Procédure utilisateurs
Merci à Cyril Noël (Savoie Mont-Blanc Tourisme) pour son aide précieuse dans la rédaction de cette procédure
Dans le cadre des regroupements territoriaux, certaines communes sont amenées à fusionner. Dans ce cas, il faudra répercuter les modifications dans la plateforme Apidae afin que les fiches saisies soient bien toutes affectées à la nouvelle commune.
Si vous êtes concernés par les fusions de communes, il est nécessaire de suivre une procédure précise pour s’assurer que les modifications n’aient pas d’impact sur l’ensemble des membres du réseau. Ce document vous explique cette procédure point par point. Il est nécessaire que vous vous rapprochiez de votre animateur pour qu’il vous accompagne dans sa mise en œuvre car certaines actions doivent être faites de son côté.
Vous pouvez consulter sur ce site les nouveaux codes Insee des communes (qui correspond au code de la 1ère des Communes) : https://www.insee.fr/fr/information/2549968
Etape 1 – Contactez votre animateur
Informez votre animateur que vous avez des communes à fusionner en lui précisant dans quels délais. Vous planifierez alors ensemble la mise en œuvre des différentes étapes de la fusion.
A noter : il est nécessaire de s’y prendre suffisamment tôt. Comptez 15 jours à 3 semaines pour la mise en œuvre complète de la procédure
Etape 2 - Faites le ménage !
Votre animateur va vous fournir un fichier Excel destiné à modifier les communes saisies sur les fiches. Si nécessaire, vous devrez modifier ce fichier pour que vos fiches soient en accord avec les règles de saisie.
Ensuite, vous devrez remplir les informations concernant les communes.
A noter avant de commencer : ne touchez pas à la structure du fichier (ne supprimer aucune ligne ou colonne) sinon l’import ne fonctionnera pas. Vous n’interviendrez que sur les colonnes liées aux champs d’adresse 1, 2 et 3.
Pour rappel, les règles de saisie à respecter sont les suivantes :
A cette étape, il faut que :
- Vous mettiez le nom de l’ancienne commune (nom avant fusion) dans le champ adresse 3.
Par exemple, si la commune de Saint-Benoit devient Saint-benoit-Groslée, indiquez Saint-Benoit dans adresse 3 - Vous mettiez le nom de la nouvelle commune dans le champ commune. Si besoin, modifiez également le code postal.
Dans notre exemple, mettez Saint-benoit-Groslée, dans Commune
Etape 3 – Modifiez vos lieux
Si vous utilisez la base de lieux, vous devez modifier tous les lieux (adresse 3 et code postal, la commune n’est pas modifiable, votre animateur se chargera de la modification) qui sont situés sur des anciennes communes pour les rattacher à la nouvelle commune en respectant les mêmes règles qu’à l’étape 2.
Rappel de la marche à suivre ici : https://apidae-tourisme.zendesk.com/hc/fr/articles/360000823691-Modifier-les-informations-d-un-lieu
Etape 4 – Fiabilisez vos moteurs de recherche
Votre animateur va demander au développeurs de la base la liste des filtres web et listes enregistrées impactées afin de les modifier s'ils utilisaient des communes qui vont disparaître après fusion.
Si, sur vos sites, vous utilisez des moteurs de recherche qui exploitent les communes, plusieurs solutions sont possibles :
- Créer des critères internes aux noms des anciennes communes et les affecter sur toutes les fiches (que vous en soyez propriétaires ou non).
Avantage : on fiabilise le moteur de recherche car on se base sur un critère et donc pas de risque de faute de frappe. Les anciennes communes sont supprimées, ce qui évite les erreurs de saisie. De plus vous pouvez affecter le critère interne à des fiches qui ne vous appartiennent pas.
- Conserver les anciennes communes que vous affecterez uniquement sur le "périmètre géographique" de l'objet dans l'Onglet "Localisation". Par exemple, les communes A et B fusionnent pour devenir la commune C.
Dans l'adresse 3 on saisit le nom des anciennes communes A et B et dans le champ commune on met la nouvelle commune C. Dans le périmètre géographique on ajoute les anciennes communes A et B.
