Les exports Word : principes généraux

A quoi ça sert ?

Les exports de questionnaires Word sont utilisés pour la mise à jour des informations des prestataires qui ne souhaitent (ou ne peuvent) utiliser l'extranet.
Nous vous encourageons à accompagner vos prestataires dans l’usage de l’extranet qui présente de nombreux avantages (réactivité, gain de temps, etc.).

Bon à savoir

• Il n'est pas possible d'effectuer un export de questionnaires Word pré-remplis pour plus de 200 objets
• Il est possible d'exporter soit, des questionnaires vierges (pour un nouvel adhérent par exemple), soit des questionnaires pré-remplis à partir des informations déjà saisies dans la plateforme Apidae (pour effectuer vos mises à jour annuelles par exemple).
• Le préalable à l’export de questionnaires Word est la création d’un modèle de questionnaire.
• Les exports permettent de générer des documents Word qui seront regroupés dans une archive zip. Les fichiers Word sont, quant à eux, au format docx.

Personnalisation des questionnaires Word

Il est possible de configurer les modèles de questionnaires (choix des champs et des critères à faire apparaître) ainsi que d'ajouter votre logo

Comment ça marche ?

Les exports de questionnaires Word sont générés à partir des modèles de saisie prestataires (utilisateurs extranet). Il est donc nécessaire que l’utilisateur de votre structure chargé de l’envoi des questionnaires dispose de la permission de gestionnaire de formulaires de saisie.

Au début de chaque questionnaire, vous retrouvez les informations suivantes :

• Votre logo de diffusion, si vous l’avez paramétré dans vos préférences. A défaut, ce sera le logo du membre (si vous l’avez rattaché à votre compte de membre) qui sera utilisé
• Le nom de l’objet
• L’entité de gestion de l’objet
• L'identifiant de la fiche Apidae
• Le champ « à retourner avant le » avec la date que vous aurez paramétrée au moment de l’export

Pour chaque champ sélectionné dans le modèle de saisie, le document Word reprend :

• Le nom du champ
• Une zone de saisie

Champs ignorés

Attention, certains champs sont ignorés lors de l’export des questionnaires, et ce même si ils sont présents dans les modèles de saisie. Ces champs sont ignorés car leur saisie est réservée aux membres Apidae.

• Les objets liés
• Le mode de génération des ouvertures et de tarifs en clair
• Les territoires
• Les enquêtes
• Les sous-domaines, domaines-parents et EGP pour les fiches de type domaine skiable
• Les domaines skiables pour les fiches de type territoire

A noter : tous les champs ignorés sont répertoriés dans le rapport d’exécution de l’export. Ce rapport est accessible en cliquant sur l’intitulé de l’export, dans le menu déroulant de la bulle de notifications. Celle-ci est située dans la barre de navigation, à gauche de l’écran.