Afin de se mettre en conformité avec la réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD), le réseau met à disposition un modèle de document juridique spécifique, destiné à faciliter vos démarches avec vos socio-professionnels et autres fournisseurs d’informations.
Ce document « 3 en 1 » permet :
permet :
- d’expliquer le fonctionnement du référencement et de la diffusion des offres touristiques dans Apidae ;
- d’informer les socio-professionnels sur le traitement de leurs données personnelles dans le cadre d’Apidae (RGPD) ;
- de sécuriser les droits nécessaires à l’utilisation des photos et autres contenus transmis (propriété intellectuelle).
À noter : ce document est un modèle proposé par Apidae : son utilisation n’est pas obligatoire. Chaque membre reste libre d’utiliser tout autre moyen adapté.
Ce document, une fois signé, comporte en effet des clauses qui vous permettent d’avoir la preuve de la cession des droits photos notamment, indispensables pour les exploiter au sein du réseau.
Vous êtes nombreux à utiliser ce document.
Suite à vos demandes, et afin de vous aider à gérer les envois et les retours du document, mais aussi potentiellement d'autres documents juridiques qui vous sont propres et qui ont la même vocation, nous avons créé dans Apidae 2 critères détaillés ci-dessous.
Suivi de l'information RGPD dans Apidae
Pour vous permettre de suivre l’information de vos socio-professionnels, rendez-vous sur l'onglet Gestion de vos fiches > Rubrique “Suivi Questionnaires” :
→ Sélectionnez “Mise en conformité RGPD” :
Vous pouvez ensuite indiquer la date à laquelle vous avez informé votre socio-professionnel afin de conserver une trace de cette information :
L’information du socio-professionnel sur le traitement de ses données personnelles est obligatoire au titre du RGPD. Il est important de pouvoir conserver la preuve que cette information lui a bien été communiquée.
Suivi de la cession des droits photos et autres droits d’auteurs :
Pour rappel des Conditions générales Apidae, chaque contributeur doit s’assurer que pour toute photo ou autre élément soumis à droit d’auteur enregistré dans Apidae, il a les droits suffisants pour la diffusion.
Pour gérer le suivi des envois des documents de mise en conformité de la cession des droits (soit le document spécifique à envoyer à vos socio-pros, soit tout autre contrat de cession de droits), vous pouvez le faire dans Apidae :
→ RDV onglet Gestion de vos fiches > Rubrique “Suivi Questionnaires”
→ Sélectionnez “Convention pour les droits photos et multimédias” :
Vous pouvez ensuite indiquer la date à laquelle vous avez envoyé votre document de mise en conformité RGPD ou vos conventions pour les droits photos afin de garder un suivi de quand vous avez informé votre socio-professionnel, et indiquer également quand vous aurez reçu le document signé. (Pensez à modifier la date au moment de la réception).
N’oubliez pas de renseigner aussi dans l’onglet multimédia :
1) Le Champ copyright : vous devez mentionner l’identité du titulaire des droits de la photo ou de l’illustration (personne physique ou personne morale).
- Il doit être libellé de la manière suivante : indiquer : “[Nom du photographe] / [éventuellement la structure qui gère les droits]” (nom de l’agence du photographe, du prestataire ou OT)
2) Le Champ Date limite de publication : correspond à la durée de vos droits en fonction de votre convention.
ATTENTION: Pensez à vos utilisateurs extranet et autres plateformes de collecte de données alimentant Apidae !
Si certains de vos prestataires saisissent via l’extranet ou autres plateformes de collecte de données, assurez vous également que vous êtes en règle et que les champs “copyright” et “date limite de publication” sont bien saisis.
En savoir plus sur les conditions d'application du document juridique ?
Nous vous invitons à lire tuto dédié :
Conditions d'adhésion Apidae pour les socio-professionnels et fournisseurs d'informations
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