Cela permet de fiabiliser les moteurs de recherche mais il y a un risque de confusion en utilisant les anciennes communes dans l'onglet "identification"
- Se baser sur le champ adresse3. Votre agence n'aimera probablement pas tellement cette solution car elle n'est pas très fiable s'il y a des fautes de frappe par exemple.
Etape 5 – Sollicitez le réseau
A cette étape, il va falloir faire des demandes de mises à jour aux autres personnes qui saisissent des fiches sur votre territoire en leur donnant les consignes à suivre. Voici la recherche à faire pour retrouver les fiches concernées.
Attention : effectuez bien une recherche sur les communes et non pas sur les territoires.
Dans la liste de résultats, pensez bien à ne pas sélectionner les fiches qui ont un périmètre géographique élargi (reconnaissables à la petite icône à côté du nom de la commune) car elle ne correspondent pas à la commune recherchée
Et voici un exemple de message type que vous pouvez utiliser pour vos demandes de mises à jour (en l’adaptant à votre cas, bien sûr). Attention, il est nécessaire de bien faire une demande de mise à jour par commune.
Vous ne savez plus comment faire une demande de mises à jour ? voici le tuto : https://apidae-tourisme.zendesk.com/hc/fr/articles/360000795212-Demander-une-mise-à-jour-simple-sur-plusieurs-fiches
Objet : Fusion de communes : mises à jour de vos fiches sur la commune de (1 demande par commune)
Bonjour,
Nous vous informons que les communes de Termignon, Sollières-Sardières … ont fusionné à compter du …. pour devenir Val-Cenis.
La fusion de la commune sera effective le … (date à définir avec votre animateur Apidae)
Nous vous prions donc de bien vouloir :
mettre le nom de l’ancienne commune dans l’adresse 3
remplacer la commune actuelle par Termignon. Lors de la fusion, Termingon sera remplacé par Val-Cenis automatiquement, sans intervention de votre part.
Si vous possédez un nombre important de fiches, vous pouvez contacter l’animateur Apidae de votre département qui pourra vous aider dans cette manipulation.
Si vous pensez que cette fusion va avoir une incidence sur vos moteurs de recherche, merci d’en informer également l’animateur Apidae.
Sachez que nous utilisons un critère interne pour fiabiliser la recherche sur les anciennes communes. Nous pouvons le partager avec vous si besoin (si cela vous concerne, à remplir en fonction de votre choix à l’étape 4).
Merci de votre collaboration
Etape 6 – Relancez le réseau
Si nécessaire, relancez les membres qui n’auront pas traité les demandes de mises à jour 7 jours avant la date de fusion. Tuto ici : https://apidae-tourisme.zendesk.com/hc/fr/articles/360000795092-Relancer-une-demande-de-mise-à-jour-pour-plusieurs-fiches-
Etape 7 – Le jour de la fusion
Ce jour-là, il faut s’assurer que :
- Le fichier d’import des fiches dont vous êtes propriétaire est prêt et le transmettre à votre animateur.
- Toutes les demandes de mises à jour ont été traitées. Dans le cas contraire alerter votre animateur pour qu’il puisse intervenir en lui communiquant la liste des identifiants des fiches non corrigées
Astuce : utilisez le bouton Copiez les identifiants :
- Tous les lieux ont bien été modifiés
Ensuite, effectuer les actions suivantes :
- Importez le fichier pour modifier les objets (attention, ils ne doivent pas être en Extranet ou en brouillon ou en traduction). Tuto : https://apidae-tourisme.zendesk.com/hc/fr/articles/360000814171-Modifier-des-objets-en-utilisant-les-imports-Excel
- Modifiez vos filtres web s'ils utilisent l’une des communes concernée par la fusion
En parallèle, l’animateur fusionne les communes dans le référentiel de la plateforme, les renomme et supprime les anciennes communes.
Etape 8 – Le lendemain de la fusion
- Vérifiez que toutes les fiches remontent bien sur votre site et dans vos autres outils.
- Vérifiez que c’est également le cas sur les sites qui diffusent votre offre (s’assurer qu’ils intègrent les adresses 3 si vous voulez que les anciennes communes soient visibles)
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.