Avant de commencer

Développée en partenariat avec des antennes départementales des Gîtes de France, la passerelle permet l’import continu des hébergements labellisés dans la plateforme Apidae.

La fonctionnalité est basée sur un système de collaboration entre les membres (Gîtes de France et Offices de Tourisme) qui permet à chacun de qualifier et exploiter les informations. Le préalable à la mise en place de la passerelle est donc une répartition claire des rôles et responsabilités de chacun.

Vos animateurs départementaux Apidae sont à votre disposition pour vous accompagner dans la mise en place de la passerelle d’une part, car ce sont eux qui pourront vous ouvrir les accès nécessaires et d’autre part car travailler avec eux est la garantie de mener à bien le projet facilement et sans oublier aucune étape.

Comment bénéficier de la passerelle ?

Chaque relais départemental Gîtes de France peut demander l’activation de la passerelle. Cette demande doit être effectuée auprès de l’animateur départemental Apidae qui expliquera le processus de mise en place et accompagnera les membres dans la mise en œuvre.

L’arrivée d’un nouveau relais départemental nécessite une étude approfondie des flux fournis par ITEA et une adaptation de la passerelle. Ce coût initial de mise en œuvre est facturé forfaitairement au relais à hauteur de 2 500 € HT (participation aux frais de la passerelle et intervention de la TMA).

A noter : Le relais Gîtes de France devient membre du réseau. A ce titre, il doit signer les Conditions Générales d'Utilisation et s’acquitter de la contribution financière annuelle. La création du compte de membre doit être effectuée par la coordination globale Apidae.

Se lancer

Nous vous rappelons que la passerelle est basée sur un système de collaboration entre les membres (Gîtes de France et Offices de Tourisme). Le préalable à la mise en place de la passerelle est donc une répartition claire des rôles et responsabilités de chacun.

Rôles et responsabilité de la donnée

Le préalable à la mise en place de la passerelle est de décider des rôles de chacun des acteurs.

Les décisions doivent prendre en compte la question de la responsabilité de la donnée. Il est plus que conseillé que le propriétaire des objets soit le relais Gîtes de France puisque les informations intégrées dans la plateforme Apidae seront celles qu’elle met à disposition du réseau. Si la propriété des fiches est reportée sur l’Office de Tourisme (ou un autre membre), c’est lui qui portera juridiquement la responsabilité de l’information alors qu’il n’est pas à l’origine de ce qui est intégré par la passerelle.

Règles de vie

Chaque relais Gîtes de France qui utilise la passerelle :

• Doit être membre du réseau Apidae (signature des conditions générales d’utilisation et règlement de la contribution financière annuelle - abonnement Apidae Info)
• Est responsable des données intégrées via la passerelle
• Gère la passerelle au quotidien
• Peut demander assistance à l’animateur Apidae de son département
• Doit répondre aux sollicitations des Offices de Tourisme membres du réseau (demandes de mise à jour, etc.)

Fonctionnement général

Une fois activée et après un import initial des données, la passerelle Gestloc – Apidae effectue un import automatisé et continu des offres labellisées dans la plateforme Apidae. De cette façon, les mises à jour effectuées dans la base des Gîtes de France sont répercutées automatiquement dans Apidae.

Cette synchronisation continue des données nécessite un suivi régulier qui est assuré par les Relais Gîtes de France.

De leur côté, les Offices de Tourisme peuvent modifier et qualifier les fiches situées sur leur territoire de compétence afin de continuer à les exploiter en fonction de leurs besoins. Les collaborations sur les fiches obéissent à des règles précises qui permettent la modification de certains champs alors que d’autres sont verrouillés puisque les informations qu’ils contiennent sont liées au référentiel de classification Gîtes de France. Il en est de même pour certains critères qui ne sont pas modifiables par les Offices de Tourisme (cf. détail plus loin).

