FAQ - Conditions d’adhésion socio-pros et autres fournisseurs de contenu

Cette Foire Aux Questions (FAQ) liste les questions fréquentes que vous avez remontées aux animateurs sur le document "Conditions d’adhésion socio-professionnels et autres fournisseurs de contenu", proposé par Apidae pour vous aider à gérer votre relation avec vos socio-professionnels et autres fournisseurs de contenu qui ont au moins une fiche dans Apidae (cf. tuto correspondant).

Ces conditions d'adhésion s'inscrivent dans le cadre de l'audit mené pour le RGPD sur le périmètre Apidae. Pour tous les traitements qui sont propres à chaque membre, chaque membre doit prévoir l’information et les mesures adaptées à ses propres traitements (à voir avec votre DPO).

À noter : ce document est un modèle proposé par Apidae. Il ne se substitue pas aux Conditions générales Apidae et à leurs annexes, qui encadrent les obligations des membres dans leur utilisation d’Apidae. Chaque membre reste libre d’utiliser tout autre moyen qu’il juge nécessaire ou plus adapté à son organisation, notamment pour les traitements de données personnelles ou les usages de propriété intellectuelle qui lui sont propres.

Sous quel délai informer le socio-professionnel ?

L’information au socio-professionnel est obligatoire au titre du RGPD. Elle doit être réalisée :

• au moment de la 1ère collecte de l’information par le membre contributeur, directement auprès du socio-professionnel  
• dans un délai d’un mois après une collecte indirecte (ex. info trouvée sur internet, dans la presse, …)

Le document proposé par Apidae peut être utilisé pour transmettre cette information, par courrier ou par mail, en mentionnant au socio-professionnel qu’il peut s’opposer au référencement de ses données dans Apidae en contactant l’Office de Tourisme (cf. modèle type de lettre d’accompagnement en bas de l'article)

Que faire si le fournisseur de contenu / socio-professionnel ne me retourne pas le document signé : peut-on conserver les fiches gérées par lui dans Apidae ?

• Nous vous conseillons de supprimer les photos transmises et autres éléments susceptibles d’être soumis à des droits de propriété intellectuelle (pdf, descriptif avec une patte journalistique, …).
• Vous pouvez en revanche conserver la fiche objet dans Apidae. Les données personnelles du fournisseur d’information doivent être conservées et supprimées conformément aux durées de conservation prévues dans les Conditions générales Apidae et leur annexe 4 RGPD.

Le document est très riche : comment aider mes socio-professionnels à mieux le comprendre ?

Les conditions d'adhésion ont été réalisés par un avocat, avec l'aide de vos animateurs. Un effort a été fait pour le clarifier au maximum, mais cela demeure un document juridique. Il doit être utilisé tel quel, sans modification, sauf éléments à compléter ou option d'indemnisation à choisir qui sont indiqués explicitement dans le document.

Une explication de texte est téléchargeable à partir du tuto Conditions d’adhésion socio-professionnels et autres fournisseurs de contenu.

Doit-on faire signer les conditions à toutes les structures (associations comprises) ?

Si vous n'avez pas de photos ou autres informations soumises à la propriété intellectuelle sur les fiches concernées, c'est l'information de la structure sur les traitements de ses données personnelles dans Apidae qui est obligatoire au titre du RGPD : la signature du document n'est pas nécessaire pour répondre à cette obligation d'information.

La signature des conditions est en revanche recommandée pour sécuriser les droits sur les photos et autres contenus susceptibles d'être soumis à des droits de propriété intellectuelle.