Découverte du formulaire de saisie
Votre Office de Tourisme vous a donné accès à la mise à jour de votre offre touristique dans Apidae ? Découvrez comment fonctionne le formulaire de saisie pour consulter, compléter et transmettre vos informations.
Avec la nouvelle Vue simplifiée, les informations que vous pouvez modifier sont désormais rassemblées sur une seule page, pour une saisie plus simple et plus rapide.
À retenir
Le formulaire est personnalisé par votre Office de Tourisme grâce à un modèle de saisie, qui détermine les informations que vous pouvez modifier.
Deux présentations peuvent être disponibles : la Vue simplifiée, qui rassemble les champs du modèle sur une même page, et la Vue complète, qui conserve l'affichage classique avec ses onglets.
👉 Le passage d'une vue à l'autre ne modifie pas vos droits de saisie.
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Je découvre
Je prends connaissance des consignes et des informations à compléter.
2
Je mets à jour
Je vérifie ma fiche et je corrige les informations nécessaires.
3
J'envoie
Je transmets mes modifications à mon Office de Tourisme pour validation.
Les deux modes d'affichage du formulaire
Le formulaire dispose de deux présentations pour consulter et modifier les informations de votre offre.
NOUVEL AFFICHAGE
Vue simplifiée
Les informations modifiables sont regroupées sur une seule page, dans les différentes rubriques de la fiche.
- Pas de navigation entre les onglets
- Uniquement les champs du modèle de saisie
- Rubriques sans champs accessibles masquées
- Instructions de saisie ouvertes par défaut
AFFICHAGE CLASSIQUE
Vue complète
Vous retrouvez le formulaire Apidae traditionnel, organisé en onglets.
- Navigation depuis le menu latéral
- Consultation de l'ensemble des rubriques
- Champs hors modèle visibles en lecture seule
- Repérage des champs modifiables par les crayons
Pour changer de présentation, utilisez les boutons Vue simplifiée et Vue complète situés en haut à droite de votre fiche.
💡 Bon à savoir
La Vue simplifiée est proposée lorsque votre Office de Tourisme a activé cette option dans votre modèle de saisie. Si ce n'est pas le cas, le formulaire conserve son fonctionnement classique.
Découvrir la Vue simplifiée
La Vue simplifiée permet de se concentrer sur les informations que votre Office de Tourisme vous demande de vérifier ou de compléter.
Vous n'avez plus besoin de rechercher les champs modifiables parmi l'ensemble des informations de votre fiche.
Dans cet exemple, la rubrique Identification présente directement les champs accessibles. Les autres rubriques se trouvent plus bas sur la même page.
📄 Une seule page
Les différentes rubriques se suivent verticalement. Faites simplement défiler la page pour les parcourir.
✏️ Les champs du modèle
Seules les informations prévues dans le modèle de saisie sont présentées.
ℹ️ Des aides à la saisie
Les indications sous les champs expliquent les informations attendues et les règles à respecter.
🔄 Un affichage adaptable
Vous pouvez retrouver à tout moment la Vue complète pour consulter les autres informations de la fiche.
Une information n'apparaît pas ?
C'est votre Office de Tourisme qui choisit les champs accessibles dans votre modèle. Si vous souhaitez modifier une information absente du formulaire, contactez-le ou utilisez le commentaire de saisie.
Les instructions de saisie et les échanges
En haut de la Vue simplifiée, le bandeau Instructions de saisie et échanges est ouvert par défaut.
Il permet de retrouver les consignes de votre Office de Tourisme et de lui transmettre des précisions concernant votre saisie.
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Les consignes de votre Office de Tourisme
Retrouvez le message accompagnant la demande de mise à jour et les informations à vérifier en priorité.
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Les dates de la demande
La date d'envoi et, le cas échéant, la date limite de saisie sont indiquées dans cet espace.
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Le commentaire de saisie
Vous pouvez y écrire un message à destination de votre Office de Tourisme, notamment lorsqu'une information ne peut pas être modifiée directement.
💡 Bon réflexe
Lisez les instructions avant de commencer. Elles vous permettent de savoir quelles informations doivent être vérifiées et pour quelle période.
Le commentaire de saisie sera transmis lorsque vous cliquerez sur Envoyer.
Prendre ses repères dans le formulaire
Plusieurs éléments vous aident à comprendre le fonctionnement de votre fiche.