Mise en route

Il est nécessaire d’effectuer un travail initial avec l’animateur départemental Apidae destiné à :

• Demander l’étude des flux et adaptation de la passerelle au prestataire technique chargé des développements de la plateforme Apidae
• Etablir l’état des lieux des offres labellisées Gîtes de France déjà présentes dans la base Apidae
• Planifier la mise en place de la passerelle
• Communiquer sur la prochaine activation de la passerelle aux Offices de Tourisme concernés
• Si besoin (pour faciliter l’import initial) :
  • Demander les transferts de propriétés de fiches
  • Demander des mises à jour aux Offices de Tourisme

• Activer les accès sur la base Apidae

Il sera ensuite possible de lancer l’import initial des données. Cette opération consiste à importer les offres présentes dans la base Gîtes de France dans la plateforme Apidae.

A noter : L’import synchronise les fiches Gîtes de France avec les fiches Apidae en s’appuyant sur le Numéro d’agrément et le code postal.

Définition des fiches Gîtes de France VS Apidae

Côté Gîtes de France	Côté Apidae
Propriétaire (écran)	Entité juridique
Structure	Hébergement (HLO, HCO, CAM)

 

Configuration et lancement de l’import initial

Pour configurer la synchronisation entre les deux bases, naviguez dans le menu Diffuser / Intégration / Configuration

Sur cet écran, vérifiez que le statut de l’intégration est bien sur En cours. Puis, pour modifier la configuration, cliquez sur le crayon

Puis dans la fenêtre :

1. État des nouvelles fiches : C’est ce qui permet d’expliquer à Apidae comment doivent être traitées les fiches qui arrivent. Deux cas de figure possibles :
   • Nouvelle fiche : l’offre est déjà existante dans Apidae, c’est ce qui permettra d’établir les correspondances avant l’import effectif
   • Import en attente : l’offre n’existe pas dans Apidae, l’import créera systématiquement de nouvelles fiches
2. Validation automatique : sélectionnez Oui
   L’option Non impose une validation manuelle de chaque modification (il faut également valider l’Entité juridique correspondante à chaque fois). Ce paramétrage peut néanmoins être utilisé à la mise en route de la passerelle si vous souhaitez pouvoir vérifier ce qui se passe.
   
3. Entité de réservation : Centrale de réservation
4. Exercice de référence : Permet de choisir sur quel exercice doit se baser la plateforme
5. Correspondances utilisées : Indique le nom des tables de correspondances (mapping) utilisées pour synchroniser les critères Gîtes de France avec les critères Apidae. Ce champ est paramétré par défaut avec le mapping national et le mapping départemental. Vous n’avez donc rien à faire ici.
6. Terminez en cliquant sur Enregistrer

L’import initial est lancé !

Au bout de 10 à 15 minutes, la liste des fiches importées est à jour.

Vous allez maintenant travailler dans l’interface Diffuser / Intégration / Fiches importées

Sur cette interface, l’état des lieux de la passerelle est visible en haut de l’écran

Synchronisation

Toujours sur l’interface Diffuser / Intégration / Fiches importées

A l’initialisation de l’import (lors de l’activation de la passerelle), pour mettre en correspondance les fiches importées et les fiches Apidae, vous retrouvez sur cet écran :

• 1 ligne par hébergement (meublé ou chambre)
• 1 ligne par propriétaire (= Entité juridique côté Apidae)
  

• Vous allez maintenant sélectionner les fiches 50 par 50
  Attention il faudra faire la même manipulation pour toutes les pages.
  Pour sélectionner les 50 structures de votre page : cliquez sur la 1ère, descendez tout en bas de la page et cliquez sur la dernière structure tout en maintenant appuyée la touche Majuscule de votre clavier
• Une fois les 50 fiches sélectionnées, cliquez sur « Changer le statut »

Puis sélectionnez :

1. Demander une correspondance automatique
2. et cliquez sur le bouton enregistrer

Renouvelez cette opération sur toutes les autres pages

Attendre que la synchronisation soit faite, la recherche de correspondance doit être à zéro

Puis étudiez les résultats de la synchronisation en regardant :

