Passerelle Gîtes de France - Apidae - Guide pour les relais Gîtes de France – Apidae Tourisme - Site d'aide aux utilisateurs

Avant de commencer

Développée en partenariat avec des antennes départementales des Gîtes de France, la passerelle permet l’import continu des hébergements labellisés dans la plateforme Apidae.

Elle repose sur un système de collaboration entre les membres (Gîtes de France et Offices de Tourisme), afin que chacun puisse qualifier et exploiter les informations.

Le préalable à la mise en place de la passerelle est donc une répartition claire des rôles et responsabilités.

Important

Vos animateurs départementaux Apidae sont vos interlocuteurs privilégiés pour vous accompagner dans la mise en place de la passerelle et ouvrir les accès nécessaires.

Comment bénéficier de la passerelle ?

Activation

Chaque relais départemental Gîtes de France peut demander l’activation de la passerelle auprès de l’animateur départemental Apidae.

Coût et adhésion

L’arrivée d’un nouveau relais départemental nécessite une étude des flux fournis par ITEA et une adaptation de la passerelle.

Ce coût initial est facturé forfaitairement au relais à hauteur de 2 500 € HT.

Le relais Gîtes de France devient membre du réseau Apidae. À ce titre, il doit signer les CGU et s’acquitter de la contribution financière annuelle.

Rôles et responsabilités

Responsabilité de la donnée

Il est fortement conseillé que le propriétaire des objets soit le relais Gîtes de France, puisque les informations intégrées dans Apidae sont celles qu’il met à disposition du réseau.

Si la propriété des fiches est reportée sur un Office de Tourisme ou un autre membre, c’est lui qui portera juridiquement la responsabilité de l’information, alors qu’il n’est pas à l’origine de ce qui est intégré par la passerelle.

Règles de vie

Être membre du réseau Apidae
Être responsable des données intégrées via la passerelle
Gérer la passerelle au quotidien
Pouvoir demander assistance à l’animateur Apidae du département
Répondre aux sollicitations des Offices de Tourisme membres du réseau

Fonctionnement général

Une fois activée et après un import initial des données, la passerelle Gestloc – Apidae effectue un import automatisé et continu des offres labellisées dans la plateforme.

Les mises à jour effectuées dans la base Gîtes de France sont ainsi répercutées automatiquement dans Apidae.

Cette synchronisation continue nécessite un suivi régulier assuré par les Relais Gîtes de France.

De leur côté, les Offices de Tourisme peuvent qualifier les fiches situées sur leur territoire de compétence, dans la limite des règles de collaboration prévues.

Mise en route

Un travail initial avec l’animateur départemental Apidae est nécessaire pour :

demander l’étude des flux et l’adaptation de la passerelle,
établir l’état des lieux des offres déjà présentes dans Apidae,
planifier la mise en place,
communiquer sur l’activation prochaine aux Offices de Tourisme concernés,
demander si besoin les transferts de propriété ou certaines mises à jour,
activer les accès sur la base Apidae.

À noter : l’import synchronise les fiches Gîtes de France avec les fiches Apidae en s’appuyant sur le numéro d’agrément et le code postal.

Définition des fiches Gîtes de France vs Apidae

Côté Gîtes de France	Côté Apidae
Propriétaire (écran)	Entité juridique
Structure	Hébergement (HLO, HCO, CAM)

Configuration et lancement de l’import initial

Pour configurer la synchronisation entre les deux bases, naviguez dans le menu Diffuser / Intégration / Configuration.

Vérifiez que le statut de l’intégration est bien sur En cours, puis cliquez sur le crayon pour modifier la configuration.

Paramètres à renseigner

1

État des nouvelles fiches

Nouvelle fiche : l’offre existe déjà dans Apidae, cela permet d’établir les correspondances avant l’import effectif.
Import en attente : l’offre n’existe pas dans Apidae, l’import créera systématiquement de nouvelles fiches.

2

Validation automatique : sélectionnez Oui.

L’option Non impose une validation manuelle de chaque modification. Elle peut néanmoins être utilisée à la mise en route de la passerelle si vous souhaitez vérifier plus finement ce qui se passe.

