Fusion Excel -> Word : Réalisation d'un agenda avec tri par dates

Merci à Nadine Charra (animatrice Apidae - Ardèche) pour la rédaction de ce tuto

Cette documentation vous permettra de réaliser ce type d'agenda

Etape 1 - Création du modèle d'export Excel

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi utiliser le modèle d'export de la bibliothèque réseau intitulé Z01 - EVE champs pour programme d'animation qui contient tous les champs nécessaires comme le complément réservation, les âges mini et maxi dans les clientèles, l'entité de gestion pour l’organisateur…
Dans ce cas, passez directement à l'étape 2. 

Dans Apidae, créez votre modèle d'export Excel en intégrant les différents champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre agenda. Dans notre exemple, nous avons choisi :

• Commune
• Nom de l’événement
• Descriptif court
• Gratuit
• Téléphone

Ajoutez également le champs Périodes d’ouvertures en choisissant l'option 1 ligne par période d’ouverture et en sélectionnant les données suivantes :

• Période courte
• Date de début
• Date de fin

Donnez un nom à votre modèle d'export puis vous pouvez l'enregistrer.

Etape 2 - Export des fiches événements (recherche avancée ou mes données)

Exemple de recherche :

• En Ardèche
• Fêtes et Manifestations
• Exclure portée « locale » et « pour les habitants »
• Exclure les « marchés réguliers » (événements récurrents)
• Par exemple : Du 1^er juillet au 31 août 2016
  

Lancez votre recherche et sélectionnez toutes les fiches puis, dans le bouton Traitements choisissez Export Excel personnalisé

Choisissez le modèle d'export Excel que vous venez de créer puis validez le lancement de l'export

Lorsque que l'export est terminé, récupérez le fichier dans le menu des notifications

Etape 3 - Préparer le fichier Excel pour la fusion

Ouvrez le tableau Excel et supprimez les données inutiles :

• Colonnes : Date de début FR ; Date de fin FR ; Téléphone international
• Evénements inutiles….

Triez les événements par dates avec la colonne « Date de début » : Sélectionnez « tout le tableau » en mettant le curseur dans la case située entre 1 et A

Cliquez sur Données – Trier – Trier par « date de début »
Colonne période courte : Grâce au champ « Période courte », les périodes d’ouverture sont correctement saisies.

Pour regrouper les dates, insérez une colonne à coté de « Période courte ». Cette colonne s’appellera « Date OK ».  Mettre la formule suivante : =SI(A2=A1;"";A2)
Les dates en doublon seront supprimées.
Enregistrez le tableau Excel

Etape 4 - Fusion dans Word

Ouvrez un nouveau document Word et allez dans Publipostage

1. Cliquez sur « Répertoire » + suivant
2. Utilisez le document actuel + suivant
3. Parcourir = rechercher le tableau Excel enregistré auparavant + OK + OK
4. Disposition de votre répertoire – Autres éléments
5. Choisir les champs à mettre dans le document
   
6. Mise en page du document (couleurs, police …)
   
7. Aperçu de votre répertoire
   
8. Fin de la fusion – Dans un nouveau document – Tous – OK
   
9. Mise en page : 2 colonnes….