Sur cette interface, vous pouvez trier le tableau en fonction de chacune des colonnes (simplement en cliquant sur leur nom). Vous pouvez également utiliser la recherche texte pour trouver un objet d’après son nom (saisissez au moins 3 caractères).
Quand vous cochez les cases des objets, un nouveau bandeau apparaît
Vous pouvez ainsi :
- Générer un questionnaire pour les offres sélectionnées,
- Passer les questionnaires à l’état suivant (voir le détail ci-dessous)
- Supprimer une offre (de cette liste, cette action ne supprime pas la fiche dans Apidae)
Les questionnaires peuvent avoir 5 états :
- Généré : vous avez cliqué sur le bouton générer les questionnaires, les questionnaires sont prêts à être envoyés. Bon à savoir : pour que les formulaires puissent se générer, les fiches doivent être toutes publiées dans Apidae. Si toutefois vous avez des fiches masquées, il faut les sélectionner directement dans votre tableau de bord Apidae Form et cliquer sur la corbeille pour les supprimer. Ensuite, vous pourrez cliquer de nouveau sur Générer les questionnaires afin que le statut change en Généré.
- Envoyé : vous avez exporté les questionnaires et les avez envoyés à vos prestataires touristiques
- Expiré : le délai sous lequel le questionnaire devait être rempli est passé, le questionnaire est invalidé sans avoir été complété.
-
Reçu : le questionnaire a été rempli par le prestataire touristique.
A partir de ce moment, le lien du questionnaire ne fonctionne plus.
Si vous avez besoin de renvoyer un questionnaire pour la même fiche, vous devrez en générer un nouveau. - Intégré : vous avez validé la mise à jour des informations dans Apidae et avez passé le questionnaire à l’état suivant
Générer les questionnaires
C’est cette action qui va vous permettre de générer une URL à usage unique que vous allez pouvoir transmettre à vos prestataires touristiques.
Le questionnaire ne sera généré que si un autre questionnaire n’est pas déjà existant pour la fiche. |
Cliquez sur Générer les questionnaires
Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir une date d’expiration pour vos questionnaires, c’est-à-dire, définir jusqu’à quelle date vos prestataires pourront répondre à votre questionnaire.
Après cette date, les questionnaires seront inaccessibles. Si un ou plusieurs de vos prestataires n’ont pas répondu, il vous faudra générer de nouveaux questionnaires.
Si vous ne choisissez aucune date, les questionnaires expireront automatiquement au bout de 2 mois.
Quand le traitement est terminé, une notification s’affiche en bas de votre écran pour vous en informer.
Exporter les questionnaires
Une fois que vous avez généré les questionnaires, vous pouvez les exporter.
Cliquez simplement sur le bouton Exporter les questionnaires situé en haut à droite de l’écran.
Vous obtenez un fichier Excel contenant tous les questionnaires qui n’ont pas encore été validés par vos prestataires touristiques.
Le fichier contient les informations suivantes :
- L’identifiant Apidae de la fiche
- Le nom
- La commune
- Les URL à transmettre à vos prestataires touristiques pour accéder aux questionnaires
- La date de génération et la date d'expiration du formulaire
- Les trois premiers contacts renseignés dans Apidae (email, nom, fonction)
Afin d’éviter les problématiques de spam, d’expéditeur non reconnu par vos prestataires touristiques, etc. vous devez envoyer les mails via votre outil préféré ou à partir d’un publipostage Outlook. Cela vous permettra, entre autres, de joindre les documents d’adhésion et de personnaliser votre communication.
Astuces : Besoin d’aide pour effectuer un publipostage Outlook ? ApidaeForm - Fusion publipostage dans Outlook
Suivre ses envois et retours de questionnaires
Apidae ne fait pas de retour sur la validation ou non d’une demande de mise à jour. Si vous souhaitez suivre vos envois et retours de questionnaires dans l’outil, vous devrez donc modifier manuellement l’état des questionnaires.
Pour cela sélectionner les fiches (1) et cliquer sur “passer les questionnaires à l’étape suivante”(2).
Ce bouton ne fonctionne pas pour passer le questionnaire de l’état envoyé a reçu pour éviter les erreurs de manipulation et avoir un suivi. En effet, le questionnaire passe automatiquement à l’état “reçu” lorsque le prestataire touristique le valide.
Supprimer les questionnaires
L'icône poubelle va supprimer de votre vue les fiches sélectionnées ainsi que les éventuels questionnaires en cours. Il n'est pas possible de supprimer un questionnaire envoyé qui n'a pas reçu de réponse.
Bien entendu, cette action ne supprime pas les fiches côté Apidae. Lorsqu’on supprime le questionnaire, le prestataire touristique n’y aura plus accès.
NB : il n'est pas possible de supprimer le lien vers un formulaire Apidae Form, car on considère que le pro peut toujours y répondre. Il est nécessaire d'attendre la fin de validité du formulaire.
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.