Un accès simplifié à la mise à jour par lien
L’accès à l’extranet évolue pour faciliter les mises à jour de vos prestataires touristiques. Un lien reçu par mail leur permet de rejoindre le formulaire de leur offre et de vous transmettre leurs modifications.
À retenir
- Le prestataire n’a plus à créer lui-même son compte au préalable ni à saisir de mot de passe pour accéder au formulaire depuis ce lien.
- Chaque fiche doit disposer d’un modèle de saisie applicable et d’un destinataire pouvant recevoir la demande.
- Vous conservez la validation des modifications avant leur publication.
Un accès plus simple pour vos prestataires
Lors d’une campagne de mise à jour, vous souhaitez que vos prestataires puissent vérifier facilement leurs horaires, leurs tarifs ou leurs coordonnées. La connexion par lien facilite leur accès à la fiche concernée dès la réception de votre demande.
Du mail au formulaire de mise à jour
Vous envoyez votre demande depuis Apidae. Le prestataire clique sur le lien reçu pour accéder au formulaire de son offre.
Il complète son prénom et son nom si ces informations lui sont demandées, puis poursuit sa mise à jour.
Comment se déroule une mise à jour ?
La demande suit trois grandes étapes, de la préparation des fiches jusqu’à la validation des informations.
1
Vous envoyez la demande
Vérifiez le modèle et le destinataire, sélectionnez les offres à mettre à jour et préparez votre message.
2
Le prestataire met à jour
Il ouvre le lien reçu, complète son identité si nécessaire, puis modifie les informations autorisées et vous les transmet.
3
Vous validez les informations
Vous contrôlez les modifications. Vous pouvez les publier, les corriger ou demander au prestataire de les reprendre.
Suivez le guide adapté à votre situation
CÔTÉ OFFICE DE TOURISME
Envoyer une demande de mise à jour
Préparez vos fiches, vérifiez les destinataires et envoyez votre demande avec un lien de connexion, étape par étape.
CÔTÉ SOCIOPROFESSIONNEL
Mettre à jour mon offre depuis le mail reçu
Ouvrez votre formulaire, complétez vos informations et transmettez vos modifications à votre Office de Tourisme.
Que faut-il préparer avant l’envoi ?
La connexion simplifiée s’appuie sur la configuration extranet des fiches. Votre membre doit être responsable de leur saisie extranet. Vous devez ensuite vérifier le modèle applicable et le destinataire.
LE MODÈLE DE SAISIE Définir les informations à modifier
Le modèle doit correspondre au type d’objet de la fiche. Il définit les champs et les critères ouverts à la saisie pour votre prestataire.
LE DESTINATAIRE Joindre la bonne personne
Contrôlez l’utilisateur extranet associé ou l’adresse mail retenue pour la demande. Elle doit permettre de joindre la personne chargée de la mise à jour.
Retrouvez les fiches disposant d’un modèle dans Déléguer > Objets > Objets avec un modèle, qu’un utilisateur extranet leur soit déjà rattaché ou non. La colonne Configuration extranet vous aide à vérifier le modèle et le destinataire avant l’envoi.
Bon réflexe
Vérifiez l’adresse affichée avant de sélectionner vos fiches. Un utilisateur extranet déjà rattaché est prioritaire pour recevoir la demande. Modifier seulement un contact de l’offre ne suffit donc pas nécessairement à changer le destinataire.
Faut-il encore créer un utilisateur extranet avant l’envoi ?
Il n’est plus nécessaire de disposer systématiquement d’un utilisateur extranet déjà rattaché à la fiche pour préparer une demande par lien. L’adresse du destinataire permet à Apidae de rechercher un compte existant ou de créer le compte nécessaire à la mise à jour.
L’association à l’offre est prise en charge automatiquement lorsque la situation du compte le permet. Si cette association est impossible, une alerte est générée dans le gestionnaire des tâches. Consultez le résultat du traitement pour repérer les demandes qui nécessitent une vérification.
Que se passe-t-il si le prestataire gère plusieurs offres ?
Chaque offre sélectionnée fait l’objet d’un mail avec son propre lien. Un prestataire qui gère plusieurs offres peut donc recevoir plusieurs mails, chacun lui permettant d’accéder au formulaire correspondant.
Exemple
Vous demandez à une même structure de mettre à jour une fiche d’hébergement et une fiche d’activité. Elle reçoit deux mails et utilise chaque lien pour vérifier l’offre concernée.
Le formulaire et la validation des modifications
Le lien ouvre le formulaire de saisie existant, avec les informations de l’offre et les champs accessibles selon votre modèle. Cette évolution porte sur l’accès à la mise à jour.
Une fois ses modifications terminées, le prestataire vous les transmet pour validation. Vous les retrouvez dans Déléguer > Suivi > Saisies à valider et gardez la main sur leur publication.
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