• Correspondance à valider → Apidae a trouvé une correspondance entre les fiches mais a un doute et demande votre validation (un nom écrit différemment…),
• Recherche échouée
• Import en attente
• Import en erreur
• Synchronisation désactivée
• Synchronisé

Pour voir les fiches concernées, il suffit soit de faire une recherche dans le statut de l’import (1) soit de cliquer sur le numéro en bleu (2)

Pour pouvoir identifier l’erreur, il suffit d’aller voir le commentaire d’import

Une fois le traitement terminé les fiches changent de statut :

• Synchronisé : les fiches correspondantes (hébergements et entités) ont été trouvées et mises à jour dans Apidae => C’est gagné !
• Correspondance à valider : une correspondance a été trouvée mais vous devez la valider. Il peut par exemple être nécessaire de demander un transfert de propriété de la fiche pour que vous puissiez le faire.
• Import en attente : L’import ne peut pas se terminer pour une raison ou pour une autre (fiche actuellement en cours de modification, en attente de l’import de l’Entité…)
• Synchronisation désactivée : en désactivant la synchronisation les deux bases de données ne communiqueront plus. La ou les fiches Apidae ne seront plus mises à jour.

Le récapitulatif de l’import est visible en haut de votre écran, dans le bloc informations

Et le détail fiche par fiche est affiché plus bas :

1. Coches de sélection des fiches
2. Statut de l’import
3. Identifiant Gîtes de France
4. Nom Gîtes de France
5. Type objet Gîtes de France
6. Date de dernière modification (sur la base Gîtes de France)
7.  Identifiant de l’objet Apidae
8. Boutons d’actions
9. Nom de l’objet Apidae (le clic permet d’accéder à la fiche pour la consulter)
10. Type objet Apidae
11. Date du dernier import
12. Commentaire d’import

 

Que faire si les mises à jour ne se font plus sur une fiche ?

Si la correspondance n’a pas pu être établie, un commentaire d'import s'affiche dans la colonne 12. Une action manuelle est alors nécessaire pour continuer. C’est ce que nous allons voir maintenant à travers le tableau ci-dessous qui récapitule les différents cas de figure pouvant être rencontrés et les actions à effectuer.

De manière générale, traiter les modifications à valider, les correspondances à valider et les recherches échouées débloque la situation. 
Nota : il faut attendre une heure ou Changer le statut / Relancer l'import pour la prise en compte

A noter : Pour retrouver plus facilement les fiches en fonction de leur statut d’import, vous pouvez filtrer l’affichage de l’interface Fiches importées sur les différents statuts d’import.

 

