Demandez à vos prestataires de vérifier leurs informations en leur envoyant un lien vers le formulaire de leur offre. Ce guide vous accompagne dans la préparation des fiches, le contrôle des destinataires, l’envoi et le suivi des mises à jour.
Avant de commencer
- Votre membre doit être responsable de la saisie extranet des fiches concernées.
- Chaque fiche doit disposer d’un modèle de modification applicable à son type d’objet.
- Une adresse mail doit permettre de joindre la personne chargée de la mise à jour.
Il n’est pas nécessaire qu’un utilisateur extranet soit déjà rattaché à chaque fiche. Apidae prend en charge la création ou l’association du compte lorsque la situation du destinataire le permet.
1. Préparer les fiches à mettre à jour
Commencez par vérifier la configuration extranet des offres que vous souhaitez envoyer. Elle peut provenir de leur entité de gestion ou d’une configuration personnalisée sur la fiche.
LE MODÈLE Ouvrir les bons champs à la saisie
Le modèle de modification définit les informations accessibles au prestataire. Vérifiez qu’il correspond au type de l’offre et qu’il contient les champs que vous souhaitez faire mettre à jour.
LES COORDONNÉES Contacter la personne chargée de la mise à jour
Vérifiez les adresses mail des contacts et de l’offre, ainsi que l’utilisateur extranet éventuellement rattaché. Ces informations servent à déterminer qui recevra la demande.
Si vous devez préparer vos modèles, consultez Créer un modèle de saisie pour l’extranet. Vous pouvez également copier un modèle depuis la bibliothèque du réseau et l’adapter à vos besoins.
Vérifiez le modèle réellement applicable
Avoir défini un modèle par défaut pour un type d’objet ne suffit pas à garantir que toutes les fiches sont prêtes. Contrôlez aussi la configuration de l’offre, notamment si elle n’a pas d’entité de gestion ou si cette entité appartient à un autre membre.
2. Retrouver les fiches et contrôler leur configuration
Rendez-vous dans Déléguer > Objets > Objets avec un modèle. Utilisez les filtres pour retrouver les offres concernées par votre demande.
Cette liste permet de retrouver les fiches disposant d’un modèle, avec ou sans utilisateur extranet déjà rattaché. Consultez la colonne Configuration extranet pour vérifier le modèle et le destinataire prévu avant de sélectionner vos fiches.
« Aucun destinataire »
Contrôlez les adresses des contacts et les moyens de communication de l’offre, ainsi que l’éventuel utilisateur extranet associé. Vérifiez ensuite le destinataire affiché avant l’envoi.
« Aucun modèle de saisie pour cet objet »
Vérifiez qu’un modèle de modification est applicable au type de la fiche. Contrôlez l’origine de sa configuration et, si nécessaire, le paramétrage sur l’entité de gestion.
3. Vérifier qui recevra la demande
Apidae recherche le destinataire selon l’ordre de priorité ci-dessous. Dès qu’un destinataire est retenu, les possibilités suivantes ne sont pas utilisées pour cette offre.
- L’utilisateur extranet déjà rattaché à l’offre.
- À défaut, un contact référent disposant d’une adresse mail.
- À défaut, un autre contact disposant d’une adresse mail.
- À défaut, la première adresse mail présente dans les moyens de communication de l’offre.
Un seul destinataire reçoit le mail pour chaque offre. Vérifiez que l’adresse affichée correspond bien à la personne attendue, notamment si plusieurs contacts interviennent dans la structure ou si l’adresse est une boîte de réception générale.
Vous souhaitez changer de destinataire ?
Un utilisateur extranet déjà associé à l’offre reste prioritaire. Modifier seulement l’adresse du contact référent ne suffit donc pas nécessairement. Vérifiez également l’utilisateur rattaché dans la configuration extranet de la fiche.
4. Sélectionner les offres et ouvrir la demande
Cochez les fiches que vous souhaitez envoyer en mise à jour. Dans le menu Traitements, choisissez Demander une saisie extranet de cette fiche.
Vous pouvez préparer une même demande pour plusieurs offres. Chaque offre sélectionnée donnera lieu à un mail avec un lien vers son propre formulaire.
Un même prestataire peut recevoir plusieurs mails
Si vous sélectionnez trois offres gérées par la même personne, elle reçoit un mail pour chacune. Chaque lien correspond à l’offre à mettre à jour.
