Créer un modèle de saisie pour l'extranet
Le modèle de saisie permet de définir les informations que vos prestataires touristiques pourront modifier ou renseigner dans l'extranet Apidae. Vous choisissez les champs accessibles, les critères autorisés et les consignes à afficher, en fonction du type d'offre concerné.
Depuis octobre 2026, vous pouvez également choisir l'affichage proposé par défaut : une Vue simplifiée sur une seule page ou une Fiche complète organisée en onglets.
À retenir
Un modèle de saisie est défini pour un type d'objet touristique. Il détermine les champs et les critères que le prestataire peut modifier, mais également la manière dont ils sont présentés à l'ouverture du formulaire.
La Vue simplifiée est sélectionnée par défaut, y compris pour les modèles créés avant l'évolution d'octobre 2026. Vous pouvez conserver l'affichage classique en modifiant ce choix dans le modèle.
👉 Les modifications envoyées par le prestataire restent soumises à la validation de l'organisme gestionnaire avant publication.
À quoi sert un modèle de saisie ?
Lorsque vous ouvrez l'extranet à un prestataire, vous ne souhaitez pas nécessairement lui donner accès à l'ensemble des informations de sa fiche. Le modèle vous permet d'adapter le questionnaire à ses besoins et aux champs que vous souhaitez lui déléguer.
MODÈLE DE CRÉATION
Pour de nouvelles fiches
Il permet au prestataire de saisir une nouvelle offre lorsque la création est autorisée dans l'extranet. Pour cet usage, le modèle doit être défini comme modèle par défaut du type d'objet concerné.
MODÈLE DE MODIFICATION
Pour des fiches existantes
Il définit les informations que le prestataire peut mettre à jour sur une offre déjà enregistrée dans Apidae. Il peut être utilisé comme modèle par défaut ou affecté à des fiches particulières.
💡 Bon réflexe
Vous pouvez employer un même modèle pour la création et la modification, mais des noms distincts vous aideront à vous repérer si les champs attendus diffèrent entre ces deux usages.
Avant de créer un modèle de zéro, pensez aussi à consulter la Bibliothèque réseau : elle propose des questionnaires que vous pouvez copier puis adapter dans votre bibliothèque membre.
1
Créer
Choisir un nom, un type d'objet et l'affichage par défaut.
2
Configurer
Sélectionner les champs, les aides et les critères accessibles.
3
Utiliser
Enregistrer le modèle, puis l'associer aux fiches concernées.
1. Accéder à la création d'un modèle
Dans Apidae, ouvrez le module Déléguer, puis rendez-vous dans Modèles de saisie → Bibliothèque membre.
Cliquez ensuite sur le bouton Créer situé en bas à droite de l'écran pour ouvrir le formulaire de paramétrage d'un nouveau modèle.
2. Renseigner les informations du modèle
La page de création permet de définir les informations générales du modèle et de choisir les champs qui seront accessibles aux prestataires.
Les premiers paramètres
- Nom : choisissez un intitulé explicite pour retrouver facilement votre modèle dans la bibliothèque membre.
- Objet touristique : sélectionnez le type de fiche auquel il s'appliquera (hébergement, restaurant, activité, événement…).
- Champs : dans la colonne de gauche, ajoutez les informations que vous souhaitez ouvrir à la saisie.
- Ajout de tous les champs
💡 Exemple de nommage
Vous pouvez distinguer vos questionnaires avec des noms du type Hébergement – Mise à jour annuelle ou Événement – Création extranet.
3. Choisir l'affichage par défaut de l'extranet
Depuis l'évolution d'octobre 2026, un paramètre intitulé Affichage par défaut de l'extranet permet de choisir l'interface présentée au prestataire lorsqu'il ouvre son formulaire.
Deux possibilités sont proposées :
RECOMMANDÉ · PAR DÉFAUT
Affichage simplifié (une seule page)
Le prestataire retrouve les champs de son modèle sur une page unique, regroupés par rubriques. Les rubriques sans champ accessible sont masquées et les instructions de saisie sont ouvertes par défaut.
PRÉSENTATION CLASSIQUE
Affichage classique (onglets)
Le prestataire retrouve l'interface habituelle avec la navigation par onglets. Les champs qui ne font pas partie du modèle restent consultables en lecture seule.
Le choix de l'affichage se trouve au début de l'édition du modèle, au-dessus de la liste des champs sélectionnés.
Important pour les modèles existants
L'affichage simplifié est activé par défaut, même pour vos anciens modèles. Si vous souhaitez conserver l'ancienne présentation pour certains prestataires, ouvrez leur modèle et choisissez Affichage classique (onglets), puis enregistrez.
💡 Et si le prestataire préfère l'autre vue ?
Il peut passer de la Vue simplifiée à la Fiche complète depuis son formulaire. Ce choix est temporaire : lors d'une nouvelle connexion, l'affichage défini dans votre modèle est de nouveau appliqué. Les champs qu'il est autorisé à modifier ne changent pas.
