Afin de se mettre en conformité avec la loi européenne sur la protection des données personnelles (RGPD), le réseau vous a mis à disposition un modèle de document juridique spécifique, 2 en 1, qui vise à vous faciliter les démarches administrative avec vos socio-professionnels.

Ce document permet à la fois de :

1. Se mettre en conformité avec le RGPD en tant qu’OT, en envoyant le document au socio-pro, lors d’un 1^er référencement dans Apidae. Il vous permet d’informer vos socio-pros que vous les avez référencés dans Apidae.
2. Se mettre en conformité avec les obligations du réseau sur les droits photos, dès lors que le socio-pro vous renvoie le document signé.

Ce document, une fois signé, comporte en effet des clauses qui vous permettent d’avoir la preuve de la cession des droits photos notamment, indispensables pour les exploiter au sein du réseau.

Vous êtes nombreux à utiliser ce document. 

Suite à vos demandes, et afin de vous aider à gérer les envois et les retours du document, mais aussi potentiellement d'autres documents juridiques qui vous sont propres et qui ont la même vocation,  nous avons créé dans Apidae 2 critères détaillés ci-dessous.

Suivi de la mise en conformité RGPD dans Apidae

Pour vous permettre de suivre l’envoi et le retour du document de mise en conformité RGPD, rendez-vous sur l'onglet Gestion de vos fiches > Rubrique “Suivi Questionnaires” :

→ Sélectionnez “Mise en conformité RGPD” :

Vous pouvez ensuite indiquer la date à laquelle vous avez envoyé le document RGPD pour garder le suivi de quand vous avez informé votre socio-professionnel :

 Afin de vous conformer au RGPD, l'envoi de ce document et la trace de l'envoi est obligatoire.

En savoir plus

Suivi de la cession des droits photos et autres droits d’auteurs :

Pour rappel des conditions générales Apidae, chaque contributeur doit s’assurer que pour toute photo ou autre élément soumis à droit d’auteur enregistré dans Apidae, il a les droits suffisants pour la diffusion.

Cf. Tuto " Bonnes pratiques et contrat type pour les droits photos, multimédias et autres types de données"

Pour gérer le suivi des envois des documents de mise en conformité de la cession des droits (soit le document spécifique à envoyer à vos socio-pros, soit tout autre contrat de cession de droits), vous pouvez le faire dans Apidae  :

→ RDV onglet Gestion de vos fiches > Rubrique “Suivi Questionnaires”

→ Sélectionnez “Convention pour les droits photos et multimédias” :

Vous pouvez ensuite indiquer la date à laquelle vous avez envoyé votre document de mise en conformité RGPD ou vos conventions pour les droits photos afin de garder un suivi de quand vous avez informé votre socio-professionnel, et indiquer également quand vous aurez reçu le document signé. (Pensez à modifier la date au moment de la réception).

N’oubliez pas de renseigner aussi dans l’onglet multimédia :

1) Le Champ copyright : vous devez mentionner l’identité du titulaire des droits de la photo ou de l’illustration (personne physique ou personne morale).

• Il doit être libellé de la manière suivante : indiquer : “[Nom du photographe] / [éventuellement la structure qui gère les droits]” (nom de l’agence du photographe, du prestataire ou OT)

2) Le Champ Date limite de publication : correspond à la durée de vos droits en fonction de votre convention.

ATTENTION: Pensez à vos utilisateurs extranet et autres plateformes de collecte de données alimentant Apidae !

Si certains de vos prestataires saisissent via l’extranet ou autres plateformes de collecte de données, assurez vous également que vous êtes en règle et que les champs “copyright” et “date limite de publication” sont bien saisis.

En savoir plus sur les conditions d'application du document juridique ?

Nous vous invitons à lire tuto dédié :

Conditions d'adhésion Apidae pour les socio-professionnels et fournisseurs d'informations