Les notifications par email des fiches en collaboration

Ceci est une nouveauté, en ligne depuis janvier 2023.

Soyez ainsi plus serein avec vos équipes et vos collaborateurs externes.

Un système d'avertissement par e-mail est en place. Il sera utile si :

• Vous venez de former un nouvel agent à la saisie de fiche.
  
• Vous diffusez des prestataires (adhérents) installés en dehors de votre territoire, des fiches en collaboration avec d'autres Offices de Tourisme voisins.
  
• Vous collaborez sur des fiches avec votre CDT/ADT ou votre CRT.
• Vous collaborez avec un PNR
• Votre département dispose d'une passerelle Gîtes de France ou Clévacances

Cela vous permettra d'être averti par e-mail et de rectifier rapidement une action qui pourrait impacter vos outils de diffusion (brochure, site web, appli, borne...) ou qui concerne vos adhérents.

Lorsqu'une fiche fait l'objet :

• d'une suppression 
  
• d'un masquage (y compris le masquage automatique) 
  
• d'un changement de type objet 
• d'un transfert de propriété 

L'auteur de l'action est d'abord avertit que cette fiche est utile à d'autres membre, et que son action va avoir des impacts sur des collaborateurs. Il peut alors s'informer avant de valider son action.
S'il poursuit, les compte administrateurs du propriétaire et des collaborateurs de la fiche seront alertés par e-mail de l'action qui vient d'être faite.

E-mail Avertissement / Alerte :

Lorsque vous recevez ce type d'e-mail d'avertissement, vérifiez si vous aviez un usage (diffusion) de cette fiche. Après avoir contacté l'auteur de l'action, vous aurez alors le choix :

- Rectifier l'erreur : démasquer, restaurer, remettre l'ancien type-objet, remettre l'ancien propriétaire

- Vérifier et adapter vos filtres, sélections afin de prendre en compte le changement qui vient d'être fait, vos sélections doivent être compatibles avec le nouveau propriétaire ou le nouveau type-objet.

IMPORTANT : pour recevoir ces notifications, vous devez :

- avoir un compte Administrateur local ou recevoir les notifications de Gestion des objets touristiques.
ET
- être propriétaire ou collaborateur sur les fiches à suivre.

Les autres déclencheurs d'email d'alerte

Vous recevez également une notification lors du masquage, changement de type objet, ou transfert de propriété de fiche. En revanche, ces actions n’entraînent pas de mise en quarantaine des fiches ce qui ne vous permet pas de les restaurer.  :

• le masquage de fiche (y compris le masquage automatique) => lors du passage à l’état masqué.
• le changement de type objet (lors de la suppression d’une seule fiche ou lors de la validation d’une demande de suppression)

• le transfert de propriété de fiche

Comment retrouver les fiches supprimées / en quarantaine