3

Entité de réservation : Centrale de réservation

4

Exercice de référence : Permet de choisir sur quel exercice doit se baser la plateforme

5

Correspondances utilisées : ce champ est paramétré par défaut avec le mapping national et le mapping départemental. Vous n’avez donc rien à faire ici.

6

Terminez en cliquant sur Enregistrer.

L’import initial est lancé

Au bout de 10 à 15 minutes, la liste des fiches importées est à jour. Vous travaillez ensuite dans l’interface Diffuser / Intégration / Fiches importées.

Synchronisation

À l’initialisation de l’import, l’écran Fiches importées présente :

1 ligne par hébergement (meublé ou chambre),
1 ligne par propriétaire (= entité juridique côté Apidae).

Traitement initial des fiches

Vous allez sélectionner les fiches 50 par 50. Il faudra reproduire la manipulation sur toutes les pages.

Pour sélectionner les 50 structures d’une page : cliquez sur la première, descendez tout en bas et cliquez sur la dernière en maintenant la touche Majuscule.

Puis choisissez :

Demander une correspondance automatique
Enregistrer

Renouvelez cette opération sur toutes les autres pages, puis attendez que la recherche de correspondance soit à zéro.

Que faire si les mises à jour ne se font plus sur une fiche ?

Si la correspondance n’a pas pu être établie, un commentaire d'import s'affiche dans la colonne 12. Une action manuelle est alors nécessaire pour continuer.

De manière générale, traiter les modifications à valider, les correspondances à valider et les recherches échouées débloque la situation.

Nota : il faut attendre une heure ou utiliser Changer le statut / Relancer l'import pour la prise en compte.

À noter : pour retrouver plus facilement les fiches selon leur statut d’import, vous pouvez filtrer l’affichage de l’interface Fiches importées.

Le très grand tableau d’aide ci-dessous reste utile comme référentiel complet, mais les cas les plus fréquents sont également rappelés juste après de façon plus lisible.

Correspondance à valider

Apidae a trouvé une correspondance entre les fiches mais a un doute et demande votre validation.

Recherche échouée

Aucune correspondance n’a été trouvée automatiquement. Une vérification manuelle est nécessaire.

Import en attente

L’import ne peut pas encore se terminer, généralement à cause d’un contact en attente ou d’une fiche verrouillée.

Import en erreur

Une erreur technique ou de données bloque l’import. Consultez le commentaire d’import pour identifier l’action à mener.

Synchronisation désactivée

La fiche n’est plus reliée à la passerelle. Les mises à jour automatiques ne sont plus effectuées.

Synchronisé

Les fiches correspondantes ont été trouvées et sont bien mises à jour dans Apidae.

Pour voir les fiches concernées, il suffit soit de faire une recherche dans le statut de l’import (1), soit de cliquer sur le numéro en bleu (2).

Le récapitulatif de l’import est visible en haut de votre écran, dans le bloc Informations.

Et le détail fiche par fiche est affiché plus bas :

Coches de sélection des fiches
Statut de l’import
Identifiant Gîtes de France
Nom Gîtes de France
Type objet Gîtes de France
Date de dernière modification (sur la base Gîtes de France)
Identifiant de l’objet Apidae
Boutons d’actions
Nom de l’objet Apidae (le clic permet d’accéder à la fiche pour la consulter)
Type objet Apidae
Date du dernier import
Commentaire d’import

Les imports en attente sont traités toutes les heures. Il est possible de relancer l’import en sélectionnant les fiches concernées puis en utilisant Changer le statut.

Puis en sélectionnant l’option Relancer l’import.

Suivi de la passerelle

1 - Suivi des fiches labellisées

Si la validation automatique est activée, surveillez de temps en temps le bloc Informations dans Diffuser / Fiches importées.

Les nouvelles fiches : demander une correspondance automatique ou les importer comme nouvelle fiche.
Les imports en erreur et en attente : se reporter au commentaire d’import et à la section précédente.

Si la validation automatique est désactivée, les fiches seront en import en attente. Il vous faudra vérifier régulièrement l’onglet Modifications à valider.

2 - Suivi des fiches qui ne sont plus labellisées

Si une offre n’est plus labellisée ou s’il y a un retard de paiement, la fiche objet Apidae passe en demande de suppression.

