Conditions d'adhésion Apidae pour les socio-professionnels et fournisseurs d'informations

Noyés dans le RGPD ? Pas de panique : voici une bouée !

Afin de se mettre en conformité avec la nouvelle loi européenne sur la protection des données personnelles (RGPD), le réseau s’est fait accompagner d’un avocat afin de mettre à disposition de tous les membres contributeurs le document, intitulé Conditions d’adhésion Référencé Apidae [à télécharger en bas de cet article] : une version sans commentaires : qui sera à compléter et à envoyer à vos référencés + 1 version annotée avec les aides pour compléter le document (pour vous, membres contributeurs).

Ce document encadre vos relations avec vos socio-professionnels sur le périmètre commun au réseau Apidae.

Pour tous les traitements qui sont propres à chaque membre, il est conseillé de faire signer un document à part qui décrit vos propres traitements (à voir avec votre DPO).

Le document est à signer entre le membre contributeur (Office de Tourisme, CDT,...) qui collecte la donnée  et son socio-professionnel ou autre fournisseur d’information, dénommé “Référencé”.

Il est accompagné d’un modèle de lettre d’information à destination des Référencés, que vous pouvez réutiliser [à télécharger en bas de l’article].

Ce document est un 3 en 1 qui permet à la fois de :

• décrire comment sont utilisées les informations transmises par les socio-professionnels et autres fournisseurs d’informations saisies dans Apidae,
• cadrer correctement la gestion des droits photos, droit à l’image et autres droits d’auteur des informations transmises par les socio-professionnels et autres fournisseurs d’informations saisies dans Apidae,
• se mettre en conformité avec le RGPD dans le cadre d’Apidae.

Détail des objectifs :

• Expliquer aux socio-professionnels le principe de fonctionnement du référencement et de la rediffusion sur le Réseau Apidae.
• Informer les prestataires de la façon dont leurs données personnelles seront traitées sur la Plateforme Apidae (par le Membre Contributeur et les autres membres du Réseau) afin de se conformer aux obligations du RGPD.
• Sécuriser l’exploitation des offres touristiques par le Réseau Apidae en termes de droits de propriété intellectuelle et/ou de droit à l’image attachés aux données contenues dans les offres touristiques.

A ce sujet, le référencé signe à travers ce document avec son OT un engagement du même ordre que celui que signe le membre contributeur dans la charte du réseau. Ils doivent s’assurer qu’ils ont les autorisations et droits nécessaires à leur diffusion via le réseau Apidae.

Il comprend :

• le corps du document qui explique ce que fait Apidae avec ses informations ; les conditions de mise à jour, l’obligation de moyens du membre contributeur; la gestion de la propriété intellectuelle et des droits
• des annexes :
  • charte des données personnelles (RGPD)
  • propriété intellectuelle (dont photos)
  • droit à l’image (pour les personnes qui sont sur les photos)

Le document est à signer une seule fois entre chaque socio-professionnel ou autre fournisseur d’informations et son OT ou autre membre contributeur, quelque soit le nombre d’offres touristiques gérées par ces derniers. Le document est ensuite reconduit de façon tacite chaque année, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties (Membre Contributeur ou Référencé).

Une seule obligation : envoyer le document.

Le RGPD nous oblige à informer le propriétaire des offres touristiques de la collecte de ses information et du traitement de ses données personnelles qui est fait dans le cadre d’Apidae.

(C’est ce qui est décrit dans l’annexe 1 du document)

Il faut conserver la trace de l’envoi (courrier ou mail avec accusé de réception)

Sous quel délai envoyer le document ?

L’envoi du document au socio-professionnel est obligatoire (RGPD oblige(*)) par courrier ou par mail :

• au moment de la 1ère collecte de l’information par le membre contributeur, directement auprès du socio-professionnel  
• dans un délai d’un mois après une collecte indirecte (ex. info trouvée sur internet, dans la presse, …)

en mentionnant au socio-professionnel qu’il peut s’opposer au référencement de ses données dans Apidae en contactant l’Office de Tourisme (cf. modèle type de lettre d’accompagnement en bas de l'article)

Pourquoi faire signer le document ?