5. Renseigner les informations de la demande
Dans la fenêtre de demande de saisie, donnez un Titre à votre demande et renseignez le Commentaire obligatoire. Précisez le contexte de la mise à jour et les informations attendues du prestataire.
Indiquez la Date limite souhaitée pour le retour des mises à jour, en tenant compte de votre calendrier de travail. Par exemple, prévoyez un délai permettant de contrôler les modifications avant la préparation d’un guide touristique.
Complétez également le Corps du mail : c’est le message adressé au prestataire, dans lequel vous devez insérer le lien vers son offre. Le commentaire ne remplace pas ce message. L’étape suivante explique comment le rédiger et ajouter les balises.
6. Rédiger le mail et insérer le lien vers l’offre
Expliquez pourquoi vous sollicitez le prestataire, quelles informations il doit vérifier et à qui s’adresser en cas de question. Deux balises permettent de personnaliser votre message pour chaque offre.
BALISE OBLIGATOIRE
##LIEN_OFFRE##
Elle est remplacée par le lien de connexion vers le formulaire de l’offre. Elle doit être présente dans le corps du mail pour pouvoir valider la demande.
BALISE FACULTATIVE
##NOM_OFFRE##
Elle est remplacée par le nom de l’offre concernée. Vous pouvez ainsi utiliser un même message pour plusieurs fiches.
Conservez l’écriture exacte des balises
Insérez les balises avec les caractères ## avant et après leur nom. Si ##LIEN_OFFRE## manque, la validation du formulaire est impossible.
Exemple de corps de mail
Bonjour,
Nous préparons la prochaine saison touristique et vous invitons à vérifier les informations de votre offre ##NOM_OFFRE##.
Merci de mettre à jour vos périodes d’ouverture, vos tarifs et vos coordonnées avant le [date souhaitée].
Pour accéder au formulaire de votre offre, cliquez sur le lien ci-dessous :
##LIEN_OFFRE##
Lorsque vous avez terminé, pensez à envoyer vos modifications afin que notre équipe puisse les valider.
Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez nous contacter.
Merci pour votre participation.
Adaptez ce texte à votre campagne, remplacez [date souhaitée] par la date limite renseignée dans la demande et vérifiez que les informations demandées peuvent bien être modifiées dans votre modèle de saisie.
Ajouter un document d’accompagnement
Vous pouvez joindre un fichier à votre demande, par exemple un document d’aide à la saisie ou de présentation d’Apidae. Le même fichier est envoyé à tous les destinataires de la demande.
Vérifier votre signature
La signature reprend les informations de Mon profil > Général. Vérifiez-les pour que vos prestataires puissent identifier l’expéditeur et retrouver vos coordonnées.
7. Envoyer la demande et contrôler le traitement
Avant de valider, relisez votre message et vérifiez la sélection des fiches, les destinataires, la date indiquée et la présence de la balise ##LIEN_OFFRE##.
Cliquez sur Valider pour lancer le traitement. Consultez ensuite son résultat dans le gestionnaire des tâches.
Vérifiez le résultat de votre envoi
Le lancement du traitement ne signifie pas que toutes les fiches ont été traitées avec succès. Une alerte peut notamment signaler qu’un compte n’a pas pu être associé à une offre. Consultez le détail pour identifier les fiches concernées et la configuration à vérifier.
Lorsque l’envoi a abouti, le prestataire reçoit le mail et clique sur le lien pour accéder au formulaire. Si l’écran Complétez votre profil lui est présenté, il renseigne son prénom et son nom avant de poursuivre.
8. Suivre les demandes et valider les modifications
SUIVRE LES DEMANDES Déléguer > Suivi > Saisies envoyées
Retrouvez les fiches pour lesquelles vous avez ouvert une saisie.
CONTRÔLER LES RETOURS Déléguer > Suivi > Saisies à valider
Retrouvez les modifications que les prestataires vous ont transmises pour validation.
Les modifications apparaissent dans les saisies à valider lorsque le prestataire clique sur Envoyer dans son formulaire. Le bouton Enregistrer lui permet de conserver son travail pour le poursuivre, sans le transmettre pour validation.
La publication suit le circuit habituel de l’extranet. Vous pouvez publier les modifications, les corriger ou demander au prestataire de reprendre sa saisie.
La procédure est détaillée dans Valider, modifier ou refuser la saisie d’un prestataire.
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