L’objet n’est alors plus relié à la passerelle et ses champs redeviennent modifiables.

Si l’offre n’est effectivement plus labellisée : transférer la fiche à l’Office de Tourisme concerné.
Si toutes les offres d’une entité ne sont plus labellisées : désactiver aussi la synchronisation de l’entité juridique avant transfert.
Si le retard de paiement a été résolu : annuler la demande de suppression.
Si une offre supprimée redevient labellisée : créer une fiche minimale dans Apidae puis refaire une correspondance.

Activer les collaborations pour permettre aux Offices de Tourisme de mettre à jour les fiches

Informations générales

En ouvrant la collaboration avec un Office de Tourisme, ce dernier aura accès, en saisie, aux champs non reliés à la passerelle.

Attention : les critères mappés dans le mapping national ou départemental ne sont pas bloqués à la saisie.

Par exemple, le critère piscine, même s’il est mappé, peut être ajouté manuellement par vous-même ou par l’Office de Tourisme collaborateur.

Règles de collaboration

Si les fiches existent déjà dans Apidae, l’import n’écrase pas les champs modifiables par les Offices de Tourisme.

Les noms, descriptifs et classements préfectoraux ne sont pas importés s’ils ont été modifiés dans Apidae
Les photos Gîtes de France sont ajoutées sur les fiches et hébergées sur Apidae
Les labels / classements épis sont importés
Les prestations, modes de paiement et autres labels sont importés via les correspondances de critères

Quelles modifications les offices peuvent-ils apporter aux fiches ?

Définitions

Champs non modifiables : vous pouvez voir les informations importées dans ces champs mais ne pouvez pas les modifier
Champs modifiables : vous pouvez modifier les informations importées dans ces champs. Les imports suivants n’écrasent pas ces modifications
Champs surchargeables : vous pouvez ajouter des informations complémentaires à celles importées dans ces champs. Les imports suivants n’écrasent pas ces modifications

Détail des possibilités de modification pour chaque champ importé

Onglet Apidae	Champ	Type de champ	Remarque
Identification	Nom	Modifiable
	Entité de gestion / Information	Non modifiable	Modalités d’import en fonction du contrat après
	Adresse	Non modifiable
	Moyens de communication	Surchargeable	Les éléments GDF sortent toujours en premier. Les éléments surchargés arrivent ensuite dans l'ordre choisi.
Contacts	Contacts	Non modifiable
Présentation	Type d’hébergement locatif	Non modifiable
	Type de label et référentiel	Non modifiable
	Numéro d’agrément du label	Non modifiable
	Classement et thématiques label	Surchargeable	Il est possible de modifier des critères mais pas de supprimer les classements Gîtes de France
	Descriptif court	Modifiable
Localisation	Latitude, longitude, altitude	Non modifiable
Localisation	Environnement	Surchargeable	Il est possible d’ajouter des critères mais pas de modifier ceux importés depuis Gîtes de France
Prestations	Equipements, services, conforts	Surchargeable	Il est possible d’ajouter des critères mais pas de modifier ceux importés depuis Gîtes de France
	Animaux acceptés, acceptés avec supplément	Non modifiable
	Label tourisme et handicap	Non modifiable
Réservation	Organismes de réservation	Surchargeable	Il est possible d’ajouter des contacts mais pas de modifier ceux importés depuis Gîtes de France.
Multimédias	Illustrations	Surchargeable	Il est possible d’ajouter des images mais pas de modifier celles importées depuis Gîtes de France.
Capacités	Capacité maximum possible	Non modifiable
	Nombre de chambres, cabines, chambres en mezzanine	Non modifiable
	Nombre de lits doubles, simples	Non modifiable
	Surface	Non modifiable
	Types d’habitation	Surchargeable

	Service de réservation - Planning partagé - Location Directe
	Gîtes	Chambres d'hôtes
Entité de gestion	Propriétaire
Entité d'information	Service de Réservation
Moyens com	Service de Réservation
Réservation	Service de Réservation
Contacts	Propriétaire

Comment ouvrir la collaboration sur les fiches ?

1

Depuis Gérer / Mes données, sélectionnez les fiches dont vous souhaitez partager la gestion avec un autre membre.

