Fusion Excel -> Indesign

Ce document ne traite pas des fonctionnalités du logiciel Indesign. Il a simplement pour objet de vous permettre de réaliser la fusion entre votre fichier Excel extrait de la plateforme Apidae et Indesign.

Fusion sans image

Après avoir créé votre modèle d'export Excel personnalisé, exportez les fiches que vous souhaitez faire apparaître dans votre brochure à partir de ce modèle.

Préparation du fichier Excel

Une fois votre export Excel prêt, nous vous conseillons vivement d'en faire une relecture globale. Ceci permet en général de détecter quelques fautes de frappe ou d'orthographe ou encore des informations incomplètes. Une étape importante pour s'assurer d'intégrer dans Indesign des données propres.

Une fois le fichier relu, corrigé et approuvé, vous pouvez l'enregistrer au format Texte (séparateur: tabulation) ou Texte Unicode

Préparation du document Indesign

Préparer la maquette du document en ajoutant tous les champs, dans leur mise en forme et leur emplacement définitif. Les champs de fusion correspondent aux intitulés des colonnes Excel.

Fusion des données

Dans Indesign, ouvrez le menu Fenêtres et choisissez Utilitaires pour afficher la palette Fusion de données qui va permettre de réaliser la fusion.

Cliquez sur le menu de la palette fusion de données et cliquez sur Sélectionner la source de données

Parcourez votre ordinateur pour retrouver votre fichier d'export Excel

L'ensemble des colonnes contenues dans votre fichier Excel apparaît maintenant dans votre palette.

Attribuez les champs de fusion correspondants à votre maquette. Par exemple pour fusionner le nom de la fiche, double-cliquez sur l'entrée Nom de votre maquette (1) pour la sélectionner (mettre en surbrillance) puis cliquez sur l'entrée Nom de la palette (2). Dès lors que la correspondance est correcte, le champ de votre maquette se transforme en balise et affiche un format tel que celui-ci <<Nom>>.

Répétez l'opération pour l'ensemble des champs

Une fois toutes les correspondances établies, activez la case Aperçu (1) de la palette pour afficher les données qui seront fusionnées. Les flèches (2) vous permettent de naviguer entre les différentes entrées.

Si vous ne repérez pas d'erreurs ou de problème dans l'intégration des données, vous pouvez procéder à la fusion en cliquant sur le bouton Créer un document fusionné de la palette

Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de modifier les options de la fusion, notamment en paramétrant le nombre d'éléments à paramétrer par pages. Plus d'informations sur ce points ici (paragraphe "Fusion des enregsitrements" : https://helpx.adobe.com/fr/indesign/using/data-merge.html#about_data_merge 

La fusion est terminée et vous pouvez maintenant boucler votre mise en page.

Fusion avec image

Si vous souhaitez intégrer des images dans votre document, il faudra ajouter dans votre modèle d'export Excel personnalisé le champ Illustrations et, dans les options de ce champ, activer la case Nom de fichier.
Dans le menu déroulant, choisissez Format d'origine

Une fois le fichier Excel exporté, ouvrez le, vous allez devoir y apporter une petite modification.
il faut modifier l'intitulé de la colonne Nom du fichier pour qu'au moment de la fusion Indesign comprenne qu'elle contient des images.
Ajoutez un '@ (apostrophe + arobase) avant Nom du fichier.

Enfin, enregistrez (au même endroit que votre document Indesign) ce fichier au format Texte unicode 

Procédez ensuite à l'export des multimédias des objets à fusionner (voir le tuto : http://aide.apidae-tourisme.com/exporter-les-multimedias/).
Dans l'archive zip générée par Apidae, il vous faut extraire les images dans un dossier. La marche à suivre dépend de l'outil que vous utilisez mais, en règle général, vous devriez trouver un bouton nommé "extraire vers".
Attention, enregistrez bien les images au même emplacement que votre document Indesign

Procédez ensuite à la fusion en suivant les mêmes étapes que celles décrites ci-dessus dans la partie fusion sans image.

Nota : Si, dans votre modèle d'export personnalisé Excel, vous avez choisi un format de fichier autre que le format d'origine, ce format va apparaître dans les noms des images. Il faudra supprimer cette information avant la fusion. Pour modifier l’intégralité de votre colonne rapidement, utilisez l'option Rechercher et Remplacer (raccourci clavier CTRL + H) et dans le champ Rechercher tapez -liste et laissez le champ Remplacer vide. Enfin, cliquez sur Remplacer tout.