Import Excel – Rattacher des lieux sur des fiches Fêtes et manifestations

Ce tutoriel vous présente un cas d’usage concernant les fiches de type Fête et Manifestation mais il est évidemment transposable à d’autres types d’objets.
Par exemple, vous pouvez être amenés à attacher des lieux à des fiches de type Activités (rendez-vous devant l’Office de Tourisme, au bureau du prestataire, etc.) ou Séjours (rendez-vous dans une gare, sur un parking, etc.).

A noter avant de commencer

• Pour utiliser les fonctionnalités d’imports Excel, vous devez avoir la permission de Gestionnaire d’import (permission au niveau du membre). Si vous n'en disposez pas, contactez votre animateur départemental
• Seuls les fichiers avec une extension .xls sont acceptés pour l’import.
• Pour modifier en objet existant via un import vous devez, soit en être le propriétaire, soit avoir été désigné comme membre collaborateur par son propriétaire.

Pour affecter des lieux sur des fiches, il est nécessaire que ces lieux soient bien renseignés dans la base de lieux de la plateforme Apidae. Pour le vérifier, accédez à cette base dans le menu Administrer / Référentiel / Lieux

Ce tutoriel se décompose en 4 étapes :

• Création du modèle d’export Excel
• Export des fiches EVE (export Excel réimportable)
• Paramétrage de l’import dans Excel
• Import du fichier Excel dans Apidae

Etape 1 : Créez votre modèle d’export Excel

Coup de pouce : Un modèle d’export Excel avancé destiné à l’import correctif des lieux est disponible dans la bibliothèque du réseau (Z01 – Import correctif des lieux). Pour l'utiliser, vous pouvez le trouver dans le menu Administrer / Excel / Modèles d’export réseau

Sinon, créez votre propre modèle dans Administrer / Excel / Modèles d’export Membre

Cliquez sur le bouton Créer situé en haut à droite de la barre de navigation

Dans le sélecteur de type objet, choisissez Fête et Manifestation

Donnez un nom à votre modèle d’export

Ajoutez (à minima) les champs suivants à votre modèle d’export :

• Nom
• Lieu

Enregistrez votre modèle

Etape 2 : Exportez vos fiches Fêtes et Manifestations

A partir de l’écran Mes données, filtré sur les fiches de type Fête et Manifestation (1), sélectionnez les objets sur lesquels vous souhaitez affecter des lieux. Pour sélectionner les objets, utilisez les coches pour ajouter les fiches une à une ou le bouton Tout sélectionner pour ajouter la totalité de la liste de résultats

Cliquez sur le bouton Traitements situé en haut à droite de la barre de navigation

Dans le menu du bouton Traitements, choisissez Export Excel personnalisé

Dans cette fenêtre, choisissez le modèle d’export Excel que vous venez de créer (1) puis cochez la case Effectuer un export réimportable (2)

Cliquez sur Valider pour continuer

Une notification vous informe que le traitement est bien lancé

Dès lors que l’export est réalisé, la bulle de notifications s’actualise. Cliquez dessus pour ouvrir son menu, puis cliquez sur l’icône de téléchargement pour ouvrir votre fichier Excel

Etape 3 : Paramétrez votre fichier Excel

Dans la colonne Action, remplacez AUCUNE par MODIFICATION

Dans la colonne localisation.lieu, vous devez renseigner, pour chaque objet, l’identifiant du lieu. A noter : les lignes grisées ne sont pas prises en compte dans les imports

Pour récupérer cette information, accédez à la base de lieu : Administrer / Référentiel / Lieux

Si besoin, décochez les cases Limiter à mon périmètre géographique et/ou Limiter aux lieux dont je suis le propriétaire

Les identifiants des lieux sont affichés en bout de ligne dans la colonne du nom

Renseignez, pour chaque objet, ces identifiants dans la colonne localisation.lieu de votre fichier Excel. Vous pouvez ensuite enregistrer (au format .xls) et fermer le fichier.

Etape 4 : Importez votre fichier Excel dans Apidae

Naviguez dans le menu principal Gérer / Imports / Mes imports d’objets

Cliquez sur le bouton Nouvel import situé en haut à droite de la barre de navigation

Dans cette fenêtre, cliquez sur Choisissez un fichier (1) pour récupérer votre fichier Excel dans votre ordinateur.
Nous vous déconseillons d’activer la case Valider directement les objets importés (2). Cela vous laisse une sécurité s’il vous arrivait de vous tromper au moment du paramétrage de l’import dans Excel.

Vous pouvez éventuellement, demander que votre fichier soit importé dès que possible en activant la case à cocher Importer le fichier dès que possible (3). Attention, ne pas utiliser cette option si votre fichier comporte plus de 1200 lignes.  Cliquez enfin sur Créer la tâche d’import pour continuer (4)

Une notification vous informe que l’import est bien programmé

Dès lors que l’import est terminé, celui-ci apparait comme tel sur l’écran Mes imports d’objets

Vérifier l’import et le valider

Accéder au rapport détaillé de l’import

Depuis l’écran Gérer / Imports / Mes imports d’objets vous pouvez accéder aux rapports détaillés de vos imports en cliquant sur les icônes Loupe

Sur cet écran, dans le bloc Description (1), vous retrouvez les informations générales de la tâche d’import. Vous pouvez aussi télécharger le fichier d’export Excel (2).
La partie rapport détaillé de l’import vous permet de visualiser les éventuelles erreurs survenues pendant l’import (3). Vous pouvez télécharger ce rapport (4)

Valider l’import

Depuis l’écran Gérer / Imports / Imports à valider, vous retrouvez tous les objets inclus dans vos imports. Il est conseillé d’ouvrir quelques une des fiches pour vérifier que les modifications effectuées sont bien celles que vous souhaitiez.

Si vous constatez des erreurs, vous pouvez annuler la demande d’import via le bouton Traitements

Pour valider les imports, sélectionnez vos fiches puis cliquez sur le bouton Traitements et choisissez Valider les demandes d’import Excel