’envoi. Suivez les éventuelles indications affichées pour terminer l’opération.
Cette dernière étape est indispensable
Si vous avez seulement cliqué sur Enregistrer, votre travail n’a pas encore été transmis pour validation.
7. Que se passe-t-il après l’envoi ?
Votre Office de Tourisme reçoit vos modifications et les contrôle. Il peut les valider, les ajuster ou vous demander des précisions avant de publier la mise à jour.
Vos corrections ne sont donc pas nécessairement visibles immédiatement sur les sites qui présentent votre offre. Pour connaître l’avancement de votre demande ou signaler une information urgente, contactez votre interlocuteur à l’Office de Tourisme.
Si plusieurs offres vous ont été envoyées, reprenez le mail correspondant à l’offre suivante et procédez de la même façon.
Une question ou un blocage ?
Je ne retrouve pas le mail
Consultez vos courriers indésirables et recherchez le nom de votre Office de Tourisme dans votre messagerie. Si vous ne trouvez rien, demandez-lui de vérifier l’adresse utilisée pour l’envoi.
Le lien ne fonctionne pas ou un écran inattendu apparaît
Contactez l’Office de Tourisme qui a envoyé la demande. Indiquez le nom de l’offre et le message affiché. Une capture de l’écran peut l’aider à comprendre le problème.
Ce n’est pas mon offre, ou je ne suis pas la bonne personne
Signalez-le à l’Office de Tourisme pour qu’il vérifie le destinataire et l’offre concernés. Précisez qui s’occupe désormais de la mise à jour si vous le savez. Ne modifiez pas la fiche si elle ne correspond pas à votre offre.
Je ne peux pas corriger une information
Envoyez à votre interlocuteur le nom de l’offre, l’information actuelle et la correction souhaitée. Il pourra vérifier vos accès ou effectuer la modification. Vous pouvez aussi lui laisser un message dans l’encadré bleu Instructions de saisie et échanges, en haut de la fiche. Ce message lui sera transmis lorsque vous cliquerez sur Envoyer.
Tout est déjà à jour
Suivez les consignes du mail pour signaler que vous avez vérifié les informations. Si rien n’est précisé, informez votre Office de Tourisme que votre offre est toujours à jour. Pour cela, laissez un message dans Instructions de saisie et échanges, puis cliquez sur Envoyer, sans modifier les informations de votre fiche.
La date de retour demandée est dépassée
Contactez votre Office de Tourisme pour savoir comment lui transmettre vos informations. La date de retour souhaitée ne permet pas, à elle seule, de savoir si le lien est encore utilisable.
Je souhaite modifier mon offre à un autre moment
Demandez à votre Office de Tourisme si vous bénéficiez d’un accès permanent. Lorsqu’il est activé, cet accès permet de proposer des mises à jour en dehors d’une demande ponctuelle. Il est distinct du lien reçu pour cette demande. Selon son organisation, votre Office de Tourisme peut aussi ouvrir la saisie uniquement pendant certaines périodes de l’année.
Mon activité a fermé ou je souhaite ajouter une nouvelle offre
Prévenez directement votre Office de Tourisme en lui expliquant la situation. Il vous indiquera la démarche adaptée pour retirer les informations devenues obsolètes ou présenter votre nouvelle offre.
Votre premier interlocuteur : votre Office de Tourisme
Pour faciliter sa réponse, indiquez le nom de votre offre, sa commune, l’adresse mail à laquelle la demande a été reçue et l’étape où vous rencontrez une difficulté.
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