Envoyer ses questionnaires de mise à jour par mail

Documentation rédigée par Cyril Noël, animateur Apidae - Savoie Mont-Blanc Tourisme

Public concerné

Les personnes ayant Word et Outlook (marche peut être avec d’autres messageries mais je n’ai pas essayé)

Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?

1. Pour mettre en évidence plusieurs lacunes sur une même fiche, cela évite de faire plusieurs Demandes de mise à jour sur une même fiche. Nous l’avons utilisé à Savoie Mont Blanc Tourisme pour la mise à jour des moyens de com et des multimédias des fiches OT.
2. Pour faire un questionnaire unique sur plusieurs fiches. Nous l’avons utilisé à Savoie Mont Blanc Tourisme pour la mise à jour du guide des stations qui est une combinaison des informations des fiches domaines skiables alpin et fond, ainsi que de la fiche territoire.
3. Pour des usages autres que les Demandes de mise à jour : appel à cotisation, mail d’information ou d’invitation à un nouvel événement
4. Permet de mettre du contenu contextuel en utilisant la fonction « Si alors sinon ». Permet de mettre en évidence les informations actuelles pour vérification et questionner sur d’autres éléments. Ainsi aucune information n’est dissimulée derrière une liste déroulante ou à l’intérieur d’une liste de critères.

Quand utiliser cette fonctionnalité ?

1. Lorsque cela concerne un gros volume de fiches. On s’affranchit de la contrainte des 50 destinataires par mail dans Outlook
2. Pour solliciter des prestataires touristiques dont vous n’êtes pas le référent. Savoie Mont Blanc tourisme voudrait améliorer l’information sur les locations de salles mais ce n’est pas forcément la priorité des OT.

Comment ça marche ?

• Il faut créer un document de fusion sous Word ou réutiliser un document existant.
• Le fichier Excel doit contenir des mails dans une colonne
• Activer la fonction de fusion publipostage dans Word en sélectionnant l’option « messages électroniques »

Points de vigilance

• Un seul mail dans la colonne : Si lors de l’export Apidae il y a 2 mails, il faut déconcaténer les informations
• Pas de complément dans la colonne : Si lors de l’export Apidae il y a des compléments entre parenthèses il faut les déconcaténer

Modèle de fusion Word

• Créer un nouveau modèle ou utiliser un document existant
• Choisir le mode de fusion
• Choisir la source de données
• Lancer la fusion

Points de vigilance

• S’assurer qu’il y a de la place dans votre boite mail.
• Les mails vont partir et se stocker dans vos éléments envoyés.

Contrôler et optimiser le fichier Excel

Cette étape consiste à vérifier le fichier et le retraiter pour éviter toute erreur lors de la fusion.

Pour que la fusion se déroule sans accroche, il faut un seul mail dans la cellule et aucune autre information.

Enlever les doubles mails

Positionner la colonne à épurer (mail dans le cas présent) à l’extrémité droite du tableau
Nous utiliserons la fonction convertir d’Excel, qui à partir du séparateur que nous allons indiquer va déconcaténer les informations pour les mettre dans des nouvelles colonnes
Ce travail va permettre à Outlook de pouvoir envoyer les mails. Outlook génère une erreur et refuse d’envoyer les mails, s’il y a plusieurs mails dans une cellule.

Enlever les compléments

• Dans la colonne « Mél », il y a également des compléments entre parenthèse qui vont générer des erreurs lors de la fusion car Outlook ne saura pas interpréter ces informations.
• Je vais donc recommencer la procédure pour enlever les doubles mails
• Coller ma colonne « Mél » à l’extrémité droite de mon tableau
• Données / Convertir
• Le séparateur sera cette fois la parenthèse ouvrante (
• Ma colonne « Mél » est désormais optimisée

Ouvrir le modèle de courrier à envoyer

Activer le menu publipostage

Sélectionner « messages électroniques »

Choisir le fichier que vous venez d’exporter depuis la plateforme Apidae

Procéder à l’enrichissement du document avec les informations Apidae

Envoyer les mails