Activer l'extranet pour un prestataire déjà parrainé par un autre membre du réseau – Apidae Tourisme - Site d'aide aux utilisateurs

Vous avez la possibilité de parrainer un utilisateur extranet qui est déjà parrainé par un autre membre du réseau. La marche à suivre dépend du fait que vous soyez Responsable saisie extranet ou non sur les fiches que vous souhaitez déléguer au prestataire.

Le 1er exemple traite le cas dans lequel vous êtes responsable saisie extranet des fiches.
Le 2e exemple présente le cas dans lequel vous n'êtes pas responsable saisie extranet

Exemple 1 :

Savoie Mont-Blanc Tourisme souhaite demander à un prestataire d'activités (Vérane Démo) de mettre à jour ses fiches SEJ via l'extranet.
Auvergne Rhône-Alpes Tourisme parraine déjà ce prestataire d’activités à qui il demande de mettre à jour uniquement ses fiches ENT, COS et ACT.
Dans cet exemple les fiches SEJ appartiennent à Savoie Mont-Blanc Tourisme qui est donc Responsable saisie extranet sur ces objets. Les autres fiches liées au prestataire (ENT, COS, ACT) appartiennent à Auvergne Rhône-Alpes Tourisme.

Marche à suivre côté Savoie Mont-Blanc Tourisme

Retrouver l'utilisateur à parrainer

Pour retrouver un utilisateur déjà parrainé par un autre membre du réseau, naviguez dans le module Déléguer/Utilisateurs extranet / Utilisateurs extranet des autres membres

Sur cet écran, à l'aide des filtres, recherchez l'utilisateur que vous souhaitez parrainer

Une fois l'utilisateur retrouvé, cliquez sur le Plus de la colonne Parrainage / Extranet

Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité d'associer à l'utilisateur une Entité de gestion (1) (parmi celles dont vous avez la propriété).
Dans notre exemple, l'Entité de gestion du prestataire appartient à Auvergne Rhône-Alpes Tourisme, vous ne la retrouverez donc pas ici.
Il n’est pas probablement pas nécessaire d'associer une Entité de gestion à votre prestataire puisque cette information a sûrement déjà été renseignée par Auvergne Rhône-Alpes Tourisme. Pour le vérifier, il faut cliquer sur Utilisateur déjà parrainé par d’autres membres (2).
Si c’est bien le cas, il faut laisser le champ Entité de gestion (1) vide. Dans le cas contraire, laissez également le champ vide car, l'Entité ne vous appartenant pas, vous ne la trouverez pas ici.
Affectez ensuite le statut d'utilisateur extranet (3) à l'utilisateur. Enfin, cliquez sur Enregistrer (4) pour continuer

Une fenêtre vous informe sur la nouvelle configuration du compte de l'utilisateur. Celui-ci est automatiquement désigné comme responsable saisie extranet sur les objets gérés par son Entité juridique.
A noter : ceci n'active pas l'extranet mais prépare seulement la configuration des objets.

Vous pouvez également consulter ici la liste de tous les modèles de modification (par défaut) qui sont utilisés.
Si vous cochez la case Ouvrir une recherche sur l'Entité de gestion et les fiches associées située en bas de la fenêtre, le prochain écran affichera la fiche de l'Entité ainsi que ses objets gérés. Vous pourrez donc directement réaliser une demande de saisie extranet.
Cliquez sur Terminer pour fermer cette fenêtre

Vous pouvez vérifier que le parrainage est bien effectif en vous rendant dans le menu Déléguer / Utilisateurs extranet / Mes utilisateurs extranet

Exemple 2 :

Savoie Mont-Blanc Tourisme souhaite demander à un prestataire d'activités (Vérane Démo) de mettre à jour ses fiches SEJ via l'extranet.
Auvergne Rhône-Alpes Tourisme parraine déjà ce prestataire d’activités à qui il demande de mettre à jour uniquement ses fiches ENT, COS et ACT.
Dans cet exemple, toutes les fiches SEJ liées au prestataire appartiennent à Auvergne Rhône-Alpes Tourisme qui est donc Responsable saisie extranet sur ces objets.
Rhône-Alpes Tourisme devra donc :

Soit désigner Savoie Mont-Blanc Tourisme comme responsable saisie extranet sur les objets SEJ pour que Savoie Mont-Blanc Tourisme puisse gérer le suivi des mises à jour de ces fiches.
Soit transférer la propriété des fiches SEJ à Savoie Mont-Blanc Tourisme (voir tuto :Transférer la propriété d'une fiche)

Marche à suivre côté Auvergne Rhône-Alpes Tourisme pour désigner Savoie Mont-Blanc Tourisme comme Responsable saisie extranet

Retrouvez la ou les fiches dans le menu Déléguer / Objets / Objets sous ma responsabilité

Ouvrez la fiche à configurer en cliquant sur son nom (accès en consultation et non pas en modification) puis, dans l'onglet Collaboration ajoutez Savoie Mont-Blanc Tourisme comme membre collaborateur sur la fiche à l'aide du bouton Plus

Toujours dans l'onglet Collaboration, cliquez sur le crayon situé en face du champ Responsable saisie extranet