Conditions d'adhésion Apidae pour les socio-professionnels et fournisseurs d'informations

Noyés dans le RGPD ? Pas de panique : voici une bouée !

Afin de se mettre en conformité avec la réglementation européenne sur la protection des données personnelles (RGPD), le réseau s’est fait accompagner d’un cabinet d’avocats afin de mettre à disposition de tous les membres contributeurs le document intitulé Conditions d’adhésion Référencé Apidae [à télécharger en bas de cet article].

Ce document encadre vos relations avec vos socio-professionnels sur le périmètre commun au réseau Apidae. Il a été conçu comme un « 3 en 1 » pour :

• expliquer le fonctionnement du référencement et de la diffusion des offres touristiques dans Apidae ;
• informer les socio-professionnels sur le traitement de leurs données personnelles dans le cadre d’Apidae ;
• sécuriser les droits nécessaires à l’utilisation des contenus transmis (photos, textes, droit à l’image…).

Il permet ainsi de regrouper dans un même document ces différents sujets et d’éviter de multiplier les documents à transmettre.

À noter : ce document est un modèle proposé par Apidae : son utilisation n’est pas obligatoire. Il ne se substitue pas aux Conditions générales Apidae et à leurs annexes. Chaque membre reste libre d’utiliser tout autre moyen adapté. 

Pour les traitements de données personnelles ou les usages de contenus qui lui sont propres, chaque membre doit prévoir les modalités adaptées à sa situation, en lien avec son DPO le cas échéant.

Le document comporte quelques commentaires destinés à vous aider à le compléter. Avant de le transmettre à vos socio-professionnels ou autres fournisseurs d’informations, pensez à compléter les informations demandées, à choisir les options correspondant à votre situation et à supprimer les commentaires.

Dans le document, le socio-professionnel ou autre fournisseur d’informations est dénommé « Référencé ».

Un modèle de lettre d’information est également proposé [à télécharger en bas de l’article].

Que contient le document ?

• le corps du document qui précise les conditions de référencement et de diffusion des offres touristiques dans la Base Apidae, les engagements des parties, ainsi que les règles relatives aux contenus transmis et aux droits nécessaires à leur utilisation ;
• des annexes concernant :
  • les données personnelles (RGPD),
  • la propriété intellectuelle (dont photos),
  • le droit à l’image (pour les personnes présentes sur les photos)

Une obligation : informer le socio-professionnel

Le RGPD nous oblige à informer le propriétaire des offres touristiques de la collecte et du traitement de ses informations personnelles réalisés dans le cadre d’Apidae.

C’est notamment ce qui est décrit dans l’annexe 1 du document.

Il est important de conserver la preuve que cette information a bien été communiquée au socio-professionnel ou autre fournisseur d’informations. (courrier ou mail avec accusé de réception)

Sous quel délai envoyer le document ?

L’information du socio-professionnel est obligatoire au titre du RGPD. Elle doit être réalisée :

• au moment de la 1ère collecte de l’information par le membre contributeur, directement auprès du socio-professionnel  
• dans un délai d’un mois après une collecte indirecte (ex. info trouvée sur internet, dans la presse, …)

Le document proposé par Apidae et le modèle de lettre d’accompagnement peuvent notamment être utilisés pour transmettre cette information en mentionnant au socio-professionnel qu’il peut s’opposer au référencement de ses données dans Apidae en contactant l’Office de Tourisme.

Pourquoi faire signer le document ?

La signature du document n’est pas nécessaire pour satisfaire à l’obligation d’information prévue par le RGPD. Elle est néanmoins fortement conseillée afin de sécuriser notamment les droits nécessaires à l’utilisation des photos et autres contenus transmis.

Elle permet de sécuriser le membre contributeur en termes de droits d’exploitation des photos notamment. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez vous exposer à ne pas avoir les droits pour un usage de la photo sur Apidae (cf. Conditions Générales Apidae), et en cas de litige photo avec un photographe, à devoir en supporter les coûts.

A noter : si vous choisissez de faire signer le document, une seule signature suffit pour l’ensemble des offres touristiques gérées par le socio-professionnel ou autre fournisseur d’informations. Il n’est donc pas nécessaire de le faire signer pour chaque offre.

Les Conditions sont conclues pour une durée indéterminée et peuvent être résiliées dans les conditions prévues par le document.

Si vous n’avez pas la signature du document:

• Nous vous conseillons de supprimer les photos transmises et autres éléments susceptibles d’être soumis à des droits de propriété intellectuelle (pdf, descriptif avec une patte journalistique, …).
• Vous pouvez en revanche conserver la fiche objet dans Apidae tant que le fournisseur de l'information ne vous a pas demandé de la supprimer. Les données personnelles du fournisseur d’information éventuellement présentes dans cette fiche ou associées à celle-ci doivent, quant à elles, être conservées et supprimées conformément aux durées de conservation prévues dans les Conditions générales Apidae et leur annexe RGPD.

Suivi administratif :

Pour vous aider à gérer l’information des socio-professionnels et le retour des documents, nous avons créé dans Apidae 2 critères détaillés dans ce tuto.

Ils vous permettront de suivre vos envois et les retours du document.

(*)Côté RGPD :

Les traitements mis en œuvre par le Réseau Apidae relèvent de l’intérêt légitime (nous avons besoin des données personnelles collectées pour référencer correctement l’offre touristique, la diffuser, gérer cette offre et le socio-professionnel dans Apidae, et permettre aux touristes de recontacter le référencé).

Justification qu’on retrouve dans le document :

« Les informations que nous collectons dans la Base Apidae sont nécessaires au Réseau Apidae et aux Diffuseurs pour communiquer vos Offres Touristiques et les diffuser auprès de tout public intéressé ou à la recherche d’informations touristiques. Cette diffusion s’inscrit dans une mission de service public de valorisation du territoire touristique concerné et profite à la société de façon générale, qu’il s’agisse des acteurs économiques du tourisme que des citoyens qui recherchent de l’information touristique. Par exemple, votre nom et vos coordonnées peuvent être nécessaires pour que le public vous contacte, pour effectuer une réservation, obtenir des informations complémentaires sur vos Offres Touristiques. Parce que ces informations sont le plus souvent des informations que vous rendez publiques et/ou qu’il s’agit d’informations en lien avec une activité associative, commerciale ou professionnelle, nous considérons que leur utilisation et leur diffusion ne porte pas atteinte à vos droits et libertés. »

Ce qui signifie que nous avons obligation d’informer le socio-professionnel du référencement de son (ses) offre(s) touristique(s) dans Apidae.

Comment les socio-professionnels et autres fournisseurs d’informations peuvent accéder à l’info saisie dans Apidae ?

• contacter son membre contributeur
• se connecter à www.apidae-tourisme.com ; se créer un compte utilisateur si ce n’est pas déjà fait et rechercher son offre :

Attention les questionnaires papier ne représentent pas l’intégralité des photos et autres multimedia ainsi que les aspects, … il est recommandé de leur faire consulter leur fiche.

Quelques cas particuliers :

1. Cas des socio-pro qui adhéraient à plusieurs OT : chaque OT renvoie son document en fonction des fiches qu’il gère.
2. Fiches en collaboration : dans le cadre des passerelles (Gîtes  de France et Clévacances), les OT doivent envoyer le document aux propriétaires d’hébergement dont ils gèrent les fiches en collaboration. Le réseau Apidae va s’assurer auprès des fournisseurs de données qu’ils sont bien en conformité avec le RGPD.
    

D'autres questions ?

-> consultez notre FAQ

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