Les informations présentes dans l'en-tête
La barre située en haut du formulaire affiche notamment :
- Le type d'objet touristique : hébergement, restaurant, activité, événement...
- L'identifiant de votre fiche : un numéro unique permettant de la retrouver dans Apidae.
- Le nom de votre offre : pour vérifier que vous travaillez sur la bonne fiche.
- La langue : pour afficher ou renseigner des informations dans une autre langue, si nécessaire.
Les aides présentes sous les champs
Sous de nombreux champs, des indications précisent les règles de saisie : comment rédiger un nom, renseigner une date ou sélectionner un critère.
Certaines disposent d'un bouton En savoir plus donnant accès à des explications complémentaires.
💡 Bon réflexe
Prenez le temps de lire les aides avant de modifier un champ. Elles permettent d'éviter de nombreuses erreurs de saisie.
Modifier les informations de votre offre
Le contenu du formulaire dépend du type de votre offre et du modèle défini par votre Office de Tourisme.
Vous ne retrouverez donc pas nécessairement toutes les rubriques présentées ci-dessous. Voici les principales fonctionnalités que vous pourrez être amené à utiliser.
📝 Renseigner des textes et des traductions
Certains champs permettent de renseigner des descriptions, comme le descriptif court ou le descriptif détaillé de votre offre.
Pour modifier une information, cliquez dans le champ concerné et saisissez votre nouveau texte.
Lorsque plusieurs langues sont disponibles, utilisez le sélecteur de langue associé au champ pour renseigner les traductions.
💡 Bon réflexe
Privilégiez des descriptions claires, précises et à jour. Évitez les informations devenues obsolètes, notamment les anciens tarifs ou horaires dans les textes.
🏷️ Ajouter ou supprimer des critères
Les critères permettent de préciser les caractéristiques de votre offre : équipements, conforts, services et autres prestations proposées.
Pour ajouter un critère :
- Cliquez sur Ajouter des éléments.
- Recherchez le critère souhaité dans la liste proposée.
- Cliquez sur son intitulé pour le sélectionner.
Pour supprimer un critère, recliquez dessus dans la liste ou utilisez la croix située à droite du critère déjà sélectionné.
💡 Bon réflexe
Sélectionnez uniquement les critères qui correspondent réellement à votre offre.
📍 Vérifier les coordonnées et la localisation
Selon les champs accessibles, vous pouvez modifier vos coordonnées : numéro de téléphone, adresse mail, site internet et autres moyens de communication.
La rubrique Localisation permet également de vérifier que votre établissement ou votre activité est correctement positionné sur la carte.
Si une information est incorrecte mais que vous ne pouvez pas la modifier, signalez-le dans le commentaire de saisie.
📅 Indiquer vos périodes d'ouverture
La rubrique Ouverture permet de renseigner les dates, les jours et les horaires auxquels votre offre est accessible.
Plusieurs possibilités existent :
- Ouvert toute l'année : cochez cette case si votre offre est ouverte du 1er janvier au 31 décembre. Une période annuelle sera créée automatiquement.
- Ouverture saisonnière : ajoutez une ou plusieurs périodes à l'aide du bouton d'ajout.
- Jours et horaires : précisez les jours d'ouverture, les éventuelles fermetures et les horaires correspondants.
- Fermeture temporaire : utilisez le champ prévu à cet effet si votre établissement est momentanément fermé, par exemple pour travaux.
Dans le tableau des périodes, les icônes permettent de modifier, dupliquer ou supprimer une période existante.
⚠️ Attention aux dates
Les périodes d'ouverture et les périodes tarifaires sont deux informations différentes. Si vous modifiez vos dates d'ouverture, pensez également à vérifier vos tarifs.
💶 Indiquer vos tarifs
La rubrique Tarifs permet de renseigner les différents prix de votre offre et leurs périodes de validité.
- Vérifiez l'indication tarifaire : payant, gratuit, en accès libre...
- Choisissez les libellés tarifaires nécessaires : plein tarif, tarif réduit, forfait famille, etc.
- Ajoutez ou modifiez les périodes tarifaires.
- Renseignez vos montants et, si nécessaire, des précisions complémentaires.
Le bouton Récupérer les périodes d'ouverture permet de reprendre les dates déjà renseignées dans la rubrique Ouverture.
💡 Bon réflexe
Vérifiez systématiquement les années et les dates de validité de vos tarifs. Ils doivent correspondre à la période pendant laquelle les prix sont appliqués.
