Fusion Word -> Indesign

Afin de pré-formater la mise en page de votre document Indesign, il peut être intéressant de passer par Word en utilisant les styles et les macros pour organiser vos données.

Cette méthode ne présente un intérêt que si les objets importés dans Indesign sont de longueur variable (notamment les Fêtes et manifestations ou les Activités) et qu'ils sont difficilement importables dans des blocs de textes pré-formatés. Dans le cas contraire (si les éléments exportés s’inscrivent dans des blocs homogènes), une fusion directe depuis Excel vers Indesign sera plus rapide.

Etape 1 : Export des données depuis Apidae vers Excel

Vous pouvez retrouver ici l'ensemble des tutoriels dédiés aux exports Excel dans Apidae : https://apidae-tourisme.zendesk.com/hc/fr/sections/360000193711-Les-exports-Excel

Etape 2 : Fusion Excel -> Word

Dans votre document Word, formater les différents éléments à l’aide des styles

Procéder ensuite à la fusion du fichier Excel

Sélectionnez votre export Excel Apidae (qui a été renommé "word indd" dans la copie écran ci-dessous)

Si vous n'avez pas modifié ou enrichi votre export Excel Apidae, il ne comprend qu'une seule feuille, il suffit donc de valider.

Faire correspondre les champs en cliquant sur le menu Insérer un champ de fusion

Puis cliquez sur Terminer la fusion en choisissant l'option Modifier les documents individuellement

Enregistrez votre répertoire.
Attention : Indesign ne supporte pas forcément les .docx, il est donc recommandé de sauvegarder au format .doc

Etape 3 : Import du document Word dans Indesign

Maintenant que votre répertoire est prêt, vous allez pouvoir l’importer dans Indesign. Vous pourrez choisir de convertir les styles Word en styles Indesign ou de faire correspondre les styles Word avec les styles Indesign

Dans Indesign, cliquez sur Fichier / Importer

Lors du choix du fichier source, activez la case Afficher les options d’importation et cliquez sur ouvrir

Dans la fenêtre d’options d’importation, veillez à ce que la case Conserver les styles et la mise en forme du texte et des tableaux soit active (1) puis activez l’option Personnaliser l’importation des styles (2) et cliquez sur le bouton Correspondance de style

Dans cette fenêtre, pour chaque style Word, choisissez une option dans le menu situé sous le style Indesign :

• S’il Indesign ne détecte aucun conflit, choisissez Nouveau style de paragraphe ou Nouveau style de caractère
• Si Indesign détecte un conflit, choisissez l’option Redéfinir le style Indesign pour mettre le texte importé en forme selon le style Word. Choisissez un style Indesign existant pour modifier la mise en forme du texte qui utilise le style et choisissez Renommer automatiquement pour renommer le style Word.

Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Correspondance de style, puis de nouveau sur OK pour importer le document.
Et enfin, importez vos données en cliquant dans l’angle supérieur gauche de votre document. Vous pourrez vérifier dans la palette des styles que toutes les correspondances de styles ont bien été appliquées.

Cas particulier des documents qui doivent utiliser plusieurs styles sur une même ligne

Si, dans votre brochure vous souhaitez pouvoir utiliser plusieurs styles de paragraphes sur une même ligne, voici une astuce qui vous permettra de gérer facilement ce cas particulier.
Exemple : [Style 1]Nom de l'objet - [Style 2] Date

Dans votre document Word, appliquez une couleur différente à chaque champ de fusion 

Conseil : Afin de vous assurer de pouvoir facilement identifier vos couleurs après la fusion dans Indesign, n'utilisez pas les couleurs standards mais plutôt les autres nuances de la palette

Enregistrez votre document Word puis procéder à la fusion dans Indesign comme expliqué ci-dessus mais n'activez pas la case Afficher les options d’importation
Une fois le document fusionné dans Indesign, utilisez le raccourci clavier CTRL + F pour afficher la fenêtre Rechercher/Remplacer

Dans cette fenêtre, utilisez le champ Rechercher le format pour rechercher/remplacer par vos couleurs. Cliquez sur l'icône loupe situé à droite de la fenêtre pour aller chercher la 1ère couleur

Dans cette fenêtre, dans la colonne de gauche, choisissez l'option Couleur des caractères (1). Choisissez ensuite dans la liste des couleurs celle correspondant au 1er format (2). Les couleurs issues de Word sont facilement identifiables car préfixées par "Word-". Cliquez sur OK pour valider (3)

Dans la fenêtre Rechercher/Remplacer, cliquez maintenant sur l'icône loupe du bloc Remplacer le format 

Dans cette fenêtre, choisissez le menu style de caractère pour affecter le style approprié