La signature du document est fortement conseillée.

Elle permet de sécuriser le membre contributeur en termes de droits d’exploitation des photos notamment. Si ce n’est pas le cas, l’OT peut s’exposer à ne pas avoir les droits pour un usage de la photo sur Apidae (cf. charte Apidae), et en cas de litige photo avec un photographe, à devoir en supporter les coûts.

Si vous n’avez pas la signature du document:

• Nous vous conseillons de supprimer les photos transmises et autres éléments susceptibles d’être soumis à des droits de propriété intellectuelle (pdf, descriptif avec une patte journalistique, …).
• Vous pouvez en revanche conserver la fiche objet dans Apidae ainsi que les données personnelles du fournisseur de l’information tant que le fournisseur de l'information ne vous a pas demandé de les supprimer.

Suivi administratif :

Pour vous aider à gérer les envois du document, nous avons créé dans Apidae 2 critères détaillés dans ce tuto.

Ils vous permettront de suivre vos envois et les retours du document.

(*)Côté RGPD :

Les traitements mis en oeuvre par le Réseau Apidae relèvent de l’intérêt légitime (nous avons besoin des données personnelles collectées pour référencer correctement l’offre touristique, la diffuser, gérer cette offre et le socio-professionnel dans Apidae, et permettre aux touristes de recontacter le référencé).

Justification qu’on retrouve dans le document :

« Les informations que nous collectons dans la Base Apidae sont nécessaires au Réseau Apidae et aux Diffuseurs pour communiquer vos Offres Touristiques et les diffuser auprès de tout public intéressé ou à la recherche d’informations touristiques. Cette diffusion s’inscrit dans une mission de service public de valorisation du territoire touristique concerné et profite à la société de façon générale, qu’il s’agisse des acteurs économiques du tourisme que des citoyens qui recherchent de l’information touristique. Par exemple, votre nom et vos coordonnées peuvent être nécessaires pour que le public vous contacte, pour effectuer une réservation, obtenir des informations complémentaires sur vos Offres Touristiques. Parce que ces informations sont le plus souvent des informations que vous rendez publiques et/ou qu’il s’agit d’informations en lien avec une activité associative, commerciale ou professionnelle, nous considérons que leur utilisation et leur diffusion ne porte pas atteinte à vos droits et libertés. »

Ce qui signifie que nous avons obligation d’informer le socio-professionnel du référencement de son (ses) offre(s) touristique(s) dans Apidae.

Comment les socio-professionnels et autres fournisseurs d’informations peuvent accéder à l’info saisie dans Apidae ?

• contacter son membre contributeur
• se connecter à www.apidae-tourisme.com ; se créer un compte utilisateur si ce n’est pas déjà fait et rechercher son offre :

Attention les questionnaires papier ne représentent pas l’intégralité des photos et autres multimedia ainsi que les aspects, … il est recommandé de leur faire consulter leur fiche.

Quelques cas particuliers :

1. Cas des socio-pro qui adhéraient à plusieurs OT : chaque OT renvoie son document en fonction des fiches qu’il gère.
2. Fiches en collaboration : dans le cadre des passerelles (Gîtes  de France et Clévacances), les OT doivent envoyer le document aux propriétaires d’hébergement dont ils gèrent les fiches en collaboration. Le réseau Apidae va s’assurer auprès des fournisseurs de données qu’ils sont bien en conformité avec le RGPD.
   

D'autres questions ?

-> consultez notre FAQ

A lire également :

• Bonnes pratiques et contrats types pour les droits photos et autres multimédia.
  Cet article vous donnera les clés pour vos questions sur les droits photos. Il propose un modèle de convention photo dans le cas où vous exploitez vos propres photos sur Apidae, ou dans le cas où votre Référencé vous demande conseil.