Statut de l’import / Situation	Commentaire associé	Action	Comment faire
Correspondance à valider - La correspondance est bonne	Pas de commentaire	Valider la correspondance	vérifier au préalable la fiche Apidae en cliquant sur le lien de la colonne Nom objet Apidae  Puis cliquer sur la coche verte pour valider
Correspondance à valider - La fiche Apidae ne vous appartient pas	Un seul candidat trouvé par recherche automatique. La fiche appartient au membre XY. Un transfert ou une collaboration est nécessaire pour valider l'association.	Demander au membre propriétaire de l’objet de vous transférer la propriété de la fiche	Voir les tutos pour demander une mise à jour
Correspondance à valider - La correspondance n’a pas été faite sur la bonne fiche Apidae		Choisir manuellement la bonne correspondance	En cliquant sur le crayon Puis en choisissant la bonne fiche en la sélectionnant (taper son identifiant Apidae ou son nom) dans le champ objet Apidae
Correspondance à valider - La correspondance n’a pas été faite sur la bonne fiche Apidae		Choisir manuellement la bonne correspondance	Pour les fiches hébergement côté Gestloc dont la correspondance a été trouvée côté Apidae mais qui ne sont pas du bon type d’objets (HLO au lieu de HCO par exemple), modifiez le type objet de la fiche Apidae. Cette action crée une nouvelle fiche et un nouvel identifiant. Il faudra donc changer la correspondance en choisissant la recherche via son identifiant Apidae ou son nom
Correspondance à valider - La fiche n’existe pas dans Apidae		Créer une nouvelle fiche	En cliquant sur le bouton Plus Et en confirmant la création A noter : La correspondance entre les 2 bases est effectuée sur le numéro d’agrément Gîtes de France. Or, les fiches déjà présentes dans Apidae n’ont pas forcément l’information renseignée. Pour éviter la création de doublons, il est vivement conseillé de vérifier manuellement si celle-ci n’existe pas malgré tout dans Apidae (à l’aide des outils de recherche) avant toute création.
Recherche échouée – la fiche existe bien dans Apidae	Aucun candidat trouvé lors d'une recherche par code hlo ou nom/commune sur XXX	Choisir manuellement la bonne correspondance	En cliquant sur le crayon Puis en choisissant la bonne fiche en la sélectionnant (taper son identifiant Apidae ou son nom) dans le champ objet Apidae
Recherche échouée – La fiche n’existe pas dans Apidae	Aucun candidat trouvé lors d'une recherche par nom et commune sur XX	Créer une nouvelle fiche	En cliquant sur le bouton Plus Et en confirmant la création A noter : La correspondance entre les 2 bases est effectuée sur le numéro d’agrément Gîtes de France. Or, les fiches déjà présentes dans Apidae n’ont pas forcément l’information renseignée. Pour éviter la création de doublons, il est vivement conseillé de vérifier manuellement si celle-ci n’existe pas malgré tout dans Apidae (à l’aide des outils de recherche) avant toute création.
Import en attente – Le contact n’est pas mis à jour	Import en attente de la mise à jour du contact XXXX / entité de gestion XXXX	Vérifier que l’Entité de gestion est bien importée Vérifier les mails et moyens de communication	Si la fiche n’est pas encore importée : attendre qu’elle arrive… Le blocage est dû à la non-conformité d’un moyen de communication (soit deux adresses web ou 2 mails dans le même champ ou une mention devant ou après un numéro de téléphone). Il faut alors corriger l’info dans Gestloc (passer par la fiche de l’hébergement si l’info est sur la fiche propriétaire, de sorte que la date de mise à jour soit affectée), attendre le lendemain et relancer l’import.
Import en attente – Le contact n’est pas mis à jour	Import en attente de la mise à jour du contact XXXX / entité de gestion YY	Vérifier les contacts	Se débloquera si les contacts sont à jour. La fiche ne peut pas être importée tant que le contact n'est pas importé.
Import en attente – la fiche est verrouillée	La référence Apidae XXXX pour YXYXYX est verrouillée, import reporté	Déverrouiller la fiche	La fiche est en cours de modification dans Apidae, publier la fiche ou annuler le brouillon
Import en erreur – Aucune commune correspondante		Signaler le problème	Contactez votre animateur Apidae en lui indiquant le libellé exact du code postal côté Gîtes de France du code insee et de la commune. Pour les communes des pays étrangers il faut respecter la convention de nommage internationale.
Import en erreur – Erreur inconnue	Message en anglais	Tenter de relancer / signaler le problème	Tenter de relancer l’import Si le problème persiste, contactez votre animateur Apidae en lui donnant toutes les précisions nécessaires
Import en erreur – Erreur inconnue	Erreur inconnue sur l'import de XXXXXX	Tenter de relancer / signaler le problème	Tenter de relancer l’import Si le problème persiste, contactez votre animateur Apidae en lui donnant toutes les précisions nécessaires

Une fois les différentes actions réalisées, le statut des fiches passe à l’état d’import en attente puis, dès lors que l’import sera traité, à synchroniser.

Si des problèmes persistent, il faut réitérer les différentes vérifications et actions.