4. Ajouter ou retirer les champs accessibles
Dans la colonne Champs, sélectionnez les informations qui devront apparaître dans le questionnaire du prestataire. Les champs sont classés par rubriques pour faciliter leur recherche.
Ajouter des champs
- Repérez la rubrique et le champ souhaités dans la colonne de gauche.
- Cliquez sur le bouton + correspondant pour l'ajouter au modèle.
- Le bouton + en haut du menu permet d'ajouter tous les champs en une seule opération.
Supprimer un champ
Si vous avez ajouté une information par erreur ou si vous ne souhaitez plus la déléguer, cliquez sur le bouton – placé à droite du champ dans le modèle.
💡 Bon réflexe
Avec la Vue simplifiée, seuls les champs ajoutés à votre modèle seront affichés. Sélectionnez donc toutes les informations réellement utiles à la mise à jour, sans surcharger le questionnaire.
5. Personnaliser les aides à la saisie
Chaque champ ajouté au modèle peut disposer de consignes pour guider le prestataire dans sa saisie. Les champs comportent déjà, pour beaucoup, des textes d'aide génériques dans Apidae.
Vous pouvez ajouter une instruction spécifique lorsqu'une précision est nécessaire pour votre campagne ou votre territoire. Dans ce cas, cette instruction personnalisée remplace l'aide générique du champ dans le formulaire du prestataire.
💡 Bon réflexe
Ne recopiez pas systématiquement l'aide déjà présente dans Apidae. Ajoutez une consigne surtout si vous avez une attente particulière, par exemple « Indiquez vos tarifs pour la saison à venir ».
Si l'aide générique est incomplète ou incorrecte, signalez-le à votre animateur départemental afin qu'elle puisse être améliorée.
6. Autoriser ou interdire certains critères
Pour les champs qui comportent des listes de critères (équipements, services, confort, thématiques…), vous pouvez autoriser la modification de l'ensemble des critères ou limiter les possibilités offertes au prestataire.
Autoriser tous les critères
Laissez l'option Tous les critères activée si le prestataire doit pouvoir sélectionner librement les critères disponibles pour ce champ.
Restreindre les critères accessibles
- Décochez Tous les critères.
- Choisissez le mode de restriction : critères autorisés ou critères interdits.
- Cliquez sur Ajouter des éléments pour sélectionner les critères concernés.
✅ Critères autorisés
Vous définissez les critères que le prestataire peut modifier. Cette approche est utile si vous souhaitez ne proposer qu'une liste limitée de choix.
⛔ Critères interdits
Vous sélectionnez au contraire les critères qui ne doivent pas être accessibles en modification. Les autres restent proposés.
Lors de la sélection des critères, une définition peut apparaître dans le panneau de droite. Ces indications permettent de comprendre le sens des critères et sont également utiles au prestataire.
7. Enregistrer le modèle
Lorsque vous avez défini l'affichage, les champs, les éventuelles instructions et les restrictions de critères, cliquez sur Enregistrer en bas à droite.
Votre modèle est désormais disponible dans la Bibliothèque membre. Vous pourrez le retrouver pour le modifier ou l'utiliser dans la configuration de votre extranet.
Important
Créer et enregistrer un modèle ne suffit pas à ouvrir la saisie. Pour que les prestataires l'utilisent, il doit ensuite être associé aux fiches concernées, directement ou par un modèle par défaut.
8. Associer le modèle aux fiches de l'extranet
Pour appliquer automatiquement un questionnaire aux fiches d'un type d'objet, rendez-vous dans Déléguer → Modèles de saisie → Modèles par défaut.
- Repérez le type d'objet concerné.
- Cliquez sur son bouton Modifier.
- Choisissez le modèle à utiliser pour la création et/ou la modification.
- Enregistrez votre configuration.
Le modèle par défaut est alors affecté automatiquement aux fiches correspondantes. Vous n'avez pas besoin de le sélectionner individuellement pour chaque nouvelle délégation.
💡 Un modèle spécifique pour certaines fiches ?
Vous pouvez utiliser un autre modèle sur une ou plusieurs fiches lorsque vous avez besoin d'un questionnaire particulier, sans changer le modèle par défaut du type d'objet.
Voir le tutoriel « Définir un modèle de saisie comme modèle par défaut »
Ce qu'il faut retenir
Un modèle = un type d'objet. Il précise les champs et les critères accessibles aux prestataires.
Affichage simplifié par défaut. Les champs du modèle sont réunis sur une seule page. L'affichage classique reste possible.
Les instructions peuvent être personnalisées. Elles remplacent les consignes génériques du champ concerné.
Le modèle doit être associé aux fiches. Vous pouvez le désigner comme modèle par défaut ou choisir une configuration spécifique.
La validation reste nécessaire. L'Office de Tourisme conserve le contrôle des modifications proposées avant publication.
Pour aller plus loin
Gérer vos modèles
Modifier un modèle de saisie pour l'extranet
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