A quoi ça sert ?
Cette fonctionnalité permet de fournir à vos prestataires touristiques des questionnaires en ligne pré-remplis pour mettre à jour leurs informations dans la plateforme Apidae.
Ces questionnaires simplifiés sont une excellente alternative à l’utilisation de l’extranet. Ils ne nécessitent aucune création de compte utilisateur ou connaissance du fonctionnement de la plateforme pour les prestataires touristiques.
Les questionnaires proposés sont accessibles pour les types objets suivants :
- Activités
- Commerces et Services
- Producteurs
- Équipement (à l’exception des itinéraires qui sont trop spécifiques)
- Hébergement collectif
- Hébergement locatif
- Hébergement de plein air
- Hôtellerie
- Patrimoine culturel
- Restauration
Simplification oblige, les questionnaires ne contiennent pas tous les champs du questionnaire de saisie Apidae, ni les aspects, mais permettent de mettre à jour les informations essentielles des objets.
Comment ça marche ?
L’Office de Tourisme s’abonne au projet multi-membres ApidaeForm et crée un projet de diffusion dans Apidae qui va envoyer les fiches sélectionnées vers la plateforme de génération des questionnaires.
Sur cette interface, les questionnaires connectés aux fiches Apidae seront accessibles grâce à une URL unique, utilisable une seule fois.
Cette URL du questionnaire en ligne doit être envoyée par mail au prestataire touristique pour vérification des données et modifications si nécessaire. Le prestataire ne peut modifier qu’une seule fois le questionnaire. S’il souhaite apporter de nouvelles modifications, il devra contacter son Office de Tourisme pour que celui-ci lui transmette un nouveau lien vers un autre questionnaire en ligne.
Une fois les modifications enregistrées, l’Office de Tourisme est notifié par mail. Il vérifie, enrichi et valide les modifications directement dans Apidae via les demandes API d’écriture.
La mise en place s’effectue en 6 étapes
- Abonnement au projet dans Apidae
- Création du projet et sélection des offres dans Apidae
- Paramétrage d’ApidaeForm
- Génération des Formulaires dans ApidaeForm
- Envoi des formulaires aux prestataires touristiques via votre propre messagerie
- Validation des demandes d’écriture dans Apidae
La démarche complète est décrite pas à pas dans les tutos suivants :
- Mise en route
- Configuration
- Générer et exporter les questionnaires
- Suivre les retours des questionnaires
En complément, un tuto est disponible pour vos prestataires touristiques : ApidaeForm - Le questionnaire côté prestataire touristique
Pré-requis
Avoir la permission de Gestionnaire API d'écriture
Côté Office de Tourisme, il est nécessaire de disposer de la permission de Gestionnaire API d’écriture.
Cette information est visible sur la fiche de votre compte de membre, dans l’onglet Gestion.
Pour accéder à cette page, rendez-vous dans le menu Administrer / Membres Apidae
Sur cet écran, tapez le nom de votre structure dans le champ Nom (1) et cliquez sur le bouton Filtrer (2)
Cliquez sur le nom de votre structure pour afficher sa fiche détaillée.
Une fois sur cet écran, sélectionnez l'onglet Gestion
La permission de
Gestionnaire API d'écriture est visible dans le bloc Permissions
Si vous n’avez pas cette permission ou souhaitez de l’aide pour vous former, contactez simplement votre animateur départemental.
Disposer des e-mails de vos prestataires touristiques
Les questionnaires générés via ApidaeForm devront être envoyés par mail. Aussi, il est nécessaire que vous disposiez au moins d’une adresse mail valide pour chacun des prestataires touristiques que vous souhaitez interroger.
Les e-mails exploités par ApidaeForm correspondent au premier mail renseigné dans le champ “Moyens de communication” (onglet Présentation) et les deux premiers mails renseignés dans le champ “Contacts” (onglet Contacts) qu’ils soient identifiés comme “Référent” ou non dans Apidae.
Bien sûr, cette information doit être saisie correctement dans Apidae et l’ordre de saisie a son importance.
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