Fusion de membres - To do list

Dans le cadre d'un regroupement d'Offices de tourisme, la fusion de vos structures doit être répercutée dans la plateforme.
L'action finale de fusion de vos différents comptes de membres doit être effectuée par votre animateur départemental. Vous devez donc prendre contact avec lui pour planifier cette action.
En amont, vous devrez préparer cette fusion dans la plateforme en réorganisant vos différents modèles, critères internes, etc. Tous les points à vérifier sont décrits plus bas.

A noter avant de commencer : au moment de la fusion, le compte de membre conservé dans la plateforme (= membre cible) sera celui qui possède le plus de données (nombre de fiches saisies). Le ou les autres comptes à fusionner seront rapatriés vers celui-ci.

Quels sont les éléments qui sont transférés automatiquement vers le membre cible ?

• Les utilisateurs du membre
• Les objets (propriété, configuration des collaborations)
• Les modèles d’exports Excel
• Les modèles de saisie extranet
• Les modèles de questionnaires Word
• Les projets (propriété et collaborations)
• Les sélections et les filtres
• Les contrats de traduction (propriété et collaborations)
• Les recherches enregistrées (Accueil)
• Les critères internes (propriété et partage)
• Les descriptifs privés (propriété et partage)
• Les permissions des membres (les permissions manquantes sur le membre cible sont ajoutées automatiquement lors de la fusion)
• Les types d’objets gérés (les éléments manquants sur le membre cible sont automatiquement ajoutés au moment de la fusion)
• Le périmètre géographique (les éléments manquants sur le membre cible sont automatiquement ajoutés au moment de la fusion)
• Les tags. Dans le cas de tags dont le libellé est identique, ils seront fusionnés.
  Exemple : les OT A, B et C possèdent un tag « Hébergements ». A la fusion, il n’y aura qu’un seul tag Hébergements.
• Les préférences membres et utilisateurs : Les utilisateurs des membres fusionnés (OT B et C) qui avaient choisi la configuration membre pour leurs préférences récupèreront les préférences du membre cible (OT A). Les utilisateurs ayant défini des préférences personnalisées conserveront cette configuration.

Quels sont les éléments qui NE sont PAS transférés automatiquement vers le membre cible ?

• Les widgets présents dans votre fabrique de widgets
• Le périmètre géographique du formulaire Apidae Event sera certainement à modifier.
• Les abonnements à des projets multi-membres
• Les crédits traduction

To do list (pour chacun des membres concernés par la fusion)

Actions à faire avant la fusion :

• Renommer les critères internes que vous souhaitez conserver et qui pourraient avoir le même libellé que les critères internes des autres membres fusionnés.
  Exemple : les OT A, B et C ont tous les trois un critère Adhérent. Avant la fusion, chaque OT le renommera pour pouvoir l’identifier (ex : Adhérent OT A)
• Vérifier vos recherches enregistrées (Accueil) ayant le même libellé d’un membre à l’autre. Il faudra les renommer pour les retrouver facilement après la fusion.
  Exemple : les OT B et C ont une recherche enregistrée appelée Hôtels aux alentours. Renommer en Hôtels aux alentours de l’OT B.
• Vérifier les modèles de saisie (extranet) ayant le même libellé d’un membre à l’autre. Il faudra les renommer pour les retrouver facilement après la fusion.
• Vérifier les modèles d’exports Excel ayant le même libellé d’un membre à l’autre. Il faudra les renommer pour les retrouver facilement après la fusion.
• Vérifier les modèles de questionnaire Word ayant le même libellé d’un membre à l’autre. Il faudra les renommer pour les retrouver facilement après la fusion.
• Traiter les demandes de mises à jour en cours
• Exporter vos rapports d’envois de mail si vous souhaitez les conserver (Administrer / Préférences membres / Diffusion / Rapports envois de mail).

Nota : Attention à l’usage des préfixes. Il peut être parfois plus judicieux de faire du nettoyage dans les différents doublons plutôt que de conserver de nombreux modèles aux noms quasi identiques

Vérifications à faire sur le membre cible

Extranet de saisie

Lors de la fusion, les modèles par défaut du membre cible seront utilisés sur les fiches accessibles en extranet.
Si pour certaines fiches, vous ne souhaitez pas utiliser les modèles par défaut du membre cible (OT A) mais ceux du membre fusionné (OT B), il faut que vous procédiez à leur affectation manuelle sur les objets concernés avant de réaliser la fusion (configuration personnalisée).

Les modèles de saisie du membre fusionné (OT B) seront néanmoins transférés sur le membre cible (OT A), vous pourrez donc les utiliser comme modèles par défaut à la place des modèles du membre cible. Il faudra alors les déclarer comme modèles par défaut (déléguer/modèles de saisie/Modèles par défaut) après la fusion.

Projets – Métadonnées

Si vos projets insèrent ou exploitent des métadonnées ciblées sur le membre, il faut prendre en compte votre nouvel identifiant de membre dans vos développements tiers.