Cette documentation a été rédigée par Cyril Noël (Animateur Apidae - Savoie Mont-Blanc Tourisme)
Les OT et territoires ont besoin d'imprimer des brochures diverses et variées. L'info se trouve partiellement ou totalement dans la plateforme Apidae selon les cas de figure. Apidae permet de générer des fichiers Excel qui sont compatibles avec les outils de PAO pour faire des fusions (comme dans Word) et ainsi générer rapidement des documents finis ou presque.
Cet article a pour objectif de détailler la procédure de travail idéale.
L'enjeu consiste à mettre en place une méthodologie qui permettrait de livrer des documents dans un laps de temps très réduit ce qui implique à la fois une extrême rigueur dans la fourniture du fichier contenant les données et d'autre part une automatisation de toutes les taches possibles côté agence. En année N+1 le gain de temps sera considérable si vous utilisez la même maquette.
On peut estimer que la fusion dans Indesign est intéressante à partir d’un seuil de 8 objets traités.
Cela signifie notamment que toutes les corrections doivent être faites dans Apidae et nullement par échange de mail, fax… entre OT et agence et d'autre part que le BAT fourni par l'agence n'est pas un outil de relecture et correction pour les adhérents de l'OT. Ce travail doit être préalablement réalisé par l'OT sur des maquettes Word.
1 - OT et Agence : Calibrage des pages et évaluation du volume de données
L’OT et l’agence valident ensemble le contenu et la forme des informations issues de la plateforme Apidae à intégrer sur la brochure.
A partir d'un premier fichier d’export Excel brut (non corrigé) ou en se basant sur votre brochure de l'année précédente, l’agence va pouvoir estimer le volume des données à intégrer. L'agence établit un chemin de fer puis définit le format des données à afficher pour respecter la pagination souhaitée et vous donner éventuellement certaines contraintes notamment en terme de taille de descriptif car un bloc ne peut contenir plus de x caractères ou plus de x pictos.
Sont définis lors de cette étape les pictos, logos, photos à intégrer.
2 - Agence : Préparation du processus de fusion
Suite à ce premier échange, l'agence va pouvoir créer les maquettes de mise en page. Elle va également préparer les processus d'automatisation des différentes tâches.
Requêtes conditionnelles
Certaines requêtes permettront de gérer du contenu et de la mise en forme. Dans l'exemple ci-dessous, on ne souhaite pas afficher fax si l'hôtel n'en possède pas et en plus ne pas laisser de ligne vide
Sans requête conditionnelle
Hôtel des sapins
Tél : 04 50 00 00 00
Fax :
Bel hôtel au bord du lac des Sapins…
Avec requête conditionnelle
S'il n'y a pas de fax, on n'affiche pas fax : et on ne laisse pas de ligne vide.
Hôtel des sapins
Tél : 04 50 00 00 00
Bel hôtel au bord du lac des Sapins…
Gérable uniquement dans Indata, easycatalog ou alors dans Excel. Pour ceux qui utilisent Indesign, vous travaillerez avec des « rechercher remplacer »
Regroupement
Le regroupement consiste à n'afficher qu'une seule fois une info redondante sous forme de tête de chapitre
Exemple :
Dans un programme d'animation, les évènements peuvent être regroupés par date
Avant regroupement
14/7/08
18:00 Concours de pétanque
14/7/08
22:30 Feu d'artifice
14/7/08
23:00 bal populaire
Après regroupement
14/7/08
18:00 Concours de pétanque
22:30 Feu d'artifice
23:00 bal populaire
Gérable uniquement dans Indata, easycatalog ou alors dans Excel. Pour ceux qui utilisent Indesign, vous devrez épurer le fichier à la main
Dans le cas présent il est recommandé de plutôt importer un doc Word qui aura géré les regroupements.
Remplacement des critères par des pictos
Après avoir conjointement choisi les pictos que vous voudrez afficher pour enrichir la description de vos prestations, l'agence va créer une police picto et vous donnera la table de correspondance
A A bar
B B salle de gym
C C piscine couverte
D D piscine extérieure
Remplacement de labels par des pictos ou images
Donner la liste des labels, chaines.
Exemple : Logis de France, Gîtes de France, Clévacances…
Attention pour les Logis de France, il y a une combinaison de 2 critères : le label et le nombre de cheminées.
N’exporter peut être que ceux concernant les cheminées.
L'agence peut intégrer ces images dans la police picto
Remplacement de logos
Apidae permet le stockage de logos dans des zones dédiées et facilement extractibles. S’il n’y en a qu’un seul, on peut le gérer comme l’insertion des images en récupérant le nom du fichier et en préfixant la colonne par un @ pour qu’Indesign détecte qu’il s’agit bien 'une image.
Préparation des images et intégration automatique
Apidae permet le stockage d’images de 10 Mo.
L’office de tourisme devra s’assurer qu’il a bien déposé des images originales dans Apidae pour garantir une qualité suffisante lors de la réalisation de la brochure.
L'agence devra retraiter à l’aide d’un script dans Photoshop l’ensemble des images obtenues dans le ZIP pour obtenir le format désiré.
Elles devront conserver le même nom pour une plus grande simplicité d’usage.