🖼️ Ajouter des photos et des multimédias
La rubrique Multimédias permet d'ajouter ou de modifier les supports associés à votre offre.
Elle comprend deux parties :
- Illustrations : pour les photos de votre offre.
- Multimédias : pour les autres fichiers et supports, comme les PDF, les vidéos ou les visites virtuelles.
Pour ajouter des photos :
- Cliquez sur Ajout rapide dans la partie Illustrations.
- Cliquez sur Ajouter des fichiers et sélectionnez vos images.
- Complétez leur nom, leur légende et leur copyright.
- Enregistrez les informations ajoutées.
Vous pouvez également modifier les informations d'une image existante, la supprimer ou changer son ordre d'affichage.
⚠️ Vérifiez les droits de diffusion
Assurez-vous de disposer des autorisations nécessaires avant de transmettre des images ou des documents.
Renseignez systématiquement le copyright et, si nécessaire, une date limite de publication.
Retrouver le fonctionnement classique avec la Vue complète
Si vous souhaitez consulter des informations qui ne sont pas présentées dans la Vue simplifiée, vous pouvez basculer vers la Vue complète.
Dans cet affichage, les informations sont réparties dans différents onglets accessibles depuis le menu situé à gauche de l'écran.
✏️ Les crayons
Un crayon à côté d'un onglet indique que celui-ci contient des informations accessibles en modification.
🟠 Les messages orange
Ils permettent de repérer les champs concernés par votre demande de mise à jour.
👁️ Les champs non modifiables
Les autres informations de la fiche restent consultables, mais ne peuvent pas être modifiées dans votre modèle.
📑 Les onglets
Ils regroupent les informations par thématique : Identification, Présentation, Ouverture, Tarifs, Multimédias...
💡 Bon à savoir
Vous pouvez revenir à la Vue simplifiée à tout moment grâce au sélecteur situé en haut à droite. Vos droits de modification restent les mêmes.
Enregistrer et envoyer vos modifications
Lorsque vous avez terminé de vérifier les informations de votre fiche, deux actions sont disponibles depuis le bouton situé en bas à droite du formulaire.
POUR CONTINUER PLUS TARD
💾 Enregistrer
Cette action conserve vos modifications sans les transmettre immédiatement à votre Office de Tourisme.
Vous pourrez reprendre votre saisie ultérieurement, tant que votre accès le permet.
POUR TERMINER LA MISE À JOUR
✉️ Envoyer
Cette action transmet vos modifications à votre Office de Tourisme.
Celui-ci pourra les vérifier et valider leur publication.
⚠️ Important
Si vous avez uniquement enregistré votre brouillon, votre Office de Tourisme n'a pas encore reçu vos modifications pour validation.
Pensez à cliquer sur Envoyer lorsque votre mise à jour est terminée.
Que se passe-t-il après l'envoi ?
Votre Office de Tourisme reçoit les modifications proposées et peut les contrôler, les ajuster ou vous demander des précisions avant leur publication.
Vos nouvelles informations ne sont donc pas nécessairement visibles immédiatement sur les sites internet et autres supports touristiques.
Ce qu'il faut retenir
- La Vue simplifiée rassemble les champs du modèle de saisie sur une seule page.
- La Vue complète permet de retrouver le formulaire classique, organisé en onglets.
- Les champs accessibles sont définis par votre Office de Tourisme.
- Les instructions de saisie vous précisent les informations à vérifier.
- Les aides situées sous les champs facilitent la saisie.
- Le bouton Enregistrer conserve votre travail sans le transmettre.
- Le bouton Envoyer transmet vos modifications à votre Office de Tourisme pour validation.
💡 Un doute ou une difficulté ?
Si une information ne peut pas être modifiée ou si vous avez une question, utilisez le commentaire de saisie ou contactez directement votre Office de Tourisme.
Pour aller plus loin
Retrouvez nos tutoriels complémentaires pour approfondir l'utilisation du formulaire :
- Mettre à jour mon offre depuis le lien reçu par mail
- Saisir les périodes d'ouverture
- Saisir les tarifs
- Ajouter et gérer des illustrations
Votre Office de Tourisme reste votre interlocuteur
Pour toute question sur les informations de votre offre ou sur vos droits de saisie, contactez l'Office de Tourisme qui vous accompagne.
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