Activer l'extranet sur une Entité de gestion

Bon à savoir : Lorsque l’on active l'extranet sur une entité de gestion, cela donne accès à la saisie pour tous les objets qu'elle gère, sous réserve que les modèles de saisie correspondants existent bien.

En configurant l'accès à l'extranet depuis l'entité juridique, vous pourrez décider :

• d'autoriser la saisie soit de façon ponctuelle soit de façon permanente
• d'autoriser la modification de la fiche Entité de gestion
• d'autoriser la modification des fiches
• d'autoriser la création de nouvelles fiches
• d'autoriser la saisie pour tous les types objets ou seulement pour certains

Les trois étapes de la configuration

1. Créer son ou ses modèles de saisie et les désigner comme modèles par défaut pour la modification et/ou la création de fiches. Revoir les tutos sur les modèles de saisie : Extranet - Autoriser l'accès à la saisie pour vos prestataires touristiques
2. Désigner l'utilisateur extranet qui effectuera la mise à jour de l'information
3. Activer la saisie permanente ou lancer une demande de saisie ponctuelle

Etape 1 : Retrouver les Entité sur lesquelles vous souhaitez activer l'extranet

A noter avant de commencer : l’activation de l'extranet se fait sur la fiche de l'entité de gestion, en consultation et non pas en la modifiant.

Pour accéder à toutes les fiches pour lesquelles vous avez la possibilité d'activer l'extranet (c'est à dire, les fiches dont vous êtes propriétaires ou celles appartenant à un autre membre mais pour lesquels vous avez été désigné comme responsable saisie extranet), rendez-vous sur l’écran Déléguer / Objets / Objets sous ma responsabilité.

Utilisez les filtres de recherche situés en haut de l'écran pour retrouver facilement l'entité de gestion sur laquelle vous souhaitez travailler.

Cliquez sur le nom de l’Entité sur laquelle vous souhaitez ouvrir l'extranet pour accéder à sa fiche détaillée

Etape 2 : Désigner l'utilisateur extranet

Sur la fiche de l’Entité juridique, cliquez sur l’onglet Collaboration pour afficher son contenu. C'est dans cet onglet que toute la configuration de l'extranet doit être réalisée

L'ajout d'un utilisateur extranet se fait dans la partie Sélectionner le destinataire des formulaires de mise à jour.
Si, au moment du parrainage de votre prestataire vous avez pris soin de renseigner à quelle Entité juridique il devait être rattaché, le champ est déjà rempli avec le nom de l’utilisateur.
Si ce n'est pas le cas, le champ est vide, et vous devez ajouter l'utilisateur manuellement en cliquant sur l'icône Crayon

Dans cette fenêtre, sélectionnez dans le 1er champ l'Entité juridique de l'utilisateur extranet. Dans le 2e champ, vous retrouverez alors le ou les noms des utilisateurs rattachés à cette Entité. Sélectionnez la personne à qui vous souhaitez ouvrir l'accès à la saisie. Cliquez sur Enregistrer pour valider votre choix.

Etape 3 : Choisir le mode de saisie

Par défaut, lorsque l'extranet est paramétré, le mode de saisie est ponctuel, c'est à dire que vous devrez lancer une demande de saisie à votre prestataire pour qu'il puisse modifier sa fiche. Cette demande lui permettra alors de saisir ses informations dans une période donnée (définie par vous).
Si vous cochez la case Activer la saisie permanente, votre utilisateur pourra modifier ses fiches à tout moment.

A noter : si vous souhaitez donner la possibilité au prestataire de créer de nouvelles fiches, la saisie permanente doit obligatoirement être activée.

Autoriser la modification de la fiche Entité juridique

Le champ Modèle de modification de cette fiche, concerne l'accès à la mise à jour de la fiche de l'Entité juridique. Si vous souhaitez autoriser la modification de cette fiche à votre prestataire, vous devrez avoir prévu un modèle de saisie spécifique et l'ajouter en cliquant sur l'icône Crayon situé à droite du champ.