L’agence devra remplacer les extensions initiales .jpg .png… par l’extension choisie (.EPS…) dans le fichier Excel.
Génération de la table des matières en automatique
L'agence devra prendre les dispositions nécessaires pour que les tables des matières puissent s'actualiser automatiquement.
3 - OT : Extraction des données de Apidae dans un fichier Excel
Le fichier devra être correctement paramétré pour simplifier son exploitation. Votre animateur Apidae peut vous accompagner dans ce paramétrage : https://www.apidae-tourisme.com/apidae-tourisme/animateurs-coordination-globale/
Les différentes étapes à suivre sont :
- Génération d’un modèle d’export Excel personnalisé
- Export des infos Apidae
- Retraitement du fichier .xls
- Prévalidation du document par une fusion sous Word
- Transmission du fichier .xls converti au format txt unicode définitif à l’agence pour fusion sous Indesign
Il peut être intéressant d’exporter les clés de vos objets notamment pour gérer des ordres d'affichage complexes…
Trier le fichier (le fichier doit être dans l'ordre de la mise en page souhaitée). Définir l'ordre des rubriques avec votre agence. Dans le cas d'un guide pratique, commencez-vous par les activités, les hébergements…Comment classez-vous vos hôtels, par ordre alpha croissant, décroissant, par classement…
L’agence souhaite t’elle des fichiers séparés (probablement pour Indesign) ou un seul (Easycatalog et Indata savent le gérer).
Nettoyage du fichier
Si vous souhaitez intégrer des pictos
Il faudra extraire les critères concernés dans des colonnes dissociées et remplacer les Oui par des lettres déterminées par l'agence. L'agence va créer une police de pictos cad qu'elle va mémoriser qu'à la place du « A » il faut mettre un picto "animaux", à la place du « B » un picto "Wifi"…
Tableau original
Titre objet | Animaux acceptés | Confort |
Hôtel du Buet | Sauna | |
Hôtel les Mouettes | Oui | Sauna | Wifi |
Hôtel Bellevue | Wifi |
Tableau paramétré pour dissocier les critères en plusieurs colonnes (option d'export proposée dans Apidae)
Titre objet | Animaux acceptés | Wifi | Sauna |
Hôtel du Buet | Non | Non | Oui |
Hôtel les Mouettes | Oui | Oui | Oui |
Hôtel Bellevue | Non | Oui | Non |
Tableau préparé pour l'agence de com (il faudra utiliser la fonction rechercher / remplacer pour arriver à ce résultat et dans l'idéal faire une macro qui sera capable d'effectuer cet ensemble de corrections en une seule fois)
Titre objet | Animaux acceptés | Wifi | Sauna |
Hôtel du Buet | c | ||
Hôtel les Mouettes | A | b | c |
Hôtel Bellevue | b |
Supprimer les retours paragraphes
Il est impératif que votre fichier ne contienne pas de retour paragraphe dans les descriptifs.
Créer une macro dans Excel en intégrant le code dessous qui permet de supprimer tous les retours à la ligne et de les remplacer par un |
L’agence devra remplacer les | par des retours à la ligne dans le document Indesign
Selection.Replace What:=Chr(10), Replacement:="|", LookAt:=xlPart, _
SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False, SearchFormat:=False, _
ReplaceFormat:=False
Remplacer certains caractères ou textes
Si vous avez 2 N° de tél, on remplacera le symbole « | » par une virgule ou un tiret.
Si vous exportez les types de cuisines proposées pour un restaurant, vous aurez quelque chose du genre "Cuisine asiatique | Cuisine chinoise". On pourra remplacer " | Cuisine" par une virgule. Cela donnera "Cuisine asiatique, chinoise".
Apporter des corrections de mise en forme
Si vous voulez que votre texte apparaisse en majuscule, il suffit de le signaler à l'agence qui peut intervenir sur la casse de votre texte.
En revanche, si vous voulez qu'il traite la mise en forme de tarif ou de date, il faudra effectuer un retraitement dans le fichier avant de l'envoyer à l'agence.
Le fichier devra être converti au format txt ….
Sauvegarde du fichier
Une fois le csv ou Excel ouvert, "l'enregistrer sous" au format "texte unicode.txt"
Maquette de pré-validation sous Word
Le fichier adressé à votre agence doit être un fichier définitif sur lequel vous n'apporterez plus aucune modification.
Nous préconisons donc la génération d'une maquette sous Word pour validation par les prestataires et commerçants du contenu.
A partir du fichier Excel nettoyé, l’OT réalise une fusion Word correspondant aux infos souhaitées sur la brochure. Votre animateur Apidae peut vous aider dans la réalisation de cette maquette.
Toute correction sur la maquette Word doit faire l'objet d’une correction dans Apidae, de la génération d'un nouvel export Excel et d'une nouvelle simulation sous Word.
4 - Agence : génération de votre brochure
Envoi du fichier définitif à l'agence qui va générer la mise en page sans faire de mise en page.
Relecture des informations par l’OT pour s’assurer qu’il n’y ait pas de bug technique.
Si feu vert de l’OT, l’agence peut finaliser la mise en page.
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