ApidaeForm - Fusion publipostage dans Outlook

Tuto corédigé par Benjamin Fontaine (Vaucluse Attractivité) et Isaline Grand (Isère Attractivité).

Exporter les formulaires

Vos formulaires ont déjà été générés, il faut à présent exporter les formulaires :

Un fichier va s'exporter, enregistrez-le en csv.

Créer votre modèle de lettre

Créer un document Word pour le publipostage et écrire le texte d'accompagnement qui s'ajoutera dans le corps du mail :

Mise en conformité RGPD et Droits photos

Astuce : nous vous recommandons de profiter de la mise à jour des données Apidae pour transmettre à vos socio-pros le document relatif aux conditions d'adhésion Apidae (mise en conformité RGPD et droits photos). Plutôt que d'alourdir vos mails avec une P.J., vous pouvez créer une page sur votre site Internet, non accessible depuis le menu, afin de mettre en téléchargement les conditions d'adhésion à destination de vos socio-pros. Dans le corps du mail à rédiger vous pouvez ainsi faire un lien vers votre page où les conditions d'adhésion sont accessibles en téléchargement : voici le fichier à pré-remplir avec les informations relatives à votre office de tourisme. Le prestataire devra accepter ensuite les conditions d'adhésion directement dans le formulaire Apidae Form.

20181005-Conditions adhesion Référencés Apidae.docx

Voir article : Conditions d'adhésion Apidae pour les socio-professionnels et fournisseurs d'informations

Fusion publipostage

Démarrer la fusion publipostage, onglet publipostage puis cliquer sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas :

Sur la droite l'assistant va s'afficher, sélectionner le type Lettres ou Courriers selon la version de votre Word puis cliquer sur Suivante (en bas) :

Sélectionner Utiliser le document actuel (qui correspond au texte préalablement rédigé où vous êtes) :

Sélection des destinataires pour laquelle vous allez choisir une liste existante, en l'occurrence le fichier csv des questionnaire exporté que vous avez enregistré :

Chercher le fichier csv et valider la fenêtre suivante. Veiller à bien avoir Autre codage et Unicode (UTF-8) sélectionnés :

A présent que le fichier Word est associé à votre fichier csv, positionner le curseur de votre souris au niveau du texte où vous aimeriez insérer un champ de fusion :

Nous vous recommandons à minima d'ajouter le champ Nom (pour rappeler dans le mail le nom de la fiche Apidae).

Cliquer sur Publipostage / Insérer un champ de fusion. Chaque champ de fusion correspond à un titre de colonne du fichier csv :

De la même manière on va vouloir ajouter un lien pour cliquer sur le formulaire.

Cliquer sur l'onglet Insertion / liens / lien (ou lien hypertexte selon la version de votre Word) :

Cette pop-up s'ouvre, renseigner un texte à afficher et sélectionner le fichier csv, veiller à ce que l'adresse soit bien remplie lors de la sélection du fichier :

Vous devez obtenir ceci :

Si les champs de fusion n'apparaissent pas, faire simultanément ctrl A puis alt F9 (idem pour repasser en mode texte)

Revenir dans l’onglet publipostage, sélectionnez ce qui est entre cotes après HYPERLINK, conserver quotes " " et insérer a la place le champ d’URL du formulaire :

Résultat :

A présent enregistrer le document, le fermer et le rouvrir, et refaire alt F9 pour corriger à nouveau l’hyperlien comme indiqué ci-dessus.

Au moment de rouvrir le document, cliquez sur Oui à l'ouverture de cette pop-up :

Puis cliquer sur Ok à la suivante :

Il se peut que l'un des champ de fusion tel que le "Nom" ne ce soit pas mis à jour :

Dans ce cas, il suffit de se rendre dans l'onglet Publipostage et de cliquer sur Aperçu des résultats :

Parfois l'URL du formulaire ne change pas à chaque fois qu'on faire défiler l'aperçu des résultats, soyez vigilent à ce que l'URL soit bien différente pour chaque fiche.

Si l'URL reste identique, faîtes ctrl A puis alt F9 afin d'afficher les champs de fusion, il se peut que ce soit le lien du 1er formulaire qui soit resté et que le champ de fusion URL du formulaire ait disparu, il suffit de le remettre en ne sélectionnant que ce qu'il y a entre les quotes "" :

Puis de nouveau Publipostage, insérer un champ de fusion, URL du formulaire :

Le résultat attendu doit être celui-ci :

Refaire de nouveau alt F9 et vérifier que l'URL du formulaire change au survol de la souris lorsque vous faîtes défiler l'aperçu.

Une fois cette partie un peu pénible passée (oui on peut dire que ça l'était ;))

Vous pouvez envoyer vos mails :

Toujours dans Publipostage, cliquer sur Terminer et fusionner / Envoyer des courriers (ou envoyez des messages électroniques) :

Dans A, choisir la colonne avec les mails destinataires.

Pensez à indiquer un objet au mail que vos socio-pros vont recevoir.

Les mails sont envoyés par Outlook. Avant de cliquer sur OK assurez-vous que votre boîte Outlook n'est pas saturée.

Bravo vous avez réussi !