Le petit oiseau va sortir, dites “Bzzzzzz” en toute sérénité

Principes généraux

La diffusion des photos et multimédias est très encadrée. Vous avez des obligations légales qui, si elles ne sont pas respectées peuvent entraîner des sanctions lourdes. Avant toute publication, vous devez donc vous assurer que vous avez les autorisations et droits nécessaires à leur diffusion via le réseau Apidae (chapitres IX et X de la charte réseau).

Pour vous aider dans vos démarches, les abeilles ont fait appel à un juriste pour établir un modèle de contrat qui pourra vous servir de base légale auprès des fournisseurs de photos et multimédias.

Si vos socio-professionnels vous fournissent leurs photos :

Votre seule démarche : faites leur signer les Conditions d’Adhésion au Référencement et à la Rediffusion d’Offres Touristiques sur la plateforme Apidae. Ce document vous certifie que les photos qu’ils vous fournissent sont exploitables selon la charte Apidae.

Dans tous les autres cas :

Assurez vous d’avoir un contrat vous donnant les droits d’exploiter ces photos.

Pour  vous aider dans cette démarche, Apidae vous propose un contrat type [à télécharger en bas de cet article]. C’est une base si vous n’avez pas déjà de document juridique.

L’objectif est bien de protéger l’office de tourisme (ou tout autre membre contributeur) et de vous assurer que vous avez les droits de diffusion des photos ou multimédias que vous partagez sur la plateforme Apidae

Ce document est une base. Libre à vous de voir les accords que vous voulez mettre en place avec vos prestataires.

En parlant de prestataire, la propriété intellectuelle et les droits photos concernent toute personne ou tout organisme vous fournissant photos et multimédias :

ex :

• un photographe professionnel
• vos partenaires touristiques (prestataires touristique, organisateur d'événement…)
• un individuel /photographe amateur
• le personnel de votre structure
• …

Assurez vous d’être en règle avec chacun d’entre eux !

Petit conseil, vous pouvez profiter d’un envoi de vos questionnaires de mise à jour ou de vos documents d’adhésion pour faire signer cette convention.

Une fois la (les) convention(s) signée(s), vous pouvez saisir vos photos et médias sur vos fiches Apidae en toute sérénité !  

Petits conseils et bonnes pratiques :

Il n’est pas possible de signer un contrat unique pour toutes les photos actuelles et à venir.

En effet (heureusement et malheureusement ! ), le droit d’auteur ne permet pas de régler définitivement une situation pour l’avenir. On dit plus juridiquement que « La cession globale des œuvres futures est nulle » : article L. 131-1 du Code de la propriété intellectuelle.

Il est tout de même possible de se faciliter la vie dans certains cas  (ouf !!)

Conseil n°1 : la gestion de vos contrats

Pour toutes vos photos existantes réalisées avec votre photographe :

... et pour chaque propriétaire de photos, nous vous proposons les conseils suivants :

1. Numérotez chaque contrat (si plusieurs contrats avec le même fournisseur de données).
2. Faites l’inventaire des photos concernées (ou autres documents concernés par la cession de droits) que le membre possède déjà.
3. Joignez une copie des photos au contrat : visuel (ex. copie d’écran) et le nom des fichiers des photos concernées avec la durée d’utilisation.
4. Faites signer le contrat avec les pages paraphées par les 2 parties (vous et le propriétaire des photos).
   

Si un contrat a déjà été signé avec un propriétaire de photos sans avoir fait l’inventaire ou s’il vous transmet de nouvelles photos :

1. Préparez un avenant au contrat d’origine. (modèle type avenant à télécharger en bas de la page)
2. Listez les photos concernées.
3. Joignez une copie des photos (ex. copie d’écran) et le nom des fichiers des photos concernées avec la durée d’utilisation.
4. Faites signer l’avenant par les 2 parties (vous et le propriétaire des photos).

NB : si les conditions du contrat changent pour une ou plusieurs photos (ex. durée de cession de droits ou autre), il faudra faire signer un nouveau contrat mentionnant les nouvelles clauses + les photos concernées.

Conseil n°2 :  attention aux changements de propriétaires d’établissements

Soyez vigilant dans le cas d’un changement de propriétaire d’un établissement (par exemple lors de la reprise d’un hôtel). Il vous faudra impérativement revoir les accords portant sur les photos enregistrées sur Apidae sur tous les objets concernés par ce changement (objets liés, fiches activées, etc.)

1. Modifiez la date de publication des photos au jour même (et assurez vous que votre site internet ne fait pas remonter les photos “périmées”)
2. Contactez le nouveau propriétaire pour lui demander ses propres photos.
3. Faites lui signer les Conditions d’Adhésion au Référencement et à la Rediffusion d’Offres Touristiques sur la plateforme Apidae.

• Supprimez d’Apidae les photos non couvertes par ce nouveau document.

Conseil n°3: A quel moment vous préoccuper de ces problématiques ?

1. Vous pouvez profiter de l’envoi de vos questionnaires de mise à jour ou de vos documents d’adhésion pour faire signer la convention.
2. Lors d’un changement de propriétaire d’établissement : dès que vous avez connaissance du changement ! :)
3. Lorsque de la fusion de plusieurs structures (ex. fusions d'offrices de tourisme
4. Lors d'un transfert de fiche Apidae à un autre propriétaire.

Conseil n° 4 : Rappels pour bien renseigner les champs dans Apidae

1) Champ copyright : vous devez mentionner l’identité du titulaire des droits de la photo ou de l’illustration (personne physique ou personne morale).

• Il doit être libellé de la manière suivante :
• Si on connaît le nom du photographe, indiquer : “[Nom du photographe] / [éventuellement la structure qui gère les droits]” (nom de l’agence du photographe, du prestataire ou OT)
• Si on ne connaît pas le nom du photographe, indiquer : « DR (pour Droits Réservés) / [nom de l’OT] » s’il a eu la cession des droits ou « DR / [nom prestataire touristique] » si c’est le prestataire qui a eu la cession des droits).

2) Champ Date limite de publication : correspond à la durée de vos droits en fonction de votre convention.

ATTENTION: Pensez à vos utilisateurs extranet !
Si certains de vos prestataires saisissent via l’extranet, assurez vous également que vous êtes en règle et que les champs “copyright” et “date limite de publication” sont bien saisis.

Conseil n°5 : Pour les photos que vous prenez vous-mêmes :

1) Pour les œuvres protégées par le droit d’auteur

Photographier une « œuvre protégée par le droit d’auteur » équivaut à la reproduire, ce qui nécessite l’obtention d’une autorisation. Attention : le droit d'auteur protège un large éventail d'oeuvres différentes, par exemple : les oeuvres littéraires, artistiques, photographiques, les messages publicitaires, les cartes, graphiques et dessins techniques …

Photographier certains bâtiments / monuments peut nécessiter une autorisation, notamment si celui-ci occupe une part substantielle de la photo.

2) Présence de personnes sur les photos

Si des personnes sont présentes sur des photos et qu’elles sont reconnaissables, celles-ci doivent signer une autorisation d’exploitation de leur image, précisant le contexte, l’usage qui sera fait des photos, ainsi qu’une éventuelle durée d’autorisation. Si le sujet est un enfant, l’autorisation écrite du responsable légal sera nécessaire.

Il est conseillé de faire appel à des figurants volontaires (par exemple, des salariés du CDT/OT…) plutôt que de photographier des inconnus.

A vous de jouer !!

A consulter également :

• Tuto saisie illustrations
• Tuto saisie multimédias
• Tuto "Conditions d'adhésion Apidae pour les socio-professionnels et fournisseurs d'information"