Fusion Excel -> Word avec images – Apidae Tourisme - Site d'aide aux utilisateurs

Merci à Nadine Charra (Animatrice Apidae Ardèche) pour la rédaction de ce tuto

Etape 1 - Créer le modèle d'export Excel personnalisé

Besoin de vous rafraîchir les idées pour la création de modèles d'exports Excel ?
Consultez ce tuto :https://apidae-tourisme.zendesk.com/hc/fr/articles/360000803092-Créer-ses-modèles-d-exports-Excel-personnalisés

Dans Apidae, créez votre modèle d'export Excel personnalisé (Administrer / Excel / Modèle d’export membre).
Choisissez les colonnes et critères à ajouter en fonction du document à réaliser.
Pour les images, ajoutez le champs Illustrations, puis dans les options, choisissez 1 colonne pour chaque critère sélectionné et sélectionnez les critères image principale + format fiche (3 choix : format liste, format fiche, format diaporama)
Nommez le modèle et enregistrez le.

Etape 2 - Recherchez les objets à exporter

Recherchez vos objets à partir de la recherche avancée ou dans le menu Gérer / Mes données
Sélectionnez les fiches à exporter, puis dans le bouton Traitements, choisissez Export Excel Personnalisé
Dans le champ Mes modèles d'export, recherchez le modèle Excel créé à l'étape précédente puis validez

Une notification vous signalera que l’export est fini. Cliquez sur Télécharger pour ouvrir le fichier Excel. Enregistrez votre fichier et fermez Excel.

Etape 3 - Préparation du document Word

Cliquez sur Insertion / tableau (2 colonnes, 1 ligne)

Cliquez ensuite sur Publipostage avec assistant de fusion.

Etape 1 : Choisissez répertoire.
Etape 2 : Sélection des destinataires – Parcourir – rechercher le tableau Excel enregistré auparavant. Cliquez 2 fois sur OK
Etape 3 : Disposition de votre répertoire – Autres éléments – cliquez dans la 1^ère colonne pour insérer les champs (nom, commune….) mais pas image principale
Vous pouvez modifier la mise en page : mettre en couleur, taille de la police, etc.

Dans la 2^ème colonne du tableau (destinée à la photo), mettre le curseur dans la cellule, cliquez sur Insertion - QuickPart – Champ

Sélectionnez InclureImage - Nommez le fichier par un nom temporaire (ex : nana) et cocher la case les données ne sont pas enregistrées avec le document

Vous n’avez toujours pas d’image mais une croix

Cliquez sur ALT + F9. Sélectionnez le nom temporaire (ex : nana) et le supprimer.
A la place et entre les “ “ Insérez le champ de fusion « Image principale » (dans Autres éléments)

Faire ALT + F9 (toujours pas d’image = normal). Cliquez sur Aperçu de votre répertoire
Attention, selon votre version de Word, il se peut que ALT+F9 ne fonctionne pas. Dans ce cas, effectuez la manip suivante : sélectionner tout / CTRL + A + F9