Activer l'extranet sur une fiche

Bon à savoir : Pour gagner en temps et en efficacité dans la configuration de l'extranet pour vos prestataires, il est recommandé d'activer l'extranet sur les entités juridiques. En effet, cela donne accès à la saisie pour tous les objets gérés par cette entité. De plus, si vous souhaitez autoriser votre utilisateur à créer des fiches, ceci n'est possible que depuis la configuration sur l'entité.

Rappel : La gestion des champs et critères accessibles pour l'utilisateur extranet est réalisée à partir des modèles de saisie.

Trois étapes sont nécessaires pour activer l'extranet sur une fiche :

• Créer son modèle de saisie et l'affecter sur la fiche.
  Revoir les tutos sur les modèles de saisie : Extranet - Autoriser l'accès à la saisie pour vos prestataires touristiques
• Désigner l'utilisateur extranet qui effectuera la mise à jour de l'information
• Lancer une demande de saisie ponctuelle ou activer la saisie permanente

Une fois cette configuration réalisée, les fiches pour lesquelles l'extranet est actif remontent dans le menu Déléguer/Objets/Objets délégués

Configurer l'extranet sur une fiche : marche à suivre

A noter avant de commencer : l’activation de l'extranet se fait sur la fiche en consultation et non pas en la modifiant.

Etape 1 : Retrouver les fiches pour lesquelles vous souhaitez activer l'extranet

Pour accéder à toutes les fiches pour lesquelles vous avez la possibilité d'activer l'extranet (c'est à dire, les fiches dont vous êtes propriétaires ou celles appartenant à un autre membre mais pour lesquels vous avez été désigné comme responsable saisie extranet), rendez-vous sur l’écran Déléguer / Objets / Objets sous ma responsabilité

Utilisez les filtres de recherche situés en haut de l'écran pour retrouver facilement la fiche sur laquelle vous souhaitez travailler.

Cliquez sur le nom de l’objet pour lequel vous voulez ouvrir l'extranet

Etape 2 : Désigner l'utilisateur collaborateur

Sur la fiche de l’objet, cliquez sur l’onglet Collaboration pour afficher son contenu. C'est dans cet onglet que toute la configuration de l'extranet doit être réalisée

L'ajout d'un utilisateur extranet se fait dans la partie Sélectionner le destinataire des formulaires de mise à jour.

Si, au moment du parrainage de votre utilisateur vous avez pris soin de renseigner à quelle entité juridique il devait être rattaché et que l'objet sur lequel vous travaillez est bien rattaché à cette entité de gestion, le champ est déjà rempli avec le nom de l’utilisateur. L'origine de la configuration est dite "entité de gestion", c'est à dire qu'elle utilise les informations de l'onglet collaboration de l'entité de gestion pour la configuration par défaut de la fiche.

Si vous souhaitez adresser les demandes de saisie à un autre utilisateur extranet que celui défini sur l'entité de gestion, vous devrez basculer l'origine de la configuration en configuration personnalisée.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton Remplacer par une configuration personnalisée
Dans la fenêtre, renseignez le nom de l’entité juridique afin que le champ utilisateur extranet soit filtré sur le ou les utilisateurs rattachés à cette entité. Vous pouvez aussi directement choisir un utilisateur sans renseigner d'entité juridique.
Cliquez sur Enregistrer pour valider les modifications.

Etape 3 : Activer la saisie permanente (facultatif)

Si vous cochez la case pour activer la saisie permanente, votre utilisateur pourra modifier cette fiche à tout moment. Si vous ne cochez pas la case, vous devrez effectuer des demandes de saisies ponctuelles pour que votre utilisateur puisse modifier ses informations.

Etape 4 : Vérifier et affecter le modèle de saisie

Si vous avez défini un modèle par défaut pour le type objet de cette fiche, il est déjà affecté sur la fiche. Vous pouvez bien sûr remplacer ce modèle par un autre en fonction de vos besoins.
Pour remplacer le modèle de saisie, cliquez sur le bouton Crayon

Cliquez sur Enregistrer pour valider vos modifications. La configuration est terminée.

Si vous avez activé la Saisie permanente, l’utilisateur extranet désigné a d’ores et déjà accès à la saisie.
Si vous n’avez pas activé la Saisie permanente, vous devez maintenant lancer une demande de saisie. Cette action est possible directement depuis cette fiche en cliquant sur le bouton Demander une saisie extranet