Les imports en attente sont traités toutes les heures. Il est possible de relancer l’import en sélectionnant les fiches concernées (1) puis en cliquant sur changer le statut (2)

 Et en sélectionnant l’option Relancer l’import

Suivi de la passerelle

1 - Suivi des fiches labellisées

Si la validation automatique est activée, surveiller de temps en temps le bloc “informations” accessible via Diffuser / fiches importées pour vérifier le statut des fiches importées

• Les nouvelles fiches : Les sélectionner et demander dans “changer le statut” une “correspondance automatique” (recherche et mise en correspondance avec une fiche déjà existante) ou directement les “importer comme une nouvelle fiche”.
• Les imports en erreur et les imports en attente : Si une fiche est dans une des deux catégories, alors sa mise à jour ne se fait plus correctement. Pour débloquer la situation, voir le commentaire d’import et se reporter au paragraphe “Que faire si les mises à jour ne se font plus sur une fiche?”

Si la validation automatique est désactivée, les fiches seront en “import en attente.” Il vous faudra vérifier régulièrement l’onglet “Modifications à valider” et modifier / publier la fiche. Celle-ci disparaitra alors des imports en attente.

 

2 - Suivi des fiches qui ne sont plus labellisées

A l’heure actuelle, si une offre n’est plus labellisée ou s’il y a un retard de paiement, la fiche objet Apidae passe en demande de suppression.

L’objet n’est plus relié à la passerelle : les champs sont tous ouverts à la saisie.

Si l’entité juridique associée ne gère aucun autre objet (et uniquement dans ce cas), elle passe également dans les demandes de suppression. Sinon, elle reste reliée à la passerelle.

• Si l’offre n'est effectivement plus labellisée :
  • Transférez les fiches aux Offices de Tourisme en leur expliquant que l'hébergement n'est plus labellisé mais que pour autant ils ne savent pas si le propriétaire de l'hébergement cesse définitivement son activité ou pas. Les Offices pourront s'assurer de ce point de leur côté. 
  • Dans le cas d’une entité ayant une ou plusieurs offres qui ne sont toutes plus labellisées, il vous faudra également désactiver la synchronisation de l’entité juridique avec la passerelle (voir le paragraphe “désactiver le lien avec une fiche”) avant de transférer l’objet + l’entité juridique à l’Office de Tourisme correspondant.
  • Si l’entité a plusieurs objets dont certains sont encore labellisés, il vous faudra transférer uniquement l’objet délabellisé à l’Office du Tourisme.
• Dans le cas d’un retard de paiement qui a été résolu, il vous faudra annuler la demande de suppression.
• Si une offre supprimée est de nouveau labellisée (lorsqu'un hébergeur quitte le label pour finalement revenir) - la fiche initiale est conservée avec le statut supprimé. Il faut alors créer une fiche dans Apidae avec au minima le titre et la commune, puis faire une correspondance.

 

 

Activer les collaborations pour permettre aux Offices de Tourisme de mettre à jour les fiches

Informations générales

En ouvrant la collaboration avec un Office de Tourisme, ce dernier aura accès, en saisie, aux différents champs non reliés à la passerelle. 

Attention les critères mappés dans le mapping national ou départemental ne sont pas bloqués à la saisie.
Exemple : le critère piscine même s’il est mappé, peut-être ajouté à une fiche Apidae manuellement par vous-même ou par l’Office de Tourisme collaborateur.

Pour information, les relais GDF Ardèche et Drôme ont élaboré une convention signée entre eux et les Offices de Tourisme Ardéchois et Drômois qui le souhaitent. Cette convention précise les modalités de saisie des critères notamment des équipements dans le cadre de la collaboration et la responsabilité en cas de litige. Ce n’est qu’une fois signée, que les relais ouvrent la collaboration de leurs fiches aux Offices de Tourisme.

Les règles de la collaboration

A l’activation de la passerelle, si les fiches existent déjà dans Apidae, l’import n’écrase pas les champs modifiables par les Offices de Tourisme.

Par la suite :

• Les noms, descriptifs et classements préfectoraux ne sont pas importés s’ils ont été modifiés dans Apidae
• Les photos Gîtes de France sont ajoutées sur les fiches et hébergées sur Apidae
• Les labels / classements épis sont importés
• Les prestations (services, conforts, équipements) / modes de paiement, autres labels sont importés en se basant sur les correspondances de critères entre les deux bases (Gîtes de France / Apidae)

Quelles modifications les offices peuvent-ils apporter aux fiches ?

