FAQ - Conditions d’adhésion socio-pros et autres fournisseurs de contenu

Cette Foire Aux Questions (FAQ) liste les questions fréquentes que vous avez remonté aux animateurs sur le document "Conditions d’adhésion socio-professionnels et autres fournisseurs de contenu", que vous devez envoyer à vos socio-professionnels et autres fournisseurs de contenu qui ont au moins une fiche dans Apidae (cf. tuto correspondant).

Ces conditions d'adhésions s'inscrivent dans le cadre de l'audit mené pour le RGPD sur le périmètre Apidae. Pour tous les traitements qui sont propres à chaque membre, il est conseillé de faire signer un document à part qui décrit vos propres traitements (à voir avec votre DPO).

Sous quel délai envoyer le document ?

L’envoi du document au socio-professionnel est obligatoire (RGPD oblige(*)) par courrier ou par mail :

• au moment de la 1ère collecte de l’information par le membre contributeur, directement auprès du socio-professionnel  
• dans un délai d’un mois après une collecte indirecte (ex. info trouvée sur internet, dans la presse, …)

en mentionnant au socio-professionnel qu’il peut s’opposer au référencement de ses données dans Apidae en contactant l’Office de Tourisme (cf. modèle type de lettre d’accompagnement en bas de l'article)

Que faire si le fournisseur de contenu / socio-professionnel ne me retourne pas le document signé : peut-on conserver les fiches gérées par lui dans Apidae ?

• Nous vous conseillons de supprimer les photos transmises et autres éléments susceptibles d’être soumis à des droits de propriété intellectuelle (pdf, descriptif avec une patte journalistique, …).
• Vous pouvez en revanche conserver la fiche objet dans Apidae ainsi que les données personnelles du fournisseur de l’information tant que le fournisseur de l'information ne vous a pas demandé de les supprimer.

Le document est très riche : comment aider mes socio-professionnels à mieux le comprendre ?

Les conditions d'adhésion ont été réalisés par un avocat, avec l'aide de vos animateurs. Un effort a été fait pour le clarifier au maximum, mais cela demeure un document juridique. Il doit être utilisé tel quel, sans modification, sauf éléments à compléter ou option d'indemnisation à choisir qui sont indiqués explicitement dans le document.

Une explication de texte est téléchargeable à partir du tuto sur les Conditions d'Adhésions

Doit-on faire signer les conditions à toutes les structures (associations comprises) ?

Si vous n'avez pas de photos ou autres informations soumises à la propriété intellectuelle sur les fiches concernées, vous avez juste l'obligation d'envoyer le document pour informer les structures des traitements de leurs données personnelles faites dans Apidae. Les conditions ne sont à signer que pour garantir les droits photos et autres droits à la propriété intellectuelle.