2

Cliquez sur Traitements puis choisissez Ajouter un membre collaborateur.

3

Commencez à taper le nom du membre avec lequel vous souhaitez collaborer, puis sélectionnez-le dans la liste.

4

Vous pouvez cocher Démasquer les fiches masquées si vous souhaitez les démasquer à l’issue du traitement, puis cliquer sur Valider.

Confirmez ensuite la demande de traitement en cliquant sur Oui.

5

Une notification vous informe que l’action a bien été prise en compte.

Statut de l’import / Situation	Commentaire associé	Action	Comment faire
Correspondance à valider - La correspondance est bonne	Pas de commentaire	Valider la correspondance	vérifier au préalable la fiche Apidae en cliquant sur le lien de la colonne Nom objet Apidae Puis cliquer sur la coche verte pour valider
Correspondance à valider - La fiche Apidae ne vous appartient pas	Un seul candidat trouvé par recherche automatique. La fiche appartient au membre XY. Un transfert ou une collaboration est nécessaire pour valider l'association.	Demander au membre propriétaire de l’objet de vous transférer la propriété de la fiche	Voir les tutos pour demander une mise à jour
Correspondance à valider - La correspondance n’a pas été faite sur la bonne fiche Apidae		Choisir manuellement la bonne correspondance	En cliquant sur le crayon Puis en choisissant la bonne fiche dans le champ objet Apidae
Correspondance à valider - Mauvais type d’objet Apidae		Choisir manuellement la bonne correspondance	Pour les fiches hébergement Gestloc dont la correspondance a été trouvée côté Apidae mais qui ne sont pas du bon type d’objet (HLO au lieu de HCO par exemple), modifiez le type objet de la fiche Apidae. Cette action crée une nouvelle fiche et un nouvel identifiant. Il faudra ensuite refaire la correspondance.
Correspondance à valider - La fiche n’existe pas dans Apidae		Créer une nouvelle fiche	En cliquant sur le bouton Plus Et en confirmant la création. À noter : la correspondance entre les 2 bases est effectuée sur le numéro d’agrément Gîtes de France. Pour éviter les doublons, il est vivement conseillé de vérifier manuellement si la fiche n’existe pas déjà malgré tout dans Apidae.
Recherche échouée – la fiche existe bien dans Apidae	Aucun candidat trouvé lors d'une recherche par code hlo ou nom/commune sur XXX	Choisir manuellement la bonne correspondance	En cliquant sur le crayon Puis en choisissant la bonne fiche dans le champ objet Apidae
Recherche échouée – la fiche n’existe pas dans Apidae	Aucun candidat trouvé lors d'une recherche par nom et commune sur XX	Créer une nouvelle fiche	En cliquant sur le bouton Plus Et en confirmant la création.
Import en attente – le contact n’est pas mis à jour	Import en attente de la mise à jour du contact XXXX / entité de gestion XXXX	Vérifier que l’entité de gestion est bien importée / vérifier les mails et moyens de communication	Le blocage peut être dû à la non-conformité d’un moyen de communication. Il faut alors corriger l’information dans Gestloc, attendre le lendemain et relancer l’import.
Import en attente – la fiche est verrouillée	La référence Apidae XXXX pour YXYXYX est verrouillée, import reporté	Déverrouiller la fiche	La fiche est en cours de modification dans Apidae : publier la fiche ou annuler le brouillon.
Import en erreur – aucune commune correspondante		Signaler le problème	Contactez votre animateur Apidae en lui indiquant le libellé exact du code postal, du code Insee et de la commune côté Gîtes de France.
Import en erreur – erreur inconnue	Message en anglais / Erreur inconnue sur l'import de XXXXXX	Tenter de relancer / signaler le problème	Tenter de relancer l’import Si le problème persiste, contactez votre animateur Apidae avec tous les éléments utiles.
Import en erreur	Le nom de l'objet en français est obligatoire	Corriger le paramétrage côté ITEA	La solution était d’autoriser sur ITEA, dans les fiches Structures / onglet Paramètres - Exports / Flux / Internet, la diffusion du nom/prénom propriétaire.

Guide pour les relais Gîtes de France