Définitions

• Champs non modifiables : Vous pouvez voir les informations importées dans ces champs mais ne pouvez pas les modifier
• Champs modifiables : Vous pouvez modifier les informations importées dans ces champs. Les imports suivants n’écrasent pas ces modifications
• Champs surchargeables : Vous pouvez ajouter des informations complémentaires à celles importées dans ces champs. Les imports suivants n’écrasent pas ces modifications

Détail des possibilités de modification pour chaque champ importé

Onglet Apidae	Champ	Type de champ	Remarque
Identification	Nom	Modifiable
	Entité de gestion / Information	Non modifiable	Modalités d’import en fonction du contrat chez GDF : Cf. Tableau ci après
	Adresse	Non modifiable
	Moyens de communication	Non modifiable
Contacts	Contacts	Non modifiable
Présentation	Type d’hébergement locatif	Non modifiable
	Type de label et référentiel	Non modifiable
	Numéro d’agrément du label	Non modifiable
	Classement et thématiques label	Surchargeable	Il est possible de modifier des critères mais pas de supprimer les classements Gîtes de France
	Descriptif court	Modifiable
Localisation	Latitude, longitude, altitude	Non modifiable
	Environnement	Surchargeable	Il est possible d’ajouter des critères mais pas de modifier ceux qui sont importés depuis Gîtes de France
Prestations	Equipements, services, conforts	Surchargeable	Il est possible d’ajouter des critères mais pas de modifier ceux qui sont importés depuis Gîtes de France
	Animaux acceptés, acceptés avec supplément	Non modifiable
	Label tourisme et handicap	Non modifiable
Réservation	Organismes de réservation	Surchargeable	Il est possible d’ajouter des contacts mais pas de modifier ceux qui sont importés depuis Gîtes de France. Modalités d’import en fonction du contrat chez GDF (1) Cf. Tableau ci après
Multimédias	Illustrations	Surchargeable	Il est possible d’ajouter des images mais pas de modifier celles qui sont importées depuis Gîtes de France Lors du premier import, les illustrations Gîtes de France sont placées en premier devant les illustrations préexistantes dans Apidae. Il est ensuite possible de modifier manuellement l’ordre des images.
Capacités	Capacité maximum possible	Non modifiable
	Nombre de chambres, cabines, chambres en mezzanine	Non modifiable
	Nombre de lits doubles, simples	Non modifiable
	Surface	Modifiable
	Types d’habitation	Surchargeable

(1) :	Service de réservation		Planning Partagé		Location Directe
	Gîtes	Chambres d'hôtes	Gîtes	Chambres d'hôtes	Gîtes	Chambres d'hôtes
Entité de gestion	Propriétaire		Propriétaire	Propriétaire	Propriétaire	Propriétaire
Entité d'information	Service de Réservation		Propriétaire	Propriétaire	Propriétaire	Propriétaire
Moyens comm	Service de Réservation		Propriétaire	Propriétaire	Propriétaire	Propriétaire
Réservation	Service de Réservation		Service de Réservation	Service de Réservation + Propriétaire	Propriétaire	Propriétaire

 

Comment ouvrir la collaboration sur les fiches ?

A partir de la liste de vos données (Gérer / Mes données), sélectionnez les fiches dont vous souhaitez partager la gestion avec un autre membre soit, en cliquant sur les coches pour les sélectionner une par une, soit en utilisant le bouton Tout sélectionner pour choisir toute la liste

Cliquez sur le bouton Traitements pour le dérouler et choisissez Ajouter un membre collaborateur

Dans le formulaire, commencez à taper le nom du membre avec lequel vous souhaitez collaborer (1) puis sélectionnez-le dans le menu déroulant.

Vous pouvez cocher la case Démasquer les fiches masquées (2) si vous souhaitez démasquer les fiches masquées à l’issue du traitement.

Cliquez enfin sur Valider (3) pour confirmer.

Confirmez la demande de traitement en cliquant sur le bouton Oui

Une notification vous informe de la prise en compte de l’action demandée