Activer la collaboration entre membres : les questions à se poser

Documentation rédigée par Cyril Noël - Animateur Apidae - Savoie Mont-Blanc Tourisme

Lorsque 2 membres collaborent sur une fiche, celle-ci apparaît dans la vue « Mes données » des 2 membres, et pour cause : c’est un partage intégral de la fiche, au même titre que deux utilisateurs d’un même membre qui partagent toutes les fiches de leur membre.

La collaboration exige donc une concertation et une communication régulière entre les membres concernés, tout comme le font les utilisateurs d’un même membre. Cela facilite la prise en compte réciproque des besoins d’exploitation de chacun.

Quelques exemples concrets ci-après pour amorcer la réflexion et déterminer si une collaboration entre membres est adaptée.

Utilisation des champs

Le membre collaborateur utilise-t'il tous les champs ou uniquement certains champs sur ses supports papiers ou numériques et lesquels ? Cela est très important pour que le membre qui va lancer un questionnaire, interroge par la même occasion sur les besoins de l'autre membre collaborateur afin de ne solliciter le prestataire, qu'une seule fois.

Par exemple :

• L’OT A n’affiche que les descriptifs courts et détaillés sur son site internet
• L’OT B lui souhaite afficher en plus le complément accueil
• L’OT A saisit au mauvais endroit des informations pratiques dans le descriptif détaillé alors qu’elles devraient être dans le complément accueil
• Si l’OT B déplace les informations du descriptif détaillé dans le complément accueil, l’OT A perd cette information sur son site internet.
• L’OT A doit donc optimiser son développement et en informer l’OT B qui est pénalisé.

Activation de l’expiration

La demande de masquage ou de suppression peut impacter les membres collaborateurs.

Certains OT ne souhaitent pas masquer certaines fiches (des évènements récurrents d’une année sur l’autre) pour ne pas perdre le référencement sur internet.

Images

Certains membres vont privilégier un certain format d’image (horizontal ou vertical), voire une certaine taille… La bonne pratique consiste à stocker les images dans leur format d’origine, chaque agence web les redimensionnera en fonction des projets.

Traductions

L’OT A gère un site exclusivement en français. L’OT B lui souhaite avoir un site français et anglais. Si l’OT A intervient sur un champ texte, il doit donc prévenir l’OT B pour lui dire d’adapter le texte en anglais. Ceci est valable si on passe par un traducteur humain.

A compter de janvier 2023, de la traduction automatique sera intégrée dans Apidae avec Deepl. 
Si l'OT A ne traduit pas, l'OT B pourrait envoyer toutes les fiches en collaboration dans un contrat. Seuls les textes en langues étrangères non modifiés après la modification de la version française peuvent être retraduits.

Attention également sur les multimédias en langues étrangères. Cela peut concerner un PDF, une vidéo, un fichier audio...

Gestion des aspects

L’OT A gère un site exclusivement avec des fiches standard. L’OT B veut personnaliser ses contenus en exploitant les aspects. Si sur la fiche standard il y avait une image illustrant l’accessibilité d’un site, l’OT B souhaitera déplacer l’image dans l’aspect handicap ce qui aura pour effet de la faire disparaitre du site de l’OT A.

Suppression et masquage d’une fiche

L'OT B active la collaboration sur une fiche à l'OT A (adhérent commun aux 2 OT). Si le prestataire d’activité n’adhère plus à l’OT A, celui-ci pourrait être tenté de supprimer ou masquer la fiche. Dans ce cas, l'OT B recevrait une notification l'informant que la fiche est mise en quarantaine (il aura un mois pour la restaurer) ou masquée (l'OT B doit demander la publication et éventuellement retirer la collaboration à l'OT A).

L'OT A peut retirer le critère interne adhérent sur la fiche et demander d'être retiré des membres collaborateurs.

Changement de type objet d’une fiche

Si l'OT A modifie le type objet d'une fiche en collaboration, les autres membres en collaborations sont notifiés. Cela leur permet éventuellement d'ajuster les recherches dans lesquelles remontent cette fiche.